Что такое депонирование заработной платы

Депонирование заработной платы, которая не была получена в установленный срок

Есть огромное количество причин, по которым человек, работник предприятия может опоздать получить зарплату в назначенный день.

Например, человек может в этот период располагаться в служебной командировке, он может находится во состоянии временной нетрудоспособности, отпуске.

Человек может не указывать причину, по которой он не смог получить свое денежное вознаграждение в назначенный срок.

По окончании того, как закончился период выдачи оплаты, кассир напротив данных работников, что не получили свои средства, делает соответствующую запись о том, что их деньги теперь являются депонированным.

Также кассир может поставить соответствующий штамп.

Помимо этого, если есть необходимость депонирования средств кассир должен:

1. Посчитать и сделать записи в итоговой строке о том, каково количество денег, которые были вручены сотрудникам.

Сделать записи о том, сколько денег теперь находятся в статусе депонированной заработной оплаты. Помимо этого, он должен в обязательном порядке сверить их результирующую сумму в платежной бумаге.

1. Кассир обязан указывать в бумаге расчетно-платежного характера свою персональную роспись.
2. Кассир должен подписать бумагу платежей у главного бухгалтера или просто у бухгалтера компании. Если же этих лиц нет, то обязательно ставится роспись руководителя фирмы.
3. Кассир должен составить ордер расходов кассы на ту сумму, что была выплачена работникам.
4. На базе вышеуказанного ордера кассир вносит соответствующую запись о выданных наличных деньгах в кассовую тетрадь.

Те денежные вознаграждения, что были не выданы работающим людям фирмы являются депонированными.

Они перенаправляются кассиром в отделение банка дабы записать их на специально предназначенные лицевые счета, что были открыты в специальных органах.

Но это лишь в той ситуации, если депонированная сумма превышает назначенные лимиты кассы учреждения.

Если же способ передачи заработной платы компании это перечислить деньги людям через банковскую карту, то такого понятия в принципе не может быть.

Как правильно оформить депонирование зарплаты

Порядок документального отражения процесса депонирования строго регламентирован. О том, как оформить депонирование зарплаты в ведомости, пойдет речь дальше.

Выдавая заработную плату сотрудникам организации, бухгалтер должен вести ведомость. Ее форма определяется требованиями бухгалтерии. В любом случае факт передачи денежных сумм должен быть подтвержден подписью сотрудника в этом документе. При невозможности расписаться, например, ввиду отсутствия на работе, сотрудник зарплату не получает.

Работник бухгалтерии заносит в ведомость запись о депонировании невыданной суммы. Отметка может проставляться и ручным способом, и с использованием специальной печати.

Период, предназначенный для выдачи зарплаты, устанавливает руководство организации и фиксирует его в локальной документации. Бухгалтер отражает этот срок на титульной стороне платежной ведомости.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

• Как выбрать систему налогообложения, чтобы сэкономить на платежах
• Как минимизировать налоги и не заинтересовать налоговую
• Как создать электронную подпись быстро и без проблем

Следует заметить, что в данном документе незаконно внесение даты завершения выдачи денежных средств до даты выплаты зарплаты.

По окончании указанного периода бухгалтер резюмирует несоответствие между итоговой величиной предназначенной к выдаче зарплаты и фактически выданной суммой. Это происходит потому, что часть сотрудников за своим заработком не пришла.

Работник бухгалтерии вносит обе суммы в ведомость. Как правило, для этого предназначена последняя страница.

Далее он формирует расходный кассовый ордер, в который заносит размер выданных сотрудникам средств.

Депонированная зарплата, в свою очередь, заносится в реестр. Для удобства проведения дальнейших взаиморасчетов с персоналом в этот же реестр заносят сведения о личности сотрудника, указываются период, за который не произведена выплата заработной платы, и величина задолженности.

Документ не является обязательным для применения, но его наличие во многом облегчает процесс депонирования заработной платы и учета задолженности.

