Инструкция по написанию заявления и претензии на возврат денежных средств

Образцы писем

В качестве подтверждения доводов о необходимости возврата денежных средств к письму следует приложить копии платёжных документов. Письмо составляется в двух экземплярах, регистрируется в журнале внутренней корреспонденции. Один экземпляр документа необходимо направить адресату, второй архивируется в исходящей документации подразделения предприятия, представитель которого является его составителем.

По требованию руководства предприятия число внутренних экземпляров письма может быть увеличено в зависимости от того, в скольких подразделениях необходимо архивное хранение его копии. Данные о количестве копий письма на предприятии должны быть внесены в опись документов, относящихся к исполнению договора.

Заверить письмо о возврате денежных средств может лицо, имеющее право подписи – директор (заместитель директора) или главный бухгалтер. Свою подпись должен также поставить ответственный исполнитель (составитель документа). Вернуть деньги, ранее уплаченные контрагенту, либо полученные в счёт поставок товарно-материальных ценностей можно в нескольких случаях. Коротко – о каждом из них.

По акту сверки

Кроме платёжных документов основанием для направления контрагенту письма о возврате денежных сумм могут служить акты сверки взаимных расчётов между сторонами.

Вне зависимости от того, по какой причине возникла дебиторская задолженность, сверка платежей за определённый период позволит выяснить как природу задолженности, так и основную причину ошибки в учётно-финансовых и банковских документах.

В связи с ошибочным платежом

Ещё один распространённый повод для инициирования процедуры возврата денежных средств – ошибки, допущенные при составлении бумажных и электронных документов. Они могут быть самыми разнообразными: технические ошибки, неправильное указание каких-либо реквизитов, сумм к уплате, и т.д.

Следует отметить, что самая распространённая неточность, которую допускают составители платёжек и других документов – неверное указание реквизитов получателя. В этом случае третьей стороной при восстановлении финансового статус-кво становится учреждение банка. Причина в том, что платёж в этом случае не попадёт на счёт получателя. До выяснения всех обстоятельств он будет учитываться в банке по категории «невыясненный платёж».

Возврат аванса (переплаты)

В некоторых случаях договора не предусматривают расчётов авансовыми платежами. Контрагент, ошибочно перечисливший аванс на расчётный счёт поставщика товарно-материальных ценностей, должен позаботиться о его возврате.

В связи с отказом от товара

У руководства предприятия могут быть и другие основания для направления контрагенту письма о возврате денежных средств. Довольно часто, уже на стадии поставки возникают форс-мажорные обстоятельства, заставляющие получателя отказаться от товара. Если у контрагентов нет взаимных претензий, и урегулирование спора не доводится до суда, возврат осуществляется на основании аналогичного документа – письма, составленного от имени руководства стороны – получателя.

Возврат ранее уплаченных средств за не поставленный товар

Предоплата является гарантией прав для сторон, заключивших договор о поставке ТМЦ:

• поставщика – о том, что расчёт будет произведён своевременно;
• покупателя – о том, что доставка товара будет осуществлена в соответствии условиями соглашения.

Однако, недобросовестный поставщик может отказаться от выполнения своей части договора, и не произвести поставку ТМЦ.

Письменное заявление с требованием возврата ранее уплаченных денежных средств необходимо направлять в адрес поставщика в момент окончания срока поставки товара. В нём необходимо указать реквизиты и приложить копии платёжных документов, подтверждающих выполнение своей части договора.

Архивное хранение деловой переписки, к числу которой относятся и письма в адрес контрагентов о возврате денежных средств должно осуществляться в течение 5 лет. Претензионная переписка должна храниться в папке с отдельной номенклатурой. Для регистрации входящих и исходящих документов следует завести отдельный журнал учёта. Порядок осуществления переписки устанавливается приказом об учётной политике предприятия и должностными инструкциями сотрудников, непосредственно привлечённых к исполнению поручений руководства.

Как оформить письмо?

1. В верхней части письма указывается ФИО руководителя компании или частного лица.
2. В основном тексте необходимо подробно, но кратко описать ситуацию, при которой деньги попали на ошибочный счет.
3. Чтобы получатель знал, куда совершить возврат, указываются банковские реквизиты отправителя.

К претензионному письму необходимо приложить и документы, которые подтверждают, что перевод действительно был переведен на этот счет. Для этого подойдут квитанции или чеки. В письме понадобится уточнить, какие именно документы к нему прилагаются.

