Какие документы нужны при приеме на работу?

Пакет документов для трудоустройства в России граждан СНГ

В первую очередь у Вас должно быть разрешение на работу, выданное Федеральной миграционной службой России. Для получения разрешения на работу потребуется:

  • документ, подтверждающий личность
  • миграционная карта
  • чек об уплате госпошлины.

Имея на руках все эти документы, можно уже подавать заявление в ФМС о разрешении на работу.

Подавать документы с заявлением в ФМС может либо сам соискатель, либо то предприятие, которое нанимает человека на работу. Также документы может подать ваш представитель, согласно законодательству России. Гражданин СНГ должен получить разрешение на работу в России за 10 рабочих дней со дня прибытия.

Какие бумаги нужны при трудоустройстве?

Кадровый документооборот разделяет два больших раздела: различают документы для трудоустройства необходимые и дополнительно запрашиваемые. Если с первой категорией все понятно, то документация второй категории не всегда обязательна, но компания имеет право их затребовать при трудоустройстве. Рассмотрим процедуру оформления и принятия на официальную работу согласно ТК РФ.

Список документации обязательной и необходимой

Все что касается бумаг, предъявляемых при трудоустройстве и оформлении сотрудника, прописано в ст. 65 ТК РФ. Это:

  1. Оригинал удостоверения личности (паспорт) гражданина России.
  2. Трудовая книжка.
  3. СНИЛС.
  4. Военный билет или приписное свидетельство из военкомата.
  5. Диплом об образовании. Для узкого круга специализаций, таких как крановщик, экскаваторщик и пр., требуется предоставление удостоверения об обучении, свидетельствующем о разряде и квалификации специалиста. Соискателю на должность водителя понадобится представление водительских прав категории, подходящих для рабочего транспортного средства.
  6. Справка о судимости. Потребуется при желании лица занимать должность, на которую, согласно закону в России, не допускаются судимые граждане или находящиеся в уголовном розыске.
  7. Медсправка формы 086/у. Некоторые виды выполняемых работ связаны с высоким риском для здоровья. Так, этот аспект характерен для работников медицины.

Перечень дополнительных справок

Закон ограничивает требования на представление дополнительной документации, однако для оформления отдел кадров может запросить перечень бумаг:

  1. Фотографии 3х4 см. — 3 штуки. Их обычно вклеивают в личное дело работника и на пропуск.
  2. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
  3. Справку о доходах формы 2-НДФЛ.  Если справка не предоставлена, начисление больничного будет происходить исходя из начислений на действующем рабочем месте.
  4. Характеристику с предыдущего рабочего места.
  5. Документы о составе семьи (свидетельство о браке, о рождении детей, справка об инвалидности ). При их наличии сотруднику могут быть выделены определенные льготы.
  6. У иногородних рабочих имеют право затребовать сведения о временной регистрации по месту жительства, так как работодатели обычно не имеют желания принимать на работу лиц без прописки в паспорте.
  7. При принятии на муниципальную службу закон РФ требует раскрытия информации о расходах соискателя, его собственности и имущественных обязательствах. Аналогичные требования относятся к супругу, несовершеннолетним детям и доходам за предыдущий год.
  8. Документы подтверждающие право на дополнительные льготы и гарантии. Предоставляются для сотрудников работ повышенной вредности, опасности, а также инвалидам, беременным женщинам.
  9. Медицинскую книжку.

Подготовка документов для трудоустройства

Чтобы трудоустроиться официально, нужно предоставить работодателю:

  • паспорт
  • трудовую книжку (если это не первое место работы)
  • документ об образовании
  • документ воинского учета для военнообязанных и тех, кто по возрасту подлежит призыву на воинскую службу.
  • ИИН
  • пенсионное страховое свидетельство
  • медицинская книжка (если требуется).

Итак, рассмотрим каждый документ по отдельности.

Паспорт является удостоверением Вашей личности, только по нему можно идентифицировать соискателя, а значит, с паспортом нельзя трудоустроиться по чужим документам. Если у Вас по каким-то причинам нет паспорта на момент трудоустройства, то можно предъявить справку из паспортного стола о том, что Вы сдали его для замены или же временно предъявить загранпаспорт, иногда допускается и военный билет или водительские права.