И бухгалтеру, и руководителю предприятия следует помнить о том, что взимание налога на доходы физических лиц происходит с начисленной заработной платы. Другими словами, невыданная заработная плата не освобождает организацию от необходимости оплаты данного налога. Что касается страховых взносов, то они должны производиться не позднее двухнедельного срока, начиная со дня выплаты зарплаты.

Общие сведения

Депонированная заработная плата — наличные денежные средства, которые были вручены предприятию, учреждению или же предпринимателям для того, чтобы осуществить выплаты, связанные с оплатой рабочих часов, и неполученных в определенный срок отдельными персонами, официально работающим в компании, фирме или учреждении.

Иными словами это зарплата, что дается только из кассы компании, и за которой человек не пришел в назначенное время.

• Фирма или любое другое учреждение вправе оставлять на счету своей кассы выше указанного лимита выданных из банка денег в периоде трех рабочих дней. В этот срок входит и та дата, когда деньги приходят из отделения банка.
• Есть случаи, когда этот срок доходит не до трех, а до пяти дней.
• В ситуации, если за данный период времени служащий не пришел для того, чтобы ему вручили его зарплату в отделение кассы, то эти деньги принимаются уже депонированной заработной выплатой.

Человек, что не появился во время для вручения денег, — это депонент.

• Далее эти депонированные средства или возвращаются в отделение банка, или же находятся в помещении кассы в качестве предусмотренного лимита.
• По истечении того, как сроки выплаты зарплаты окончились, кассир создает соответствующие записи в определенных ведомостях.
• После производится составление своеобразного реестра сумм депонированных зарплат. Потом и делается запись в тетради депонентов.

Если лимит кассы перевешен, то на все такие средства оформляется общий документ, а дальше деньги перенаправляются в отделение банка.

Депонент может получить свое финансовое вознаграждение в периоде трех лет, а после этого эти средства перечисляются на счет бюджета.

Особенности депонированной платы:

1. Дабы сотрудник имел возможность получить свою плату за труд, он должен обратиться по этому поводу в бухгалтерию предприятия. Там составляется либо письменное заявление, либо устное.

1. Работник не должен ждать дня выдачи общих денег для получения депонированной зарплаты. То есть организация управления не должна препятствовать тому, чтобы сотрудник в любой момент получил свои средства.

1. Бухгалтерия не имеет возможности мгновенно заказать средства в банке для оплаты. По этой причине, человеку желательно заранее позаботиться об этом моменте, закрепив сроки оплаты депонированных финансов в соответствующих ценных бумагах.

Сроки выплаты зарплаты

Любое учреждение или предприятие обязано выплачивать заработную оплату людям не меньше двух раз в периоде одного месяца.

Это делается в определенные сроки, то есть в конкретную дату, что назначается правилами внутреннего порядка, трудовым и коллективным договорами.

Раздатчики

Дабы заработную оплату работающим людям можно было легко, без препятствий и задержек выдавать, большинство предприятий делает это через определенных людей, то есть уполномоченных лиц — раздатчиков. Их перечень устанавливается руководством предприятия.

Для этой цели руководители издают определенного типа приказ. Обычно, в такой способ выдают деньги на те предпринимательства, где имеется обособленное построение подразделений, то есть где есть отдельные от главного подразделения.

В роли раздатчика имеет право выступать лишь штатный работающий человек предприятия. При всем этом, руководство должно позаботиться о том, чтоб был заключен договор о том, что данные лица несут материальную ответственность за денежные выплаты работающим.

Раздатчики выдают заработную оплату сотрудникам по специальным расчетным бумагам. Именно эти расчетки сдаются в отделение кассы в периоде трех дней по истечении времени официальной раздачи зарплаты.

Отражаем депонирование в первичных документах и учете

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

В последний день срока, на который открыта расчетно-платежная или платежная ведомость  (п. 6.5 Указания № 3210-У) бухгалтер отражает депонирование заработной платы:

• Дебет 70 Кредит 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» — депонирована сумма неполученной зарплаты без НДФЛ;
• Дебет 51 Кредит 50 — сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.

Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:

• Дебет 50 Кредит 51 — получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;
• Дебет 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам», Кредит 50 — выдана депонированная зарплата.

Если зарплата не востребована сотрудником в течение трех лет (ст. 196 ГК РФ), то бухгалтер включает ее в со­став до­хо­дов в целях бух­гал­тер­ско­го учета, а в целях налогообложения — в состав внереализационных доходов для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина РФ от 22 декабря 2009 г. № 03-03-05/244).

Для этого нужно:

• провести инвентаризацию расчетов с сотрудниками по оплате труда,
• подготовить акт инвентаризации, составить бухгалтерскую справку
• издать приказ руководителя организации.

Признавать соответствующий доход необходимо в последний день непосредственно того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.

Списание невостребованной заработной платы отражается проводкой:

Дебет 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам», Кредит 91-1 субсчет «Прочие доходы»

депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.

Если сотрудник не получил аванс (зарплату за первую половину месяца, выплачиваемую до его окончания), то проводки будут те же.

Пример 2.

В январе 2017 года работникам основного производства ООО «Лабиринт» начислена заработная плата в сумме 500 000 руб. Общая сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая удержанию из начисленной заработной платы, составила 65 000 руб.

Сотрудник «Лабиринт» Иванов из-за болезни заработную плату за январь не получил. Ему было начислено 30 000 руб. Сумма налога на доходы, подлежащая удержанию с заработной платы Иванова, составляет 3900 руб. Заработная плата должна быть выдана Иванову в сумме 26 100 руб. (30 000 — 3 900).

В ноябре бухгалтер «Лабиринта» должен сделать записи:

Дебет 20 Кредит 70 — 500 000 руб. — начислена зарплата за январь;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» — 65 000 руб. — удержан НДФЛ из заработной платы, начисленной сотрудникам организации.

В день выдачи заработной платы бухгалтер «Лабиринта» сделал записи:

Дебет 50 Кредит 51 — 435 000 руб. (500 000 — 65 000) — оприходованы денежные средства, снятые с расчетного счета на выдачу заработной платы за январь;

Дебет 70 Кредит 50 — 408 900 руб. (435 000 — 26 100) — выдана заработная плата сотрудникам «Лабиринта» (за исключением Иванова);

Дебет 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц», Кредит 51 — 61 100 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ (за исключением Иванова).

В день депонирования заработной платы бухгалтер «Лабиринта» должен сделать записи:

Дебет 70 Кредит 76-4 — 30 000 руб. — депонирована заработная плата Иванова;

Дебет 51 Кредит 50 — 30 000 руб. — депонированная заработная плата Иванова сдана на расчетный счет в банк.

Предположим, что Иванов в отчетном году зарплату за январь так и не получил. В этой ситуации сумма его заработной платы в размере 30 000 руб. должна быть указана по строке 1550 баланса за отчетный год.

Пример 3.

Через восемь лет после выхода на свободу в организацию обратился бывший работник, уволенный в связи с осуждением к лишению свободы, с просьбой выплатить неполученную заработную плату. Его зарплата была депонирована, а потом списана. Оплата труда на момент увольнения производилась через кассу организации. Вправе ли работник истребовать указанную заработную плату?

Ответ: В случае если заработная плата работника была депонирована, а депонентская задолженность по истечении срока исковой давности (срок исковой давности по обязательству работодателя произвести окончательный расчет с работником начинает течь со дня, следующего за днем увольнения (в данном случае со дня вступления в законную силу приговора суда)) списана в установленном порядке, истребовать у работодателя неполученную заработную плату бывший работник уже не сможет.

Оформление депонированной заработной платы

Когда заработная плата выплачивается через кассу предприятия, бухгалтер должен оформить расчётную ведомость. При получении работником своих денежных средств он ставит свою подпись напротив своей фамилии. Это означает, что работник получил свои деньги и претензий к работодателю не имеет. Но если никто не явился за деньгами в установленный день, то бухгалтер должен эту заработную плату депонировать. Для этого напротив фамилии сотрудника, где должна стоять его подпись, он делет запись «депонирована». Если на предприятии есть соответствующий штамп, то можно поставить его. Это не запрещено.

