Какие документы выдаются работнику при увольнении?

Выдаем документы при увольнении

На основании ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также должен выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Из положений ст. 84.1 ТК РФ следует, что документы, выдаваемые работнику при увольнении, подразделяются:	На обязательные (выдаются в силу норм законодательства без заявления работника)
На выдаваемые по заявлению работника

По письменному заявлению работника ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В таком случае все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). В Определении от 25.01.2007 № 131-О-О Конституционный суд пришел к выводу, что в этой ситуации последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска.

Приведем перечень документов, выдаваемых увольняемому работнику:

• трудовая книжка;

• справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы в ФСС, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством, если на сохраняемую заработную плату за этот период указанные страховые взносы не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ). При выдаче справки желательно получить от работника письменное подтверждение ее получения. Форма справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

Что касается документов, выдаваемых в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника, к ним относятся:

• справка о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ ( НК РФ). Форма 2-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@;

• справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», пп. «в» п. 4 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и пп. «г» п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 891). Рекомендованная форма справки приведена в Письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421;

• копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении. По мнению арбитров, работник может запросить копию трудового договора, а работодатель обязан предоставить ее работнику, даже если экземпляр трудового договора выдавался работнику при его заключении (апелляционные определения Московского городского суда от 12.09.2016 по делу № 33-32633/2016, от 28.10.2014 по делу № 33-38031/2014);

• справка о заработной плате;

• справка о периоде работы у данного работодателя.

Согласно ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки, справок о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

Для заверения копий можно использовать штамп, что разрешено п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (действует в редакции от 14.05.2018).

Если штамп отсутствует, для заверения копии документа ниже реквизита «Подпись» делается отметка, которая включает:	Надпись «Верно»
Должность, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) лица, заверившего копию
Дату заверения

Журнал учета выданных справок

Все предоставляемые работнику справки выдаются строго под роспись увольняемого сотрудника. Для чего это делается? Для того, чтобы избавить работодателя от нападок работника в будущем, а также обезопасить его от длительных и затратных судебных разбирательств.

Письменное подтверждение работника может быть оформлено в нескольких формах:

1. Расписка в получении документа;
2. Роспись на оригинале документа, который останется в организации (например, форма РСВ-1);
3. Роспись в журнале учета выданных справок.

Последний вариант признается большинством кадровых работников в качестве самого удобного и эффективного, поскольку:

• Сквозная нумерация документов позволяет в любой момент выяснить, сколько именно бумаг уже было предоставлено работникам;
• Сведения о любой справке можно найти в одном конкретном журнале, а не перебирать всю картотеку компании;
• Документ не получится зарегистрировать задним числом или изъять какие-либо сведения из журнала.

В России нет унифицированной формы журнала регистрации справок, выданных работникам. Однако наиболее распространенной его формой представляется таблица с такими столбцами:

1. Номер по порядку;
2. Дата представления документа;
3. Ф.И.О. заявителя;
4. Вид документа (справка, копия и др.);
5. Краткое содержание справки;
6. Роспись сотрудника-получателя.

Обычно журнал регистрации ведется кадровым отделом предприятия, однако такая обязанность может быть возложена и на специалиста по делопроизводству.

Подводя итог следует подчеркнуть особо, что часть справок при увольнении сотрудника выдается в обязательном порядке, а часть – строго на основании заявления работника. При этом все документы предоставляются в трехдневный срок с момента расторжения трудового договора или представления заявки в кадровый отдел, причем строго под роспись увольняемого сотрудника.

Перечень бумаг, которые должны отдать сотруднику

Не все работники знают, какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию. Это приводит к тому, что гражданин получает неполный набор необходимых бумаг и в дальнейшем сталкивается с рядом проблем.

уплаты штрафа

Сотруднику при увольнении по собственному желанию должны быть выданы:

• выписка о доходах;
• справка о взносах;
• выписка о налогах;
• расчетный лист;
• трудовая книжка.

Справка о доходах

В таком документе содержится информация о начисленной за последние два года заработной плате и прочих выплатах и вознаграждениях.

Необходимость выдачи такой бумаги предусмотрена четвертым пунктом статьи №11 ФЗ №27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», принятым 1 апреля 1996 года.

Справка о сумме заработка заполняется в соответствии с Приказом Минтруда России №182н от 30 апреля 2013 года.

Справки о взносах

Обязанность работодателя выдавать сотруднику при увольнении справку о взносах в ПФР закреплена в статье №62 Трудового кодекса России. Такой документ подтверждает начисление и уплату взносов в Пенсионный Фонд. В третьем разделе расчета по страховым взносам отображаются персональные сведения о застрахованных гражданах России.

