Составление табеля учёта рабочего времени по формам т-12 и т-13

Инструкция по заполнению формы Т-13

Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.

Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России №ММВ-7-11/ от 10.09.2015. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобится всего несколько кодов, и они представлены в таблице.

Код дохода	Наименование дохода
2000	зарплата
2012	отпускные
2300	пособие по временной нетрудоспособности

Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах (порядок, как правильно считать часы в табеле рабочего времени по форме Т-13, ничем не отличается), отмечают количество выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10–13, указывая обобщенные данные.

Графы 7–9 даны для указания:

• кода вида оплаты (дохода);
• корреспондирующего счета;
• дней, подлежащих оплате.

Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).

Некорректное заполнение табеля — типичные ошибки и алгоритм их исправления

Наиболее распространённой ошибкой при оформлении бланка является кодовая фиксация отпускных дней в период, когда производственным календарём предусмотрены праздничные дни. Если отпуск выпадает на праздничные дни, в табеле проставляется стандартный для всех код — «В» либо «26» (выходной день). А вот выходные в отпускном периоде не учитываются, поэтому в субботу и воскресенье у работника должно стоять «ОТ» или «09» (отпуск).

Не менее типичное несоответствие — неправильное оформление командировочных дней в выходной или праздник. Случается, что человек возвращается из командировки в 00.01, это по трудовому законодательству признаётся днём командировки. И если в авансовом отчёте по командировке фигурирует этот факт, то в табеле и в выходной, и в праздничный день должен стоять код «К/06» (командировка), а не «В».

Вносить исправления в табель нормально и допускается учётной политикой. Если ошибка обнаруживается уже после оформления и подписания табеля, то табельщиком должен быть составлен уточнённый документ. Оформляется он аналогично первичному табелю с одним отличием — в шапке документа фиксируется, что бланк корректирующий, и ставятся правильные коды учёта. Бланку присваивается следующий за первичным порядковый номер. Корректировки должны быть засвидетельствованы документально. К табелю нужно будет приложить служебку, в которой следует отразить причины и основания для уточнений, использовав копии документов.

Например, нестандартная ситуация, когда сотрудник не выходит на рабочее место и его руководитель не в курсе, почему это произошло. По правилам кадрового делопроизводства нужно:

1. Руководителю — подготовить докладную и акт об отсутствии на работе.
2. Двум работникам — подписать акт в качестве свидетелей.
3. Табельщику — указать в документе код «НН/30» (неявка по невыясненной причине).
4. По возвращении человека на рабочее место попросить объяснить неявку. Здесь возможны варианты:
   • работник предъявляет листок нетрудоспособности — в корректирующем документе меняют запись на «Б/19», копия больничного подшивается;
   • документа, подтверждающего уважительную причину, нет — нарушитель трудовой дисциплины должен написать объяснительную. Если причина не признаётся уважительной, в корректировочном табеле указывается прогул. К нему прикладывают копии акта и объяснительной.

Корректировочный табель может быть заполнен двумя способами:

1. Продублировать в отчёте показатели, которые не подлежат корректировке, и внести поправки только в те строки, где это необходимо.
2. Заполнить только те строки табеля, где нужно изменить данные.

Корректирующий табель составляется, когда надо внести изменения в уже подписанный документ

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12

При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.

Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:

1. Работающим неофициально.
2. Устроенным по внешнему совместительству.
3. Оформленных по гражданскому соглашению.

Ведение табеля поручается либо кадровику, либо руководителю отдела, либо другому лицу, назначаемому распоряжением работодателя. На основе зафиксированных в табеле кодов, персоналу фирмы начисляется зарплата и прочие выплаты.

В зависимости от принятого на фирме способа контроля распорядка дня, табель может составляться, либо одним общим (для всего предприятия) бланком, либо отдельным бланком по каждому отделу.

Табель относится к регулярному бланку, сдаваемому ежемесячно в установленную на фирме дату. Правила оформления бланка предполагают корректное заполнение титульной страницы и табличного раздела бланка.

Титульный лист

В данном разделе бланка отображаются следующие данные:

1. Наименование фирмы.
2. Коды ОКПО и ОКУД.
3. Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
4. Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
5. Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.

В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.

В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.

Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

Таким же образом отображается идентификационный номер фирмы.

Табличная часть

В этом разделе требуется заполнить все поля:

1. В первом столбике присваивается номер каждому сотруднику.
2. Во втором и третьем столбце отображаются личные данные о работающем (Ф.И.О., вакансия и табельный номер).
3. В столбцах 4-й и 6-й графы, содержащих даты месяца, фиксируются символы, обозначающие прибытие/отсутствие персонала на работе, в которых в числителе записывается код, а в знаменателе – число рабочих часов.

4. В 5-м и 7-м столбце заносятся итоги, отображающие число проработанных смен и часов, за соответствующую часть месяца.

5. С 8-го по 13-й столбец заполняются итоговые показатели трудовой деятельность за месяц, с отображением проработанных смен и часов на фирме.
6. В 14-й колонке фиксируются пропущенные смены, с отображением причин пропусков в 15-й и 16-й колонках.
7. И, наконец, в 17-й колонке отмечается число выходных и праздничных дней.

На этом работа с табелем завершается, и ответственный работник должен подписать заполненный бланк, заполнив дату и подпись.

Кому и зачем нужен табель

Он, как первичный документ, нужен:

1. Бухгалтерии. На основании этого документа начисляется зарплата сотруднику. Табель подтверждает тот факт, что работник исполняет свои обязанности.
2. Налоговой инспекции. Проверяется правильность начисления или удержания налогов с зарплаты. Делается сверка данных отработанного времени, отмеченными в табеле, с данными по выплате зарплаты.
3. Табель могут потребовать специалисты Фонда социального страхования России. Проверяется правильность выплаты пособий из средств фонда.
4. Органам Федеральной Миграционной Службы. При проверке работодателей, которые привлекают, в качестве работников, иностранных граждан.
5. Специалистам Трудовой инспекции. Инспектор, проверяя табель, сможет установить факт нарушения трудового законодательства. Так, проверяя, соблюдение нормы сверхурочных часов, за выявленные отклонения предусматривается штраф. При повторном нарушении ТЗ руководителя могут освободить от занимаемой должности.
6. Табель может использоваться в качестве доказательства в суде при возникновении трудового спора. Например, правомерность увольнения работника за прогул.
7. Статистическим органам. Согласно табелю составляются ряд отчетов. Например, отчет по форме П-4.

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С:ЗУП – пошаговая инструкция

Обратившись к форме создания нового табеля рабочего времени, пользователь устанавливает месяц, за который необходимо провести начисление, а также выбирает дату формирования документа в 1С. Далее необходимо нажать кнопку «Заполнить».

Таблица создаваемого табеля будет автоматически заполнена. При этом будут учтены документы отклонений, которые основаны на реальных отработках персонала

Обратите внимание, что необходимо следить за своевременным внесением корректировок в документ (если они при этом также вносятся в отклонения). Обязательное условие для корректности расчетов – совпадение периодов документа «Табель» с периодами документов отклонений. 

Ниже приведем их обозначения:

1. НН – невыход сотрудника на работу.
2. Б – больничный.
3. Я – явка работника.
4. Н – ночные часы.
5. ОТ – дни отпуска.
6. В – выходной сотрудника.

Для того чтобы сохранить документ, необходимо обратиться к кнопке «Провести». Для того чтобы вывести табель на печать, щелкните по клавише F13. Итог – нужный табель сформирован.

Некоторые пользователь 1С сталкиваются со следующей проблемой: при нажатии на кнопку «Заполнить» в форме, заполнение табличной формы не происходит автоматически. Это происходит потому, что графики работников за выбранный период не заполнены. Такая ошибка часто характерна для начала нового календарного года.

Для того чтобы заполнить графики сотрудников, необходимо перейти в «Графики» и обратиться к опции «Заполнить».

Для того чтобы внести изменения в уже созданный табель сотрудника, необходимо создать новый документ – корректирующий табель. Для отображения формы необходимо в нижней части табеля кликнуть на гиперссылку «Исправить».

Далее будет создан новый документ. При необходимости исходную версию можно просмотреть, кликнув на гиперссылку «Открыть исправленный документ».