Какая информация должна быть в письме

1. ФИО отправителя или директора фирмы. Если компания переводила средства, следует указать ее название.
2. Вежливо обратитесь к получателю или представителю компании, которая получила ошибочное перечисление. Предложите добровольно вернуть средства. Также предупредите, что в случае отказа или игнорирования письма вам придется обратиться в суд.
3. Постарайтесь кратно, но понятно объяснить, как именно были переведены средства не на тот счет. Сообщите, что в подтверждение такого перевода вы к письму прилаживаете чек или другой платежный документ. Здесь будет указана и сумма ошибочного перевода.
4. Хотя получатель должен вернуть деньги на счет, с которого был сделан перевод, все-таки рекомендуется указать данные, куда нужно перевести средства.
5. В конце письма указывается дата его заполнения и подпись отправителя.

Естественно, перед тем, как написать письмо, вам предстоит выяснить, куда именно были перечислены деньги. Так вы не только будете знать, кому отправлять письмо, но и ознакомитесь с другой информацией о получателе. Ведь от добросовестности получателя или руководителя компании зависит, насколько быстро вы получите деньги обратно.

Ответ на письмо о возврате денег

Свою просьбу вы можете отправить получателю любым способом:

• курьерской службой;
• почтой;
• лично в руки.

По сути, письмо-просьба – это официальный документ, поэтому получатель должен дать письменный ответ.

После проверки своих счетов, получателю необходимо дать письменный ответ, собирается ли он добровольно сделать обратный перевод. Если получатель не намерен этого делать, он обязан оповестить об этом отправителя. Здесь указывается причина своего отказа. Такие действия получателя говорят о том, что он не считает данный перевод ошибочным, и готов доказывать это в суде.

Если получатель готов вернуть деньги, он укажет, когда именно сможет совершить перевод. Хотя практика показывает, если человек возвращает деньги, ответное письмо он не пишет, а сразу переводит средства отправителю.

Заявление о снятии ареста с банковского счета и возврате списанных средств

Перечень товаров, которые нельзя сдать обратно в магазин ни при каких условиях

Несмотря на то, что законодатель предлагает потребитель широкий спектр возможностей, существует акт, а именно постановление

Правительства РФ, которое утверждает перечень тех товаров, которые не будут подлежать обмену даже при наличии недостатков.

Данный перечень включает в себя следующие товары:

• Лекарственные средства, а также предметы личной гигиены;
• Бытовая техника, автомобили и иные механические средства;
• Парфюмерные и косметические товары;
• Товара текстильного характера;
• Швейные изделия, а также трикотажная продукция;
• Продукция, которая создается из таких материалов, которые контактируют с пищевыми продуктами и создаются из полимерных материалов;
• Продукция бытового назначения, а также та, что содержит пестициды и агрохимикиты;
• Мебельные комплекты;
• Ювелирные изделия из драгоценных металлов и камней;
• Технически сложная продукция, имеющая гарантийный срок действия. Это может быть газовое оборудование, перерабатывающие станки, электрические приборы и машины бытового назначения, видео- и фотоаппаратура, телефонная аппаратура, музыкальные электрические инструменты, электронные игрушки;
• Оружие гражданского назначения, его основные и составные части, а также патроны к нему;
• Животные и все виды растений;
• Различные непериодические издания, то есть книги, журналы, брошюры, альбомы, нотные издания, буклеты, календари и так далее.

Если товар некачественный, то данный перечень не будет применяться, но только при наличии некоторых условий, а именно при обнаружении существенных недостатков, значимость которых будет определяться экспертизами, а также в случае, когда продукция неоднократно ремонтировалась, но данная работа не дала результата, и недостатки сохранились. При возврате качественного товара этот перечень будет действовать без исключений.

Общие требования

Документ представляет собой заявление (просьбу) о возврате перечисленных денег. Унифицированной формы не существует, поэтому составляем заявление в произвольной. Укажите обязательно следующие сведения:

• реквизиты вашей организации: обращение можно составить на фирменном бланке;
• банковские реквизиты для возврата средств;
• имя руководителя контрагента, его должность и ФИО;
• тема обращения (предмет претензии): укажите, на основании какого документа (договора, счет-договора, универсального передаточного документа) оформляется письмо;
• предмет обращения: опишите точно, каким образом и в следствие чего перечислены деньги на расчетный счет поставщика. Укажите, на основании чего необходимо вернуть деньги, свои требования по срокам, включите штрафы и неустойки, если таковые имеются в документе — основании обязательства. Аргументируйте собственную позицию нормой законодательства или условиями договора, на основании которых поставщик обязан вернуть средства.