Справка о налогах

Работнику при увольнении выдается справка 2-НДФЛ. В ней содержится информация об уплате налога на доход физических лиц. Это один из самых важных документов для наемного работника. Он является подтверждением тому, что в государственную казну за подчиненного уплачивались подоходные налоги в полном объеме.

Справка 2-НДФЛ может потребоваться гражданину в таких случаях:

• работнику назначены алименты;
• регистрация визовой карточки;
• обращение в посольство;
• подача документов в ИФНС;
• планирование оформить опеку над ребенком;
• гражданин собирается обращаться в суд для решения трудового спора;
• оформление субсидии на оплату коммунальных услуг и прочих льгот;
• расчет пособия по временной нетрудоспособности по новому месту работы;
• получение кредита в банке.

Расчетный лист

Расчетный лист при увольнении выдается в обязательном порядке. В этом документе отображается информация о составных частях заработной платы, обо всех начислениях, удержаниях и суммах к выплате, приведенных в статье №136 ТК.

Даже если заработную плату сотрудник получал на банковскую карточку, расчетный лист все равно ему выдается. Справка оформляется руководителем предприятия в произвольном виде, поскольку унифицированных бланков, утвержденных на федеральном уровне, нет.

Обязательно в такой бумаге должны присутствовать элементы, указанные в статье №136 ТК.

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это главный документ работника. Она подтверждает стаж, содержит сведения о местах работы. Требуется для дальнейшего трудоустройства, расчета величины пособия по болезни. Обязательность выдачи сотруднику в день увольнения его заполненной по всем правилам трудовой книжки, предусмотрена в статье №80 ТК России.

В этот документ вносится соответствующая отметка в таблицу «Сведения о работнике». Указывается причина, основания увольнения.

О получении трудовой сотрудник расписывается в личной карточке и в книге учета книжек и вкладышей к ним. В случае, если работодатель задерживает выдачу такого документа или отказывается возвращать книжку подчиненному, тогда последний имеет право обратиться в суд.

Если в день фактического разрыва трудовых отношений сотрудник отсутствовал на работе, тогда ему направляется уведомление. В нем руководство компании пишет о том, что работнику необходимо явиться на предприятие для получения своих личных документов. Также трудовая может быть направлена почтой.

Но в этом случае надо получить согласие работника. После отправки уведомления администрация компании освобождается от ответственности за задержку выдачи книжки. Заполняется трудовая в соответствии с инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда РФ №69 от 10 октября 2003 года.

Мнение эксперта
Ирина Васильева
Эксперт по гражданскому праву

Важно, чтобы сотрудник получил все положенные ему по закону документы в день увольнения. В противном случае, у работника в будущем могут возникнуть проблемы с трудоустройством, оформлением пенсии, а руководству предприятия за подобное правонарушение грозит наказание.

Нюансы выдачи документов

Закон определил порядок выдачи документов, а также отведенный для этого срок. Определенные бумаги выдаются от начальника подчиненному в обязательном порядке при увольнении последнего. Есть документы, которые могут быть переданы при обращении сотрудника к работодателю. Обращение необходимо составить произвольно, но в письменном виде. Перечислить в нем бумаги, которые увольняющийся хотел бы получить от работодателя. Бумаги должны быть готовы в течение трех дней. Обычно этот алгоритм не вызывает проблем у работодателя.

Но не всегда. По ряду причин происходят на предприятиях, в компаниях ситуации, когда документы не выдаются. Причины не озвучиваются. Вместо них администрация компании, предприятия говорит об отъезде начальника, генерального директора. Следовательно, копии документов, подлежащих выдаче, удостоверять некому. Но эти причины не могут считаться уважительными!

Законодатель не установил, что работодатель имеет право на отказ в предоставлении документов по этим причинам. Обязанность передать нужные человеку бумаги – это обязанность бывшего начальника. За несоблюдение этого требования, работодатель может быть привлечен к ответственности, наступающей по КОАП.