Важно: исправления будут вносится после того, как период расчета будет закрыт. Если пользователю необходимо внести изменения в табеле за текущий месяц, форму табеля необходимо править

Это объясняется тем, что для одного сотрудника в течение одного месяца нельзя внести сразу два табеля – в таком случае программа 1С выдаст ошибку с соответствующим предупреждением.

Если форма документа (табеля) будет изменяться в последующие месяцы, пользователю следует устанавливать месяц начисления, а также текущую дату. 

Следуя всем рекомендациям, заполнение табеля в 1С:ЗУП не составит труда. Но если у вас остались вопросы — звоните нашим специалистам!

Штрафы от ПФР: кому, за что и сколько
Программы 1С для автоматизации управленческого учета

Есть ли обязательный бланк

Унифицированная форма отсутствует: каждый работодатель вправе самостоятельно разработать собственный бланк документа или использовать готовый шаблон. Инструкция, как сделать график работы на месяц в excel или любом другом редакторе:

1. Подготовить базу для заполнения: указать наименование и регистрационные сведения организации.
2. Перечислить всех сотрудников с указанием их должностей.
3. Отметить дни, в которые каждый служащий приходит на работу.

Разработайте документ таким образом, чтобы не допустить недоработок или переработок сверх нормы рабочего времени и обеспечить оптимальную нагрузку на коллектив и на производственные процессы. Расписание чаще всего разрабатывается на месяц.

Оформление простоев

Простой, как достаточно частое явление в кризисные периоды, требует особенно тщательного документального оформления. Это позволяет избежать конфликтов, связанных с отказом работодателя оплачивать время простоя, которое оплачивается в размере минимум 2/3 установленной заработной платы или тарифной ставки. Проблема в том, что действующее трудовое законодательство не содержит обязательных требований к оформлению простоев, что приводит к частым ошибкам при составлении документов.

Перечень причин простоя строго ограничен и включает переоборудование цеха, установку оборудования, катастрофы и ряд других. Однако отсутствие заказов, например, не может служить основанием для объявления простоя. В любом случае причины должны быть оформлены приказами руководства компании и другими документами, позволяющими установить обоснованность простоя. В документах необходимо указать причины и период простоя, а также должности и фамилии сотрудников, в отношении которых объявлен простой. Только тогда работодатель получает законное право оплачивать вынужденно нерабочий период по пониженной ставке.

В чем отличия формы Т-13 и Т-12?

Как вы уже знаете, существуют две проработанные формы документа, и законодатель не ограничивает работодателя в выборе формы, которую можно заполнять в процессе учета рабочего времени. Указанные формы практически идентичны, но все же имеются определенные различия. Практика показывает, что современные работодатели чаще всего отдают предпочтение форме Т-13, так как она более проста в составлении.

Различия форм:

1. В форме Т-12 также присутствуют графы по дням месяца, которые относятся к четко определенному сотруднику, но данные строки расположены в горизонтальном направлении. Что касается формы Т-13, то там они разделены на две части и находятся параллельно. То есть, фактически, в форме Т-13, вы указываете все данные о посещении работы в первых строках, во вторых строках указывается количество всего рабочего времени в часах. Это более удобно;
2. Также нужно сказать о том, что на каждого сотрудника в форме Т-13, по вопросу причин отсутствия на рабочем месте отведены четыре строки, что позволяет контролировать все нюансы прогулов и наличие уважительных причин. В форме Т-12 тоже такие данные отражены, но на них отводится всего лишь две строки;
3. В форме Т-13 присутствует итоговая часть, которая не отражена в форме Т-12. Фактически, в первом варианте отражается не только информация о явках и неявках каждого сотрудника, но также коды видов оплаты, что позволяет быстро сориентироваться бухгалтерам в вопросе начисления оплаты выполненной работы.

В указанной форме есть специальный отдел, который отражает в себе все данные по начислению средств, в качестве оплаты деятельности, с учетом отработанного времени, отпускных, неявок и пр. То есть, фактически, посредством указания всех данных по учету общего рабочего времени, формируется возможность правильного и достаточно быстрого начисления денежных средств в бухгалтерии. В документе обязательно указываются коды денежной выплаты. Данные коды указываются исключительно в цифирном значении:

• 2000 – начисленная заработная плата, предоставленная в виде оплаты труда;
• 2012 – сумма отпускных выплат, которая определена графиком очередного отпуска на каждого сотрудника.

В данном разделе также обязательно указывается корреспондирующий счет, то есть, специализированный счет, с которого осуществляется списание всех затрат на оплату деятельности.

Также указывается количество проработанных дней или же часов, с учетом определенного вида оплаты труда. Например, вносятся стандартные рабочие часы (дни явки), вносится информация по командировочным и отпускным. Обязательно указывается код вида оплаты, и номер счета, с которого будет осуществлен процесс зачисления проплаты для тех или же иных рабочих часов сотрудника.

Табель учета рабочего времени – что это, какую информацию содержит

Для правильного функционирования организации все сотрудники должны соблюдать рабочий режим, который бывает следующих видов:

• Односменный. Отработанное сотрудником за смену время может учитываться понедельно, за каждый день или суммировано.
• Ненормированный. Особенность этого режима в том, что сотрудник может быть привлечен к исполнению трудовых обязанностей сверх привычного для других работников времени.
• Гибкий. Он отличается тем, что сотрудник сам вправе устанавливать начало и конец своего рабочего дня. Однако даже в организациях, практикующих работу по гибкому графику, может быть установлен промежуток времени, в течение которого сотрудник обязан присутствовать на рабочем месте.
• При работе ввахтовом режиме сотрудник временно не имеет возможности возвращаться домой по окончании рабочего дня.
• Раздробленный режим работы практикуется в организациях, оказывающих услуги с разной интенсивностью в течение рабочего дня.
• Режимсокращенного рабочего времени. Его особенность заключается в том, что при таком режиме общее количество отработанных за неделю часов должно быть не более 40.

Для четкого контроля соблюдения всех этих режимов компания заводит табель учета рабочего времени сотрудников.

В табель не заносятся данные о таких работниках:

• Выполняющих свои функции вне офиса.
• Трудящихся в организации на основании действия гражданско-правового договора.
• Являющихся внешними совместителями.

Фиксируется следующая информация о:

• Явке в рабочий день.
• Явке в выходной день.
• Выходном дне (или выходных днях).
• Учебном отпуске.
• Поездке в командировку.
• Больничном.
• Ежегодном отпуске.
• Повышении квалификации сотрудника.

Эти обозначения могут вноситься в буквенной и цифровой форме. Чаще всего компании выбирают буквенный вариант, поскольку так проще понимать, воспринимать и запоминать информацию. Это облегчает работу табельщика.

Существует два типа бланков для данного документа:

• Универсальные, которыми может воспользоваться любая организация.
• Разработанные конкретной компании для своего локального пользования. На них должны присутствовать все реквизиты компании.

Бланк состоит из трех частей:

Титульной страницы, на которой присутствуют кодовые обозначения обстоятельств, по которым сотрудник может не явиться на работу. К этим обстоятельствам относятся больничный лист, дополнительные выходные и т.д.

Учета рабочего времени, в котором содержатся данные за все рабочие дни.
Таблицы, в которой высчитано итоговое количество отработанных часов и сумма заработной платы.

Если в табеле была допущена ошибка, ее можно исправить, если имеются документы, подтверждающие неправильность внесенных данных.

Существуют самые распространенные ошибки, которые могут допускать лица, ответственные за ведение табеля учета рабочего времени:

• Выходные и праздничные дни отмечаются как рабочие.
• Указываются только фамилия и инициалы сотрудников, но нет никаких данных о занимаемой ими должности.
• В день перед официальным праздником рабочая смена должна закончиться на час раньше. Отсутствие отметки об этом является ошибкой.

Перед тем, как взять на себя ответственность по ведению данного табеля, необходимо ознакомиться со всеми тонкостями.

Если проверяющие надзорные органы заметят ошибку, организация в целом и сотрудник в частности могут быть привлечены к ответственности. Поэтому перед сдачей документа в бухгалтерию необходимо все тщательно проверить и внести изменения при наличии неточностей и ошибок.

На практике помимо заполнения табеля применяют такие способы контроля рабочего времени:

• Контроль посещения на входе в организацию.
• Наблюдение с помощью видео- или аудиосистем.
• Ведение таблиц в Excel.
• Учет при помощи специальных программ.
• Работа в программах бухгалтерского учета.
• Контроллеры и карточки доступа.
• CRM-системы.