Приложите копии подтверждающих документов: платежки, банковской выписки о списании со счета. В описи укажите не только количество, но и число страниц в каждом из них. В приложении к письму обязательно добавьте акт сверки взаимных расчетов. Заверьте обращение подписями: ответственного исполнителя, финансового директора (главного бухгалтера) и руководителя организации.

, чтобы прочитать.

Как составить письмо на возврат переплаты

Документ составляем в двух экземплярах, один направляем контрагенту, а второй регистрируем в журнале и подшиваем в исходящей документации. Количество экземпляров может быть больше, по одному на каждое заинтересованное лицо. Например, для руководителя и главбуха филиала, для директора и главного бухгалтера головной организации, для учредителя вашей организации.

Акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком следует приложить обязательно, вне зависимости от причины возникновения дебиторской задолженности. Он позволит понять расхождения в учете или выявить ошибку.

Образец письма на возврат переплаты поставщику

Пример: возвращаем переплату, которая произошла по технической ошибке. В платежном поручении №117 от 16.07.2017г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» неверно указан получатель: вместо ООО «Поставка спорттоваров» указан ООО «Поставка товаров». Сумма платежа 30 000 рублей. Составляем просьбу о возврате.

Образец письма на возврат аванса от поставщика

Рассмотрим ситуацию, которая может случиться на практике (возвращаем аванс).

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ошибочно перечислило аванс ООО «Поставка товаров» в сумме 30 000 рублей. Между организациями заключен договор на покупку спортивных мячей на 100 000 рублей. Авансовые платежи по договору не предусмотрены. Составляем письмо.

Ответственность и сроки хранения

Письма на возврат, как и прочая деловая переписка, должны храниться не менее 5 лет.

Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

Особенности составления и заполнения письма

Чтобы составить письмо поставщику о возврате денежных средств, образец которого можно найти на нашем сайте, необходимо соблюсти несколько обязательных требований. В письме должно быть представлено полное и подробное обоснование необходимости возврата – это пункты соглашения, а также ссылки на действующие нормативные акты. Кроме того, к письму необходимо приложить копию договора, банковскую выписку, копию платежного поручения или иного документа, подтверждающего факт перевода средств. В поле «Приложение» необходимо указать количество страниц пересылаемых документов.

Если расхождение в суммах и ошибочная отправка средств была выявлена в ходе сверки, необходимо приложить акт, подтверждающий допущенные расхождения. Письмо подписывается главным бухгалтером, руководителем подразделения и директором организации. Оно оформляется в необходимом количестве экземпляров для отправки каждому контрагенту. Деловая переписка хранится в течение 5 лет по установленным правилам.

Структура документа

Письмо (извещение или уведомление) об излишне перечисленных денежных средствах составляется в произвольной форме. Законодательство РФ не определяет структуру данного документа. Однако, для того чтобы неосновательно обогатившемуся лицу была предоставлена наиболее полная информации, в тексте письма следует указать:

• фирменное наименование компании, направляющей письмо;
• исходящий номер документа и дату его составления;
• полное название адресата (наименование предприятия, адрес, ФИО руководителя);
• обращение к руководителю (например, «Уважаемый Петр Петрович!»);
• фактические данные (дату, время перечисления средств, номер платежного поручения, сумму, насколько она превышает необходимые выплаты);
• причины переплаты (ошибка расчетчика, несвоевременное представление сведений специалисту и т.д.);
• просьбу вернуть суммы, выплаченные сверх нормы;
• точный размер подлежащих возврату средств;
• банковские реквизиты, по которым нужно произвести возврат;
• инициалы и должность подписывающего документ лица.

В письме можно указать законодательные акты, которые устанавливают обязательства по возврату неосновательно полученных сумм, а также уведомить контрагента о негативных последствиях, к которым приведет игнорирование просьбы о возврате.

Уведомление о возврате может быть подписано:

• руководителем организации или его заместителем (при условии подтверждения своих полномочий);
• главным бухгалтером;
• любым сотрудником предприятия при условии скрепления подписи гербовой печатью компании.