Важно! У каждого работодателя установлены вои сроки выплаты заработной платы. Конкретная календарная дата должна быть прописана в локальных документах

Например, в коллективном договоре или в Положении о зарплате. Начальство не имеет права указывать в платёжной ведомости на выдачу заработной платы дату более раннюю, чем прописано в локальном акте. Она должна ей соответствовать.

Если кто-то из сотрудников не смог получить свои деньги, то сумма выданных средств не будет совпадать с той суммой, которая прописана в ведомости «к выдаче». Поэтому бухгалтеру нужно поступить следующим образом:

• напротив фамилии того сотрудника, который не получил средства, сделать надпись «депонировано»;
• на последнем листе платёжной ведомости указать сумму, которая была фактически выдана на руки работникам, и сумму, которая депонирована;
• выписать расходный кассовый ордер, в котором указать фактически выданную сумму.

Рекомендуется составлять реестр депонированный сумм. Ранее этот документ являлся обязательным, сегодня уже нет. Можно обойтись и без его составления, нарушений не будет. Но без реестра сложно самостоятельно оценить суммы задолженностей перед конкретным работником.

Если предприятие с небольшим штатом работников, то можно обойтись и без реестра. Скорее всего, долгов перед работниками будет немного, и их будет видно при отражении операций по бухгалтерским счетам. Если же предприятия большое, а в штате несколько сотен или тысяч человек, то реестр депонированных сумм необходимо вести.

В реестре рекомендуется указывать:

• табельный номер работника, чья заработная плата депонирована;
• его ФИО;
• период, за который заработная плата не была выплачена;
• сумму невыплаченной зарплаты;
• реквизиты платёжной ведомости.

Важно! Если заработная плата депонирована, то работодатель, так как он выступает в роли налогового агента, должен выполнить свои налоговые обязательства. То есть он обязан рассчитать НДЛФ с заработной платы, вовремя его удержать и перечислить в бюджет

Если эти операции провести в соответствующие сроки, нарушений налогового законодательства не будет. Не играет роли, выдана зарплата или нет.

Как депонирование заработной платы отражается в бухгалтерском учете: составляем проводки

Если депонирована невыданная зарплата — проводка должна найти свое отражение в соответствующих финансовых документах. Как правило, при депонировании наличности составляется не одна, а несколько проводок, которые фиксируют не только перевод средств в разряд депонированных, но и их дальнейшее движение на расчетный банковский счет и обратно в кассу с целью последующей выдачи работникам.

Учет депонированной заработной платы на предприятиях выполняется в следующем порядке:

1. Депонирована невыплаченная заработная плата — проводка выглядит следующим образом:

Счет Дт	Счет Кт	Проводка	Сумма
70	76.4	Депонирование неполученных средств	Сумма невыданной зарплаты

2. Перечисление депонированных средств на расчетный банковский счет компании. Составляется следующая проводка:

Подпишитесь на рассылку

Счет Дт	Счет Кт	Проводка	Сумма
51	50	Зачисление денег на банковский счет организации	Сумма невыданной зарплаты

3. Получение в банке наличности для выплаты депонированной зарплаты с составлением следующей проводки:

Счет Дт	Счет Кт	Проводка	Сумма
50	51	Получение в банке наличных средств, подлежащих выплате	Сумма выплаты

4. Выдача депонированной заработной платы — проводка имеет следующий вид:

Счет Дт	Счет Кт	Проводка	Сумма
76.4	50.1	Выдача депонированной зарплаты из кассы	Сумма выплаты

Указанные проводки депонированной заработной платы обязательны к составлению во всех случаях, когда на предприятии возникает необходимость в депонировании наличности, подлежащей выдаче работникам в качестве зарплаты.

Итак, под депонированной заработной платой понимаются наличные средства, которые должны были быть выплачены работнику (или работникам) предприятия, но по какой-либо причине не были получены им и остались в кассе. Такие средства должны быть перечислены на расчетный счет организации, а затем вновь получены наличностью для выплаты работникам.