Не все работодатели добросовестно выполняют свои обязанности. Поэтому, если возникла эта неприятная ситуация, человек может решить проблему следующими способами:

1. Составить заявление (2 копии) о том, что ему необходимы определенные бумаги, сдать заявление в секретариат компании. На бумаге не нужно отражать причины, побудившие человека обратиться за справками. Это никого не касается, так как является исключительной прерогативой увольняющегося сотрудника. Достаточно написать фразу «прошу предоставить мне» и расписать, какие из документов ему необходимы. Когда заявление сдается через секретаря, ему присваивается входящий номер. Вторая копия заявления возвращается назад. Но на ней стоит пометка о том, что заявление было принято.
2. Заявление, если работник не может лично посетить секретаря, может быть отправлено через почту. Но здесь необходимо указать, что отправление осуществляется заказным письмом. Отправитель должен понимать, что до компании заявление дошло. И заказать для этого на почте уведомление о вручении.

Как только работодатель получит заявление, вне зависимости от того, каким путем оно было передано – почтой или лично, в течение трех суток он обязан приготовить человеку все документы, указанные в перечне заявления. Если работодатель так и не отреагирует на просьбу, то человек пишет жалобу. И здесь также возможны варианты:

1. Трудовая Инспекция. Это орган создан для того, чтобы защищать трудовые интересы граждан. Жалобу можно оставить онлайн, путем заполнения специальной формы, а также через личное помещение Трудовой Инспекции. На обычную жалобу, не вызывающую особых сомнений, инспекторам на рассмотрение дается месяц.
2. Прокуратура. В этот орган также можно обратиться, поскольку в его компетенцию входит надзор над законностью в стране. А ущемление прав работников – незаконные действия. Жалобу можно направить через почту. Но более действенным вариантом выступает запись на личную встречу с прокурором. На ней гражданин сможет объяснить, какая проблема его привела к уполномоченному лицу и пожаловаться на бывшего работодателя, ситуацию в целом.

Жалобы могут быть направлены одновременно в оба органа. Закон этого не запрещает. Но рекомендуется сотрудничать с одним из них. По факту рассмотрения жалобы от гражданина, надзорные органы инициируют проверки на предприятии. В зависимости от выявленных нарушений, колеблется размер штрафа. Часто проводятся повторные ревизии с целью понимания того, устранены ли проблемы на предприятии или они остались прежними.

Какие справки можно запросить при расторжении трудовых отношений

Увольняя сотрудника, бухгалтерия должна представить ему информацию:

• О размере заработка по форме 182-Н за определенный срок. Ее нужно будет представить по новому месту работы. Эти сведения понадобятся для расчета пособий для женщин, оформляющих отпуск по беременности и родам, по уходу за родившимся малышом, по болезни. Документ должен содержать данные о сторонах трудовых правоотношений, размер выплат лицу, на которые производились начисление налоговых платежей за последние 3 года, и число дней, не включаемых при начислении пособий, в том числе дни нетрудоспособности, декретного отпуска и присмотра за малышом;
• О средней зарплате за предыдущие 3 месяца. Справка потребуется для обращения в центр занятости для приобретения статуса безработного и его регистрации;
• По запросу гражданина бухгалтерия должна предоставить данные персонифицированного учета в виде справок формы, С3В-М, СЗВ-СТАЖ. Они потребуются для начисления пенсионных выплат либо проверки правильности передачи информации в ПФ;

Скачать форму СЗВ-М (Сведения о застрахованных лицах)

Работник должен расписаться за получение таких данных индивидуального учета, путем проставления подписи на оставшихся экземплярах у работодателя либо в специальном журнале.

• 2-НДФЛ о рассчитанных и уплаченных налоговых взносах. Такая справка должна предоставляться в обязательном порядке. Она должна содержать информацию о величине зарплаты и других выплатах, с которых выплачивались налоги. Справка применяется, если сотрудник располагает правом оформления налогового вычета в соответствии с положениями ст. 218-220 НК РФ. В ней необходимо указывать как размер налога, удержанный со всех финансовых поступлений лица, так и прибыль, с которой налоговый платеж не производился;
• Записка – расчет о расчетных суммах при прекращении трудовых отношений;
• Выписки о рассчитанных и уплаченный взносах из отчетности в фонды внебюджетных сфер.

Весь пакет необходимо документации должен отдаваться в момент увольнения гражданина лично либо направлены ему средствами почтовой связи. В последнем случае понадобится согласие работника на такую форму отправки. Все документы удостоверяются подписью руководителя и печатью организации. Без них бумаги не обладают юридической силой.

Документооборот при увольнении по желанию одной из сторон

подробно разъясняет, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2020 году обязан работодатель. В упомянутой статье определяется порядок осуществления процедуры увольнения, подробно перечисляется состав пакета обязательных бумаг, необходимых справок и заявлений, которые должен получить каждый уходящий работник. Комплектность документов, составляемых при увольнении, напрямую зависит от того, каким образом и по какой причине работник был уволен. Давайте рассмотрим наиболее распространенные случаи и разберемся, при увольнении какие выдаются документы на руки сотруднику в 2020 году.