Как заполнить табель?

Существует два способа оформления этого документа в Excel. А именно:

• Методом регистрации всех действий. Этот вариант может использоваться, если продолжительность рабочей смены сотрудника время от времени меняется. Например, если при сменном графике количество часов в смены различается, то после завершения учетного периода бухгалтер сможет посчитать время переработки.
• Методом регистрации отклонений от стандартного рабочего режима. Например, невыхода на работу, опоздания, работу сверхурочно и тому подобное. Этот способ применяется, если длительность смены сотрудника останется постоянной, так как она отражена в трудовом договоре.

Все отклонения должны быть подтверждены соответствующим документом, например, больничным листом, приказом на отпуск. В подходящей графе табеля отмечаются дни, когда сотрудник по той или иной причине не вышел на работу.

Порядок заполнения табеля как и любого другого документа, предполагает внесение обязательных данных:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование организации или подразделения;
• единица измерения (дни/часы);
• Ф.И.О. и должности персонала;
• подписи лиц, ответственных за составление табеля.

При заполнении табличной части во второй столбец вносятся данные о сотрудниках под соответствующими им табельными номерами.

В четвертом столбце отражаются сведения о явке или неявке каждого сотрудника и прочих обстоятельствах. Для этого должностное лицо использует специальные обозначения.

Например:

• «Я» или «01» — дневная рабочая смена согласно установленному графику;
• «ОТ» или «09» — уход в ежегодный отпуск;
• «РП» или «31» — простой на предприятии по вине работодателя;
• «ПР» или «24» — прогул, то есть отсутствие на рабочей смене без веской на то причины.

Эти и прочие обозначения приведены в форме Т-12, однако они также используются кадровиками для заполнения бланка Т-13. Ниже приведем наиболее частые события, с которыми сталкиваются работодатели.

Праздничные и выходные дни

Выходной работников общественного питания или любых других предприятий отображается в табеле буквой «В» или же цифрой «26». В том случае, если сотрудник получил дополнительный выходной, то компания оплатит его по среднему. Для отражения этого факта в табеле используется код «ОВ» или «27».

Больничный

При оформлении листа нетрудоспособности сотруднику начисляется соответствующее пособие, а дни отсутствия на рабочем месте из-за плохого состояния здоровья обязательно отражаются в табеле. Для этого принят код «Б» или «19». В том случае, если пособие не начисляется, то проставляется код «Т» или «20». Например, согласно ст. 19 закона № 255-ФЗ оно не выплачивается, если работник получил больничный из-за умышленного причинения вреда своему здоровью или попытки суицида, а также вследствие умышленного преступления.

Вам также будет интересно:

— Может ли самозанятый сдавать в аренду авто и спецтехнику?
— Может ли самозанятый нанимать работников?

Командировка

Служебная командировка в табеле учета обозначается буквой «К» или же цифрой «06». Причем в данном случае кадровик отмечает дни, а не количество часов. Это объясняется тем, что согласно ст. 167 ТК РФ, за командированным сотрудником сохраняется его средний заработок, при этом в расчет не принимается количество рабочих часов в смену.

Если, находясь в рабочей поездке, сотрудник работал в выходной день, то в табеле это может отмечаться как работа в выходной «РВ» или «03». В отношении рабочих, которые трудились сверхурочно может применяться код «К/С», то есть командировка/сверхурочные. Так, если норма за неделю составляет 40 часов, то вся переработка, должна быть зафиксирована в табеле.

При этом работнику придется документально подтвердить, что он работал сверх нормы, например, с помощью справки из организации, куда он был командирован.

В следующих графах подводятся итоги по количеству отработанных каждым сотрудником дней, выходных, неявках и о причинах этого.

Скачать онлайн образец табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Скачать пустой бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-13

Скачать образец табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

Скачать пустой бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-12

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область

Распечатать

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

2. Коды по ОКУД и ОКПО.

3. Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

4. Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

 Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

2. Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках. 

3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. 

1. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. 

2. 6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. 

3. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

4. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

5. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

6. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

7. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ;

• представитель отдела кадров;

• начальник подразделения.