Трудовая книжка выдается непосредственно в организации или на предприятии, если это Ваше первое место работы, но если уже есть трудовой стаж, то Вы должны ее предъявить. В отделе кадров сделают соответствующую запись о приеме Вас на работу, после чего трудовая книжка будет храниться в отделе кадров вплоть до момента увольнения. Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, каждый сотрудник, который проработал по основному месту работы не меньше 5 дней, должен иметь трудовую книжку. Если же Вы оформляетесь на работу по совместительству, то достаточно копии трудовой книжки.

Документ об образовании. Для специальностей, требующих определенной квалификации это должен быть диплом или свидетельство о профессиональной подготовке или переподготовке. Если же работа не предусматривает специального образования, то достаточно и свидетельства об общем образовании.

Документ воинского учета. Все мужчины в возрасте от 16 до 27 лет считаются призывниками, а потому должны предоставить или приписное свидетельство, или военный билет. Если у женщины есть военный билет, она тоже должна его предоставить. Мужчины, уже отслужившие срочную службу и находящиеся в запасе, в возрасте до 50 лет, предоставляют военный билет или временное удостоверение.

ИНН. Если Вы не являетесь индивидуальным предпринимателем, то такой документ Вам не понадобится, налоги за Вас будет платить работодатель.
Пенсионное страховое свидетельство. Его Вам должен оформить работодатель по первому месту работы, а при переходе в другую организацию или при регистрации на бирже труда его нужно обязательно предъявлять.

Медицинская книжка не является обязательным документом для всех организаций, ее оформляют работникам общепита, торговли, медицины и образования. При необходимости оформления медицинской книжки нужно обратиться в центр государственного санэпиднадзора. Без медицинской книжки с допуском к работе в учреждениях вышеперечисленных отраслей работник не может трудоустроиться.

Стоит остановиться еще на таком моменте, как регистрация по месту пребывания.
Трудовой кодекс гласит, что работодатель не имеет права отказывать гражданину в трудоустройстве, если у него нет регистрации и он является гражданином России, но лиц без регистрации работодатели берут на работу неохотно.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

В ст. 65 Трудового кодекса указаны документы, которые следует предоставить на момент трудоустройства. Среди них необходимо выделить:

  • Удостоверение личности. Как правило, работодатель принимает на работу при предоставлении гражданского паспорта. Однако закон не запрещает принять на работу на основании любого другого документа, в котором имеются фотография и основные сведения о гражданине. Как установлено действующим законодательством, к таким документам относятся:
  • Заграничный паспорт – подойдет при оформлении на работу нерезидентов и иностранных граждан;
  • Военный билет – следует предоставить военнослужащим;
  • Свидетельство о рождении – потребуется при устройстве на работу лиц, которым не исполнилось 14 лет;
  • Справка об освобождении – в случае приема на работу гражданина, отбывавшего наказание в местах ограничения свободы;
  • Удостоверение беженца – необходимо при оформлении на работу лиц, которые ввиду обстоятельств непреодолимой силу утратили документы;
  • Свидетельство, подтверждающее предоставление временного убежища на территории РФ;
  • Водительское удостоверение – может использоваться как документ, удостоверяющий личность, при отсутствии паспорта.

Стоит отметить, что такой перечень документов для устройства на работу установлен на законодательном уровне.

Если работник не предоставляет вышеуказанные документы в случае их необходимости, отказ работодателя будет правомерным.

Работа без трудового договора.