Увольнение по собственному желанию работника

Какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2020 году по собственному желанию, указано в . Заявление об уходе работник должен передать руководителю за 2 недели до даты последнего рабочего дня.

В указанный день выходит приказ о расторжении трудового договора, с которым увольняемый знакомится под подпись. При уходе сотрудник получает:

трудовую книжку;

• справку 2-НДФЛ;
• справку о зарплате за три месяца;
• справку 182н о среднем заработке, необходимую в некоторых случаях, чтобы получить пособие;
• СЗВ-М.

Также выдается расчетный лист с указанием удержаний и компенсаций (например, за неиспользованный отпуск).

В течение двух недель до увольнения работник может отозвать заявление, и работодатель обязан восстановить его в должности, если официально она еще свободна.

По инициативе работодателя

Для того чтобы разобраться, какие документы выдаются при увольнении работника в 2020 году при разрыве трудовых отношений в одностороннем порядке по инициативе работодателя, в ТК РФ предусмотрена специальная отдельная статья. Работодатель не вправе самостоятельно устанавливать порядок этой процедуры. Подобная ситуация может сложиться по разным причинам: как в результате полной или частичной ликвидации организации-работодателя, так и по вине работника — из-за нарушений трудовой дисциплины. В статье 81 ТК РФ приводится подробный список, согласно которому при увольнении работника по инициативе работодателя бухгалтер и отдел кадров подготавливают соответствующий ситуации пакет документов.

Сокращение штата организации

Уволить сотрудника по сокращению штата организации можно, если нет возможности перевести его с письменного согласия на другую вакансию у работодателя. При отказе работника от перевода для увольнения оформляются следующие документы:

1. Приказ о сокращении численности штата организации.
2. Письменное уведомление работника о сокращении.
3. Уведомление органов занятости (за 2 месяца, если увольнения массовые — за 3).
4. Письменный отказ подчиненного от другой должности (если при сокращении штатов остаются вакансии).
5. Приказ, оформленный по унифицированной форме № Т-8.
6. Запись в трудовой книжке с указанием, что работник уволен по сокращению штатов.
7. Оформляется личная карточка по форме № Т-2.

Ликвидация организации

При прекращении деятельности организации-работодателя каждый сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до увольнения (). Уведомление о ликвидации юрлица и расторжении трудового договора предоставляется в двух экземплярах. На бланках должна стоять дата и подпись сотрудников. В случае отказа подписать данный документ составляется акт в присутствии свидетелей, подтверждающих, что извещение об увольнении было получено работником. Далее оформляется приказ о прекращении трудового договора по форме № Т-8. В трудовой книжке указывается, что работник уволен в связи с ликвидацией организации или прекращения деятельности ИП. Соответствующая информация вносится в личную карточку по форме № Т-2.

Грубое нарушение трудовой дисциплины

Работодатель может уволить сотрудника за нарушение трудовой дисциплины. В этом случае, не тратя время, оформляем:

1. Запрос на предоставление письменных объяснений.
2. Приказ о дисциплинарном взыскании. Перед изданием приказа нужно убедиться, что оформлены предваряющие документы: акты, служебные записки, объяснительная от нарушителя либо акт об отказе ее предоставить. Когда все условия соблюдены, приказ о применении дисциплинарного взыскания выдается работнику на подпись.
3. Приказ о прекращении трудового договора, оформленный по форме № Т-8 (основанием является приказ о дисциплинарном взыскании).
4. Запись в трудовой книжке с указанием, что увольнение связано с нарушением дисциплины.
5. Отметка в личной карточке по форме № Т-2.

Общие требования к выдаваемым справкам и их копиям

Полученные справки из бухгалтерии при увольнении или другие кадровые документы могут понадобиться:

• для центра занятости, если вы собираетесь стать на учет по безработице;
• для оформления пенсионных выплат;
• на новой работе для начисления пособий;
• при судебных разбирательствах о взыскании причитающихся сумм, если работодатель не произвел полный расчет или есть желание оспорить законность увольнения;
• для других инстанций.

Чтобы в дальнейшем не возникло проблем, касающихся юридической силы полученных документов, нужно проверить правильность их оформления.