Каждая операция в ходе движения депонированных денежных средств должна найти свое отражение в виде соответствующей проводки. Если депонирована не полученная в срок заработная плата — проводка состоит из двух счетов и составляется предельно просто. Всего при депонировании зарплаты потребуется составить четыре проводки.

***

Таким образом, само по себе возникновение депонированной заработной платы не является нарушением действующего законодательства, однако несвоевременная выплата депонированных средств работнику может повлечь за собой трудовой спор.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Депонирование ценных бумаг

Хранить в банковских ячейках разрешается любые ценности, которые могут поместиться в абонированном сейфе. При заключении договора банк может ограничить список допустимого для хранения.

Здесь, в частности, могут храниться ценные бумаги. Однако существует другой вариант их депонирования. На рынке ценных бумаг существует несколько видов фирм. Здесь работают не только те, кто торгует ими, но и те, которые их хранят. В последнем случае ценные бумаги хранятся на специальных депозитных счетах, а при совершении сделок с ними просто меняют владельца. Есть ценные бумаги, которые существуют только в электронной форме.

Как хранить надёжно денежные средства и ценности

Для этих целей существует ряд апробированных форматов. Итак, депонирование бывает:

1. Всеобщим. В этом случае в банковское учреждение передаются активы или ценные бумаги акционерных обществ только при таком условии: частично изымать их невозможно. Лишь только по условиям договора в конце срока нахождения в таком депозитарии.
2. Администрированным. Предполагается сдача средств (авуаров) или акций чего-либо банку, находящемуся в роли клиента или маклера.

А ещё депонировать финсредства можно нумерованным способом. Другими словами, это шифровка спецномером имени клиента банка, обратившегося в него с активами или ценностями.

И основным документом при этом, закрепляющим передачу в банковский сейф наличной валюты или ценностей, которые этот банк берёт на сбережение, является соглашение сторон. Оно доступно и юридическим и физическим лицам.

Порядок получения и выдачи

Зарплата может быть получена как самим сотрудником компании, так и уполномоченным лицом, на которого оформлена соответствующая доверенность. В том случае, когда на протяжении всего отрезка времени, во время которого осуществляется выдача финансовых средств труженик не смог явиться в бухгалтерию компании, финансовые ресурсы депонируются. Неполученная выплата передается в банковскую службу, обслуживающую расчетный счет предприятия. В платежных документах, передающихся работникам банка, следует указать о наличии тружеников, которые не получили оклад и другие причитающиеся выплаты.

При депонировании оплаты труда, бухгалтеру компании необходимо сформировать письменное уведомление для сотрудника. Данный документ является простым бланком, содержащим в себе сведения о состоянии финансовых средств.

Действия работника

Не выданная заработная плата фиксируется в расходном кассовом ордере. Данный документ используется для выдачи денежных средств работнику. Сотрудник имеет право затребовать оплату в любой из дней. Нужно отметить, что денежные средства выдаются только при условии наличия необходимой суммы в кассе компании. Если объема имеющихся денежных средств не хватает для расчета с сотрудником, бухгалтеру компании необходимо затребовать необходимую сумму в банковской организации. Как правило, продолжительность данной процедуры составляет около одного рабочего дня.

Давайте рассмотрим порядок действий, которые необходимо выполнить работнику, не получившему оплату:

1. Заполнить соответствующее заявление и передать его бухгалтерскому отделу.
2. Дождаться ответа.
3. Явиться в кассу для получения денежных средств.

Обязанности бухгалтерии

При выполнении финансовых операций, бухгалтерскому отделу необходимо сделать соответствующие отметки в специальных журналах. Проводка депонированной заработной платы в бухгалтерском учете представляет собой следующую последовательность действий:

1. Д70 (Выдача оплата сотрудникам компании) – К50 (Касса).
2. Д70 (Выдача оплата сотрудникам компании) – К76, сч4 (Выдача депонированной оплаты). Данная операция выполняется в том случае, когда работник компании не получил часть или полную сумму заработной платы по различным причинам.
3. Д51 (Расчетный счет) – К50 (Касса). Согласно постановлению Центрального Банка Российской Федерации, денежные средства, не переданные сотрудникам, должны быть возращены банковской организации. Данная сумма впоследствии будет использоваться для выдачи депонированной оплаты.