Для возврата средств некоторые организации (банки, государственные расчетные органы) просят заполнить заявление по специальной форме. В этом случае образец или бланк выдает сама организация.

К письму о возврате денежных средств можно приложить подтверждающие неосновательное обогащение документы, а именно:

1. платежные поручения;
2. выписки из банка по счету;
3. акты сверки взаимных расчетов.

Шаг 1 – Заполнение «шапки» документа

«Шапка» документа располагается в правом верхнем углу и содержит информацию о продавце и покупателе.

О продавце пишутся следующие сведения:

• наименование магазина;
• место регистрации;
• контактный телефон;
• электронная почта.

Также могут быть указаны сведения о должностном лице, которому адресована претензия.

Данные о потребителе должны содержать следующую информацию:

• ФИО гражданина;
• место жительства;
• контактный телефон;
• электронную почту.

Шаг 2 – Описание ситуации, послужившей причиной обращения к продавцу

Далее указывается наименование документа «претензия», которое располагается посередине листа.

Затем описывается ситуация, послужившая основанием для обращения с претензионным письмом. В тексте нужно указать:

• дату совершения сделки купли-продажи;
• в чем выразилось нарушение условий контракта;
• какие пункты договора и нормы Закона № 2300-1 нарушены продавцом.

Информация излагается лаконично, по существу. Обязательно нужно описать товар, приобретенный покупателем, сослаться условия возврата.

Шаг 3 – Определение требований, предъявляемых продавцу

В завершение заявитель формулирует требование, предъявляемое к магазину. Например, расторгнуть контракт о купле-продаже и вернуть деньги за продукцию.

Также следует указать:

• период, в течение которого продавец должен исполнить требования заявителя;
• реквизиты банковского счета для зачисления денег;
• перечень документов, подтверждающих обоснованность претензии.

В конце пишется календарная дата и подпись заявителя.

Перечень нюансов, на которые стоит обратить повышенное внимание при составлении заявления, содержащего требование о необходимости возврата покупателю денежных средств

При составлении документа следует обратить внимание на такие важные нюансы:

• Заявление составляется обязательно в двух экземпляров. Это нужно для того, чтобы у каждой стороны остался свой документ;
• В адресной строке необходимо указать полное наименование фирмы, к которой напрямую предъявляется претензия, а также ее адрес. Следует вписать ФИО руководителя и свои паспортные данные свои указать, в том числе и место проживания, контактный телефон;
• Основная часть заявления должна содержать в себе непосредственную причину возврата, бракованный товар, указываете ст. 21 Закона «О защите прав потребителей». Качественный товар, без каких-либо повреждений и брака следует внести в ст. 25 Закона «О защите прав потребителей».
• Место нахождения магазина указывается.
• Заранее следует подготовить краткое описание к товару;
• Предъявляется чек;
• Внизу документа обязательно должна быть ваша подпись.

Ключевыми элементами, а также реквизитами при составлении заявления должны быть указаны:

• Полное название компании: и ее юридический адрес, ФИО генерального директора;
• Ваши паспортные данные покупателя: ФИО, адрес проживания, телефон;
• Как именно было осуществлено приобретение товара.
• Детальное описание вещи;
• Причина, согласно которой вы просите отдать вам полную денежную сумму за товар, который не подошел;
• Подпись обязательна с указанием даты.

Возврат осуществляется с помощью наличных средств, которые проводят через кассу либо же, как альтернативный вариант – осуществляется банковский перевод. Выбрав последний вариант вам обязательно нужно указать точные реквизиты банка, иначе средства просто не будут переведены, и снова придется начинать все с начала.

Заявление обязательно должно быть составлено правильно:

• C приложением чека из кассового аппарата;
• C непосредственным указанием в заявлении, когда именно осуществлялась примерка, а также причина, по которой товар вам оказался не подходящим;
• Просьба поскорее рассмотреть письменное заявление.

Согласно представленной выше максимально подробной информации, клиент после прочитанного, будет осведомлен о том, какие меры необходимо соблюдать, касательно возврата денежных средств за товар и сможет осуществить его самостоятельно, не обращаясь за помощью к юристу.

Чтобы избежать возникновения недоразумений, при покупке, внимательно рассмотреть его на предмет имеющихся дефектов и потом принять стратегически важное решение, которое поможет вам в дальнейшем

Каким образом осуществляется процедура «обратной сделки»

Для возвращения приобретенного товара в магазин покупатель обращается к продавцу с устной просьбой. Крупные торговые организации даже при таком обращении идут навстречу покупателю и удовлетворяют его просьбу без требования оформить письменное заявление, желая мирно урегулировать спорную ситуацию без привлечения надзорных и судебных органов.