При оформлении на предприятии могут запросить и другие документы, но они не являются обязательными:

  • Документ о прохождении военной службы необходим, если работник является военнообязанным и в случае начала боевых действий подлежит призыву в Вооруженные силы РФ. После прохождения срочной военной службы мужчины получают военный билет. Если при устройстве на работу соискатель не предоставил военный билет, данный факт не может служить основанием для отказа в приеме на работу. В худшем случае менеджер по кадрам делает отметку в личном деле и сообщает в военкомат;
  • Документ, подтверждающий квалификацию. Таким документом считается диплом и вкладыш к нему, свидетельство об окончании курсов, сертификаты о повышении квалификации. Такие документы требуются при трудоустройстве специалистов с целью подтверждения квалификации;
  • Трудовую книжку следует предъявить при оформлении на второе и последующие места работы;
  • Возможны случаи, когда работник не обязан предъявлять трудовую книжку. К ним относятся:
  • Первое оформление на работу сотрудника без опыта;
  • При приеме на работу по совместительству;
  • Трудовая книжка утрачена и не подлежит восстановлению.
  • СНИЛС – карточка с идентификационным номером гражданина в системе страхования РФ. В некоторых случая работник не имеет возможности предоставить свидетельство:
  • СНИЛС не был оформлен;
  • Свидетельство утеряно;
  • Данные, указанные в СНИЛС, не актуальны (в случае смены фамилии).

Работодатель вправе назначить работнику испытательный срок, чтобы убедиться в квалификации работника. По окончании испытательного срока, если сотрудник на деле подтвердит наличие профильных знаний, его зачислят в штат.

Стоит отметить, что законом запрещено отказывать в приеме на работу при отсутствии какого-либо из дополнительных документов.

Трудоустройство инвалида

Граждане, имеющие инвалидность, проходят процедуру оформления приема на работу, аналогичную описанной выше.

Медицинские заключения представлять необязательно, если только речь не идет о работе особого типа, влияющей на состояние здоровья или имеющей особые требования к нему.

Инвалиды имеют дополнительные гарантии со стороны работодателя.

К таковым относятся:

  • более продолжительный ежегодный отпуск с оплатой за 30 дней;
  • право на отпуск без сохранения оплаты в удобное время в пределах 60 дней;
  • право на условия работы и отдыха, не менее комфортные, чем у прочих работников. Это касается локальных актов организации, которые могут касаться установления правил отдельным категориям работников;
  • для работников с I и II группами инвалидности – возможность работать до 35 часов в течение недели с оплатой в размере полного оклада.

Имейте ввиду! Как и прочие сотрудники, работники с инвалидностью могут быть привлечены к работе сверхурочно и в нерабочие дни

Важно, чтобы эта деятельность не была вредна здоровью работника. При этом инвалид может отказаться от такой деятельности, о чем его под роспись уведомляют записью в специальном журнале

Обязательные документы

Список документов, которые потребуется предъявить будущему работодателю, закреплен в ст.65 ТК РФ. Он не является исчерпывающим, закон позволяет требовать дополнительные документы, если это связано со спецификой деятельности. Однако в этом случае основанием для запроса являются иные нормативные акты – постановления Правительства или указы Президента, а не желание самого работодателя.

Документы для оформления на работу, которые требуются всегда:

  1. Паспорт. Теоретически можно предъявить иной документ с фотографией, позволяющий идентифицировать человека, например, водительские права. Но на практике работодатели требуют именно общегражданское удостоверение личности.
  2. Трудовая книжка. Несмотря на разговоры об отказе от нее в будущем, она по-прежнему является обязательным документом. Отсутствие должным образом оформленных трудовых книжек на работников грозит организации серьезными штрафами. Они хранятся у сотрудника, отвечающего за кадровое делопроизводство, и возвращаются при увольнении. Если данное место работы – первое в трудовой биографии, обязанность по оформлению документа ложится на работодателя. Тем не менее, иногда работника просят самостоятельно купить чистый бланк и принести его в отдел кадров. Единственный случай, когда работодатель не оформляет трудовую книжку – если сотрудник работает по совместительству. Тогда документ хранится по основному месту работы.
  3. СНИЛС. Если человек ранее не работал, и свидетельства у него нет, работодатель обязан оформить его самостоятельно. На практике такое встречается редко – обычно родители заказывают его вскоре после рождения ребенка. (прим. ред.: с 29 сентября 2019 года изменился перечень обязательных документов для приема на работу. Так как бумажный вид СНИЛС прекратили выдавать, то теперь необходим электронный вариант данного документа. Получить можно на портале Госуслуг или в личном кабинете ПФ РФ, или МФЦ. Бумажные СНИЛС, полученные ранее, действительны.)