Общим требованием к справкам как документам, подтверждающим факт работы в организации, получения заработной платы и регулярных положенных по закону отчислений, можно назвать:

• указание наименования предприятия (организации), юридического адреса;
• название выдаваемого документа с уточнением даты и регистрационного номера (штамп);
• подпись руководителя (ответственного лица), печать;
• уточнение личных данных работника, которому выдается справка и далее уже необходимая информация.

При выдаче копий приказов, касающихся переводов работника в процессе трудовой деятельности, премирования, наложения взысканий, назначения на должность, руководствуются новыми стандартами с 01.07.2018.

Заверяют соответствие информации оригиналам:

• надписью, состоящей лишь из одного слова «Верно»;
• указав должность лица, имеющего полномочия заверять копии;
• подписью с расшифровкой инициалов имени, отчества, фамилии;
• печатью.

Дополнительно уточняют место хранения подлинника.

Чтобы не пришлось заново обращаться за предоставлением копии нужного документа, обратите внимание на проставление печати организации. Оттиск печати правильно ставить:

• не захватывая собственноручной подписи должностного лица, заверившего копию;
• в отведенном для этого месте «МП» («Место печати»).

Справки при увольнении

Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:

• по нетрудоспособности;
• по беременности и родам;
• по уходу за ребёнком.

В справке нужно указать:

• сведения о работодателе;
• сведения о работнике;
• выплаты работнику, на которые начисляли соц¬взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
• количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).

Ещё один документ – справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:

• по форме СЗВ — М;
• по форме СЗВ – СТАЖ;
• раздел 3 расчёта по страховым взносам.

Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ – М и СЗВ – СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.

Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил. Это можно сделать 2 способами:

Это можно сделать 2 способами:

• можно попросить его расписаться на экземплярах работодателя;
• можно завести отдельный журнал.

Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.

Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст. 218 — 220 НК РФ.

В поле «Признак» нужно указать:

• 1 – если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
• 2 – если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.

Все документы выдаются в день увольнения работника. Они могут быть вручены как лично в руки, так и высланы работнику по почте. Для этого работник должен написать письменное согласие. Все копии документов должны иметь печать «копия верна» и быть заверены печатью работодателя. Все бухгалтерские справки также должны содержать печать работодателя. Без этого они не имеют своей законной силы. Работодатель не имеет права задерживать выдачу документов. Это может быть расценено как препятствие в трудоустройстве, и работник в таком случае имеет право обратиться в суд.

Как составить заявление

То, что вы находитесь на этой странице, говорит о том, что вам понадобилось составить заявление на получение справки 2-НДФЛ, с которым вы прежде не сталкивались. Перед тем как дать вам подробные сведения об этом конкретном документе, предоставим общую информацию, которая касается всех подобного рода бумаг.

1. Во-первых, учитывайте, что для этого заявления законодательством не предусмотрено никакой унифицированной формы (таковые для коммерческих организаций были упразднены еще в 2013 году), так что делать его можно в свободном виде. Но, если внутри вашей компании есть разработанный и утвержденный в учетной политике стандартный образец документа – оформляйте акт по его типу, это избавит вас от претензий со стороны бухгалтерии или руководства.
2. Во-вторых, знайте, что заявление допускается создавать на обыкновенном листе любого удобного вам формата (чаще всего используются А4 или А5) или на фирменном бланке – опять же тогда, когда такое условие выдвигается со стороны работодателя.
3. Текст можно писать от руки (но без помарок, ошибок, неточностей и правок) или набирать в компьютере. Если вы пошли по пути электронного оформления, то после того как напишете заявление, обязательно его распечатайте – это надо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись. Предварительно рекомендуем вам уточнить у представителя работодателя, принимаются ли у вас в компании напечатанные заявления – иногда в организациях рассматривают только рукописные документы.
4. Делайте заявление в двух идентичных экземплярах – один из них отдайте работодателю, второй, предварительно завизировав о передаче копии, оставьте себе – он пригодится на тот случай, если вдруг в назначенное время справка не будет вам выдана.

Справка 2-НДФЛ

Этот документ дает возможность убедиться в том, что подоходный налог за суммы, полученные сотрудником за время работы в компании выплачены полностью.

Кроме того, такая справка способна подтвердить наличие доходов у гражданина, если в этом существует необходимость.