Расчеты в бухгалтерии не представляют особого труда. Опытный специалист в данной сфере способен составить необходимый отчет в течение нескольких минут после получения заявки от работника компании.

Если работник не получил зарплату в указанный срок (например, был на больничном или в командировке), он имеет право получить ее в любое время

Учет и оформление депонированной зарплаты

Организация вправе оформлять учет депонированных средств любым подходящим способом. С 2014 года закон не предъявляет к этому процессу четких требований. Специалистам бухгалтерии достаточно удобно применять следующие документы: книга учета и реестр депонированных сумм. Данную документацию можно вести в свободной форме.

В реестре депонированных сумм бухгалтерскими работниками, как правило, указывается:

• название компании;
• дата внесения сведений;
• период, в котором произошло неполучение гражданином зарплаты;
• данные платежной ведомости;
• сведения о сотруднике, который не получил положенные ему средства;
• депонируемая сумма.

Реестр также содержит информацию об итоговой сумме всех вернувшихся на расчетный счет денег и подпись бухгалтера. Книга учета таких средств обычно заводится на один календарный год.

В ней построчно отображаются данные по каждому депоненту: фамилия работника, его табельный номер, депонируемая сумма. Затем денежные средства переводятся на банковский счет для хранения до востребования работником. Если предустановленный лимит кассового остатка не превышен, невыплаченные средства могут остаться в организации.

ИП и субъекты малого бизнеса вправе не устанавливать кассовый лимит. С одной стороны, им можно не депонировать неполученную зарплату. С другой стороны, если не провести депонирование, при проверке трудовая инспекция может расценить это как задержку выплат работнику и оштрафовать организацию.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Итоги

Заработная плата может выплачиваться:

• из кассы предприятия;
• безналичным путём на карточку предприятия.

Если зарплата выдаётся наличными средствами, то по определённым причинам некоторые сотрудники не могут подойти в бухгалтерию в указанный день. Например, по причине отъезда в служебную командировку.

Это не означает, что их деньги «сгорят». Если в течение 5 календарных дней с момента выдачи зарплаты другим сотрудникам «опоздавший» не сможет забрать свои деньги, они будут депонированы, то есть возвращены на расчётный счёт предприятия. Забрать свои деньги можно в любое время, но предварительно предупредив бухгалтера. Сделать это нужно путём написания заявления с просьбой о выдаче депонированной ранее заработной платы. Если в кассе есть указанная сумма, то бухгалтер выдаст деньги. Если нет — придётся ждать сотрудника из банка. При выдаче депонированной зарплаты составляется расходный кассовый ордер, в котором указывается сумма к выдаче. Сотрудник его подписывает и получает свои деньги.

Депонирование не означает, что работодатель будет вечно «хранить» у себя чужую зарплату. Если в течение 3 лет после депонирования никто не явится за деньгами, они будут списаны в счёт внереализационных доходов. Получить зарплату может сам сотрудник, его доверенное лицо при наличии нотариальной доверенности или наследник, при предъявлении соответствующих документов.

Бухгалтер со своей стороны также должен провести правильное оформление. При формировании ведомости на выдачу в ней указывается сумма, которая должна быть выдана на руки всем работникам. Но если кто-то не смог подойти за деньгами, то прописанная сумма будет отличаться от той, которая выдана на руки.

Необходимо сделать соответствующую запись и оформить РКО на ту сумму, которая была фактически выдана всем присутствующим работникам. Напротив ФИО «опоздавшего» нужно сделать запись «депонировано». При этом удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет работодатель обязан вне зависимости от того, все ли деньги выданы работникам или нет!