Эти три документа необходимы всегда, независимо от пола, должности и образования человека. Без них официальное трудоустройство невозможно.

Порядок приëма на работу

Приëм на работу — процесс многоэтапный. Начинается он с «неофициальной» части — обсуждения всех условий будущего труда между сторонами — работником и нанимателем. Нередко проводится собеседование или конкурс. Далее следует медосмотр и подача пакета документов. Трудоустройству могут также предшествовать:

  • проверка кандидата службой безопасности предприятия;
  • согласование кандидата непосредственным начальством;
  • согласование в вышестоящих учреждениях.

Приказ о приёме на работу издаётся путём заполнения и подписания бланка формы Т-1

Официальная же часть трудоустройства состоит из следующих стадий:

  1. Подача заявления. Этот этап прямо не предусмотрен законом, другими словами — отсутствие документа нарушением считаться не будет. Тем не менее на практике заявление составляется довольно часто. Форма документа свободная (организациями могут устанавливаться собственные образцы заявлений). Документ может визироваться всеми заинтересованными службами (как вариант — с указанием предложений по условиям труда). Руководитель, уполномоченный принимать сотрудников (как правило, это директор, действующий на основании устава компании, или руководитель филиала, действующий на основании доверенности), проставляет на заявлении итоговую резолюцию с указанием отделу кадров оформить соответствующий приказ.

  2. Ознакомление вновь принимаемого сотрудника с коллективным соглашением компании, ПВТР и другими локальными НПА под расписку. Наличие этого этапа — обязательное требование ст. 68 ТК РФ, посвящённой оформлению приёма на работу.

    Перед заключением трудового соглашения указанные документы обязательно должны быть предоставлены для ознакомления уже согласованному кандидату для того, чтобы он был осведомлён о существующих в компании локальных правилах и условиях, гарантиях и компенсациях. Подписывая же трудовое соглашение, новый сотрудник соглашается с их соблюдением.

  3. Заключение трудового контракта. После того как стороны трудовых правоотношений достигли определённых договорённостей относительно условий труда и приняли их, подписывается закрепляющий эти соглашения документ — трудовой договор. Этот документ достаточно подробно регламентирован трудовым законом — ст. 57 ТК РФ определяет обязательные к включению в него условия, ст. 58 ТК РФ содержит общие условия о сроках действия договора, ст. 67 ТК РФ — устанавливает форму для соглашения. Договор в обязательном порядке подписывается сотрудником и уполномоченным лицом компании, на документе проставляется круглая печать организации. При этом по одному экземпляру соглашения остаётся как в организации, так и у работника для того, чтобы каждая сторона в случае разногласий могла предъявить другой (или в суде) доказательства собственной правоты.

  4. Издание приказа. Вслед за заключением соглашения и на его основании (ст. 68 ТК РФ) компания, принимающая сотрудника, должна создать об этом распорядительный документ — приказ. В приказе обязательно указываются персональные данные сотрудника, данные о должности, форме и размере оплаты труда, режиме труда. Приказ составляется в соответствии с единой унифицированной формой Т-1.

  5. Знакомство сотрудника с распорядительным документом — обязательный этап, предусмотренный той же 68-й статьёй ТК РФ. Предъявить сотруднику документ для ознакомления отдел кадров должен в трёхдневный срок с даты начала его труда на предприятии. На приказе сотрудник также собственноручно ставит письменную отметку об ознакомлении.
  6. Заполнение анкеты, автобиографии, карточки Т-2, личного листка по учёту кадров — дополнительный этап процедуры приёма. Каждая организация вправе разработать собственные анкетные документы для вновь принимаемых сотрудников. Кроме того, на каждого работника в организации ведутся карточки формы Т-2.

  7. Внесение записи о приёме в трудовую книжку сотрудника — одна из важнейших обязанностей нанимателя. Запись вносится по правилам, установленным Постановлением №225 от 16.04.2003.