В том же самом порядке может быть удовлетворено требование о возвращении денежных средств покупателю в связи с обнаружением в товаре недостатков или в связи с его поломкой.

Внимание! Обратиться можно как к сотрудникам магазина, так и к его руководству. При обращении следует объяснить все обстоятельства, а также указать, что поломка произошла не по вине покупателя

Вести себя при этом стоит спокойно. Ругаться не рекомендуется. Если на устную просьбу о возврате средств покупатель получил отказ, то не стоит отчаиваться.

Связано это с тем, что не только покупатель, но и сотрудники магазина знакомы с нормами, содержащимися в законе «О защите прав потребителя». В соответствии с его нормами неправомерным может быть только тот отказ, который имеет письменную форму.

Именно поэтому, продавцы могут не прореагировать на просьбу, имеющую устную форму. Когда на устную просьбу сотрудники магазина, где был приобретен товар, не прореагировали, покупатель получает право обратиться с письменным заявлением о возвращении денежных средств в связи с приобретением некачественного товара.

Составляется заявление на имя руководителя организации. Для рассмотрения такого заявления и принятия по нему решения законодатель отводит продавцу не более 10 дней.

Ответ оформляется в письменном виде и направляется заявителю или передается непосредственно в руки под роспись о его получении.

Важно! Обратите внимание на то, что ответ организации обязательно скрепляется печатью организации и подписью его руководителя. Как быть с товарами, приобретенными на распродажах

Как быть с товарами, приобретенными на распродажах

Магазины зачастую при продаже товаров, которые у продавца находятся очень долго или товаров, которые по каким-то причинам были уценены, указывают на то, что при покупке такого товара его возвращение в связи с выявленными недостатками не допускается.

Однако эта практика не соответствует положению закона в связи с тем, что продавец осознанно информирует покупателей недостоверными сведениями.

Учтите! Потребитель должен помнить, что не допускается ограничивать права покупателя на возврат некачественного товара приобретением его по скидочной цене.

Процесс возврата денег за товар по гарантии

При покупке товаров, на которые установлена гарантия, покупатель не должен переживать о возможности возникновения проблем при оформлении возврата денежных средств при обнаружении в таком товаре неполадок.

Что делать, если продавец отказывается возвращать деньги за товар?

Процедура возврата денежных средств за такой товар начинается с обращения покупателя к продавцу с заявления, в котором указана просьба о возврате ранее уплаченных денежных средств.

Дополнительно покупатель представляет все документы, подтверждающие приобретение товара и его поломку:

• гарантийный талон;
• квитанцию об оплате товара.

Возвращать товар следует в его упаковке или коробке. При предоставлении всех материалов и доказательств того, что неисправности в товаре произошли не по вине покупателя, продавец удовлетворяет требование покупателя и возвращает ему внесенные за товар денежные средства.

Посмотрите видео. Правила возврата товара:

Что делать после обнаружения

Если человек обнаружил, что он перевел денежные средства по ошибке, то необходимо следовать ниже приведенной инструкции:

На начальном этапе составляется письменное заявление о возврате денежных средств. На нем обязательно ставится подпись составителя. Также документ заверяется в нотариальной палате.
Письмо передается в организацию, которая по ошибке стала получателем денежных средств.
Уведомление можно направить несколькими способами. Возможно передать его лично, посетив офис учреждения. Также документ направляется по почте или с использованием доставки, предусмотренной курьерской службой.
После того, как организация получит письмо, она должна проверить все денежные операции, которые были совершены на счетах. Это необходимо для обнаружения ошибки

Важно оценить правильность доходов, расходов и остатка на счете.
При выявлении ошибки составляется письменный ответ. В нем содержатся сроки возврата, сумма, которую должен получить заявитель

В противном случае также передается документ, содержащий обоснование невозможности обратного перевода.

Если все указанные способы не помогли вернуть деньги, то нужно направить заявление в арбитражный суд. К заявлению прикладываются доказательства перевода. К ним относят документы, подтверждающие ошибку. Также в наличии должно быть письмо, которое направлялось в банк.

Для облегчения процедуры нужно уделить особое внимание составлению письма. В этом случае проблем с возвратом быть не должно

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.