Этот документ может стать необходимым после увольнения в следующих случаях:

1. Иногда может произойти так, что процедура увольнения была проведена с нарушением. В этом случае человек имеет право обратиться за защитой своих нарушенных прав. При обращении в Трудовую Инспекцию или в суд в числе документов, необходимых для обращения присутствует эта справка.
2. В определённых ситуациях на бывшего сотрудника может быть наложено обязательство по выплате алиментов.
3. Когда оформляется виза для посещения другой страны или в других случаях при обращении в иностранное посольство такой документ будет необходим для подтверждения доходов.
4. При достижении возраста, необходимого для выхода на заслуженный отдых, после увольнения эта справка ему понадобиться для предъявления в Пенсионный фонд.
5. Когда человек планирует взять приемного ребенка, такая справка позволит подтвердить, что он имеет достаточный доход для того, чтобы его содержать.
6. Государство в некоторых случаях предусматривает предоставление налоговых вычетов. Во время процедуры их оформления предусмотрено предъявление получателем справки 2-НДФЛ.
7. Получая кредит в банке, заемщик должен убедить банк в своей способности рассчитаться с долгов. Для этого он должен собрать соответствующий комплект документов, в который входит справка о полученных за определённый период доходах.
8. Предъявив такую справку, можно провести оформление пособия по безработице.
9. Если гражданин в соответствии с законодательством имеет право на получение льгот от государства или ему положена субсидия, то такая справка будет ему необходима.
10. В случае, если налоговый вычет был предоставлен, то он мог выплачиваться на предприятии. В этом случае в пределах установленной налоговой инспекцией суммы на зарплату сотрудника не начислялся НДФЛ. Если это не было завершено, то на новом месте работы нужно будет оформить вычет в бухгалтерии. Для этого будет необходимо принести справку 2-НДФЛ с прежней работы.

При увольнении бывшему сотруднику выдается справка, отражающая доходы за каждый отработанный год. Иногда нужно предъявлять оригинал документа. Может оказаться так, что таких мест будет два или большее количество. Поэтому будет разумно в процессе увольнения оформить несколько оригинальных экземпляров этой справки.

В этом документе не должно быть ошибок, иначе его могут не принять. Наиболее распространенными недочетами являются следующие:

• Отсутствует подпись руководителя.
• В графе «Налоговый агент» отсутствует виза главного бухгалтера.
• Дата, указанная в документе должна не стоит в нужном формате.

Для этого документа существует строго определенная законодательством форма. Основанием для ее последней корректировки является официальное сообщение ФНС от 17 января 2018 года (№ ММВ-7–11/19 от 17.01.2018). 

Что должен получить сотрудник при увольнении?

Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:

• трудовую книжку;
• информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
• также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.

В частности, к ним относятся:

• приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
• дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
• также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
• решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
• медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
• приказ об увольнении.

Важно

При этом из всего перечисленного лишь медицинская и трудовая книжка, которые принадлежат самому работнику, предоставляются в виде оригинала. Со всех прочих бумаг снимается копия.

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет справки и копии бумаг, а потом обвиняет работодателя в том, что он их не выдал. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все бумаги, выдаваемые на руки работнику.

Такой импровизированный отчет обязательно подписывает работник с указанием даты ознакомления и получения документов.

Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении документа.

Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

• по нетрудоспособности в случае болезни;
• по беременности и родам;
• в декрете по уходу за малышом.

Требуется привести:

• информацию о данном юридическом лице;
• сведения о самом сотруднике;
• размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
• число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Как делаются компенсационные выплаты на основе справки

Для расчета вышеупомянутых видов компенсаций берется средний заработок работника за один день, что позволяет верно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности (при наличии к ней, конечно, уважительной причины, т.к. любое отсутствие на рабочем месте должно быть подтверждено необходимыми документами).

Формула расчета среднедневной з/п с 2013 года такая:

СДЗ = ОЗ : КОД – ДИП

где: СДЗ – среднедневная зарплата, ОЗ – общая зарплата (за два года); КОД – количество отработанных дней по календарю (за два года); ДИП – дни отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком и больничных.

Небольшие пояснения к формуле:

• ОЗ. Сюда включаются все денежные средства, которые были выданы работнику, при условии, что с них выплачивались взносы в Пенсионный фонд и ФСС. Период расчета: два года до увольнения или отпуска по беременности или родам.
• КОД. Данный параметр учитывает все фактически отработанные дни за двухлетний период, но не исключено и заполнение дополнительных строк для других отрезков времени, если на них приходится, например, отпуск по беременности.
• ДИП. По закону, на протяжении времени, которое работник проводит на больничном листе, в отпуске по беременности и родам или уходу за малолетними детьми за ним сохраняется среднемесячная оплата труда. Однако указанные дни не включаются в расчетный период, поскольку с этих выплат отчисления во внебюджетные фонды не делались.