Провести инструктаж по охране труда

Инструктаж проводят, чтобы объяснить сотруднику, как вести себя на рабочем месте. Есть вводный, первичный, внеплановый и целевой инструктажи.

Вводный инструктаж проводите для каждого нового сотрудника. Остальные — в зависимости от его должности или по мере необходимости.

От первичного и повторного инструктажа можно освободить работников, чьи обязанности не связаны с использованием оборудования, инструментов, хранением и применением сырья и материалов. Перечень должностей, которые не проходят эти инструктажи, утверждаете вы. Например, вы можете освободить сотрудников, которые работают только с офисной техникой — компьютером, принтером, телефоном.

Образец приказа об утверждении должностей, освобождённых от первичного инструктажа

Внеплановый и целевой инструктажи проводят, если что-то произошло. Например, изменилось законодательство об охране труда, работники нарушили технику безопасности или госорганы выдали предписание о проведении инструктажа. Такие инструктажи встречаются реже, поэтому не будем рассказывать о них подробно.

Прежде чем проводить инструктаж для работников, сами пройдите обучение по охране труда. Проводить инструктажи без обучения — это то же самое, что не проводить их совсем. Обучение платное — примерно 2 500-4 000 рублей.

Чтобы провести вводный инструктаж:

  1. Разработайте и утвердите программу инструктажа. Вот примерный перечень вопросов для неё и образец приказа об утверждении.
  2. Назначьте себя ответственным за охрану труда — для этого нужен ещё один приказ.
  3. Проведите вводный инструктаж в первый рабочий день сотрудника.
  4. Сделайте в журнале запись о проведении инструктажа, с подписями — вашей и работника.

Статья: организация охраны труда на небольшом предприятии

Хранение документов

Итак, вы принимаете нового сотрудника на работу. Если он дает согласие на хранение подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур, вы должны выдать ему письменное обязательство о возврате документов.

Прием на работу оформляется актом работодателя, издаваемым на основании заключенного трудового договора (ст. 34 ТК РК). Кроме того, с работником должен быть заключен трудовой договор. Если сотрудник допущен к материальным ценностям, с ним также заключается договор о материальной ответственности.

Иные документы для трудоустройства, которые необходимо предоставить при приеме на работу

При трудоустройстве, как мы уже говорили выше, работодатель потребовать от соискателя работы дополнительные документы для трудоустройства.

Такое право он имеет на основании дополнительных нормативных правовых актов, если таковых нет, то соответственно работодатель не имеет такого права.

Однако, нужно отметить, что почти всегда при трудоустройстве работодатель просит предоставить перечень документов, выходящих за пределы требований ст. 65 ТК РФ, например:

  • заявление о приеме на работу;
  • фотографии (как правило 3х4 четыре штуки);
  • ИНН;
  • справка по форме 2НДФЛ;
  • характеристику с прошлого места работы;
  • свидетельство о заключении брака и рождении детей.

Конечно же потенциальный работник может не предоставлять эти документы либо просто не сообщать об их наличии и это не является основанием для работодателя в отказе заключения трудового договора.

Так как в соответствии с трудовым законодательством для мотивированного отказа основанием может служить только не предоставление документа, удостоверяющего личность.

И все же, зачем работодателю эти документы?

Если задаться таким вопросом, то можно подумать, что работодателю не чем заняться, кроме как узнавать все до мельчайших подробностей о своем будущем работнике.

Но на самом деле для работодателя необходимы эти документы для реализации своих обязанностей.

Они возникают в дальнейшем после заключения трудового договора перед самим работником, а также третьими лицами.

Чтобы было понятно для чего нужно свидетельство о рождении детей, скажем, что это дает возможность для соответствующих налоговых вычетов.

Что касается справки 2 НДФЛ, то с помощью нее можно рассчитать размер среднемесячного заработка работника на случай его командировки и выплаты заработной платы.

Кроме того, для начисления пособий необходимо справка о доходах за последние 2 года.

В завершение отметим, что перечень документов для трудоустройства не ограничивается перечнем из ст. 65 ТК РФ, а включает куда более широкий диапазон информации, включая личную жизнь работника.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector