Отступы в ворде — правила оформления по госту

Техническая документация

Но существует тип документации, для которой ГОСТы все же разработаны. Речь идет о ГОСТ 2 .105−95, устанавливающем общие правила для текстовых документов на технические изделия и строительство.

Следующий стандарт регламентирует общие требования к построению и правилам оформления технических и научных отчетов, для которых важно единство выполнения для обмена и обработки в информационных системах. Это ГОСТ 7 .32−2001

Он хорошо знаком всем студентам и работникам проектно-конструкторских и научно-исследовательских организаций.

Строго говоря, эти ГОСТы также не определяют выбор шрифтов. Наоборот, они даже допускают использование нескольких гарнитур для привлечения внимания к тем или иным участкам текста. Под гарнитурой понимается совокупность одного или нескольких близких шрифтов, одинаковых или разных размеров и начертаний, объединенных единым стилем.

Как выглядит правильно оформленный титульный лист

Образец правильного оформления титульного листа можно получить в методическом пособии учебного заведения, а если его нет, тогда следовать положениям, описанным в ГОСТ 7.32–2001. Там сказано, что:

  • сверху страницы пишется полное название учебного заведения, кафедра или факультет с выравниванием текста по центру;
  • посередине страницы заглавными буквами пишется тип работы (доклад), ниже дисциплина, еще ниже тема с выравниванием по центру листа;
  • справа указывается автор и руководитель, который будет проверять доклад на 7–9 интервалов ниже от темы;
  • внизу страницы с выравниванием по центру пишется город и год исполнения.

Образец титульника для школы

Если это доклад для школы, титульник оформляется по следующему сценарию:

  • сверху пишется Муниципальное образовательное учреждение средняя общеобразовательная школа №;
  • по центру листа пишется тип работы, дисциплина и название темы;
  • ниже справа страницы пишется «Выполнил ученик такого-то класса фамилия и имя»;
  • следом справа пишется «Проверил учитель фамилия, имя отчество»;
  • снизу листа по центру пишется город и год.

Образец для колледжа

Оформление титульного листа доклада для колледжа не сильно отличается от варианты для ВУЗа, оно включает в себя те же структурные элементы и правила их расположения. Только в самом верху листа пишется полное наименование колледжа или техникума, а также кафедра ССУЗа, на которой пишется научный труд.

Образец титульного листа доклада студента для университета

Если речь идет о докладе, написанном студентом университета, принцип заполнения титульника будет следующий:

  • первый блок (шапка) сверху листа с выравниванием по центру указывается заглавными буквами «МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ»;
  • ниже идет строка, где пишется наименование университета;
  • еще ниже с выравниванием по центру указывается факультет и кафедра;
  • второй блок по центру листа с таким же выравниванием пишется слово «ДОКЛАД» заглавными буквами;
  • строкой ниже указывается дисциплина «по дисциплине: наименование»;
  • еще ниже пишется «на тему: тема с заглавной буквы»;
  • далее идет третий блок с выравниванием справа, «Выполнил студент группы № ФИО», «Проверил преподаватель: Должность ФИО»;
  • четвертым блоком будет указание города и года снизу страницы с выравниванием по центру.

Титульный лист – это своего рода лицо и презентация проделанной работы, как его правильно делать, было наглядно описано в инструкциях и показано на примерах. Оформить его можно по правилам методички или ГОСТ. Тонкости, как будет делаться титульник, зависят еще и от учебного заведения.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Некоторые нюансы

  1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
  2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

  1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
  2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
  3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
  4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
  5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
  6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
  7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
  8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
  • ФИО;
  • Контактный телефон;
  • Должность;
  • Электронная почта;
  1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
  2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
  3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
  • Согласовано, отказано, не возражаю;
  • ФИО;
  • Подпись;
  • Дата;
  1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

Изменение параметров оглавления в документе Word

В программе Microsoft Word, при создании оглавления документа, используются взятые за основу встроенные или созданные самостоятельно стили заголовков.

Если в исходном документе нет заголовков, то вам потребуется предварительно их создать, чтобы потом при оформлении использовать автособираемое оглавление в Word.

Выполните следующие действия:

  1. Откройте документ Word.
  2. Выделите текст, который будет использоваться в качестве заголовка.
  3. Во вкладке «Главная», из области «Стили» задайте подходящий стиль для заголовка.

Примените выбранные стили для форматирования всех заголовков этого документа.

По умолчанию, в Microsoft Word доступны заголовки трех уровней вложенности: «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Заголовок 3». Обычно, в названии документа применяют стиль «Заголовок 1», в тексте для подзаголовков используют «Заголовок 2», а в файлах с более сложной иерархией не обойтись без подзаголовка «Заголовок 3».

Вы можете самостоятельно поменять настройки стилей:

  1. Нажмите стрелку в правом нижнем углу в области «Стили».
  2. В окне «Стили» нажмите на кнопку «Управление стилями».
  1. В окне «Управление стилями» поменяйте настройки выбранного стиля или создайте новый стиль.

В случае необходимости, в документ можно добавить стили для заголовков большей вложенности:

  1. Во вкладке «Ссылки» нажмите на кнопку «Оглавление».
  2. В контекстном меню выберите «Настраиваемое оглавление…».
  3. В окне «Оглавление», во вкладке «Оглавление», в разделе «Общие», в поле «Уровни» укажите цифру, подходящую для уровня заголовка.
  4. Нажмите на кнопку «ОК».

При необходимости, выберите больший уровень вложенности для заголовков, применяемых в данном документе: «Заголовок 4», «Заголовок 5» и т. д. Посмотрите, как отображаются новые заголовки этого документа в окнах «Образец печатного документа» или «Образец веб-документа».

Многие интересен ответ на вопрос о том, как сделать в содержании номера страниц автоматически. Если в оглавлении документа необходимо указывать номера страниц, то нужно активировать пункт «Показать номера страниц» (этот параметр включен по умолчанию). Соответственно, если в нумерация содержания вам не нужна в данном, конкретном документе, уберите флажок из этого пункта настроек в Ворде.

Настройте отображение номеров по правому краю. Этот параметр включен по умолчанию.

В поле «Заполнитель» выберите стиль для отбивки (точки, тире, сплошная линия) между названием заголовка и номером страницы. Подберите подходящий вариант или отключите этот параметр, чтобы убрать точки в оглавлении документа Word.

Удаление титульной страницы

На вкладке Вставка нажмите кнопку Номер страницы и выберите команду Удалить титульную страницу.

Источники

  • https://public-pc.com/kak-sdelat-titulnyj-list-v-word/
  • https://100umov.com/titulnyj-list-v-word/
  • https://konekto.ru/kak-sdelat-titulnyj-list.html
  • https://j4web.ru/programmy/titulnyiy-list-word.html
  • https://obrazovan.online/blog/kak-oformlyat-titulnyiy-list-doklada.html
  • https://support.office.com/ru-ru/article/%D0%B4%D0%BE%D0%B1%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%82%D0%B8%D1%82%D1%83%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B9-%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%86%D1%8B-79df80ec-266d-46d6-9382-6d70f1d13777

АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

Общие правила оформления документов

В соответствии с новым стандартом документы могут существовать не только на бумаге, но и в электронном виде. Если документ содержит более одной страницы, то каждая из них, начиная со второй, должна быть пронумерована.

При нумерации страниц нужно придерживаться следующих рекомендаций:

  • номер должен быть поставлен в центре верхнего поля документа;
  • отступ от верхнего края листа должен составлять хотя бы 10 мм.

Если оформление документа производится на обеих сторонах листа, ширину левого поля лицевой стороны и правого поля на обороте следует сделать одинаковой.

Приведенные в ГОСТе правила оформления документов устанавливают следующие требования к шрифтовому оформлению деловых бумаг:

  1. Следует использовать общедоступный шрифт, который может быть легально получен бесплатно. К таким шрифтовым начертаниям относятся, в частности, Times New Roman, Arial или Verdana.
  2. Рекомендуемые размеры шрифтов находятся в интервале от 12 до 14.
  3. В случае использования таблиц для их заполнения можно использовать шрифтовые начертания меньших размеров.
  4. Для того, чтобы выделить такие реквизиты, как адресат, заголовок к тексту или подпись, рекомендуется использовать полужирный шрифт. Также допускается его применение для отображения отдельных текстовых фрагментов.

Соответствующий стандарту документ оформляется с соблюдением предписаний, определяющих значения интервалов и отступов:

  1. Для выделения абзаца задается отступ – 1,25 см.
  2. Реквизиты документа, занимающие несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Если реквизит является составным, для разделения компонентов задается дополнительный интервал.
  3. Межстрочный интервал текста зависит от предназначения документа:
  • в общем случае интервал для деловых бумаг устанавливается в пределах 1-1,5;
  • если требуется издать документ и нужно уменьшить его масштаб, интервал между строками текста устанавливается равным двум.
  1. Межбуквенный интервал внутри слова специально задавать не надо, используется значение, установленное по умолчанию.

Отдельно оговорены требования к размещению текста на странице:

  1. Текст подлежит выравниванию по ширине (с учетом границ правого и левого полей страницы).
  2. Если реквизиты имеют угловое расположение, самая длинная строка не должна превышать 7,5 см.
  3. Наибольшая допустимая длина строки в случае расположения реквизитов в продольном порядке составляет 12 см.

Заголовок или подзаголовок документа должен выделяться на фоне остального текста. Его можно печатать с абзацным отступом или располагать по центру относительно текста, выровненного по ширине.

Для нормативных актов предприятия или учреждения следует оформлять титульный лист. Также он может потребоваться при подготовке многостраничной документации. Схема оформления титульного листа показана в приложении А к ГОСТу 7.0.97-2016.

Заключение

Сегодня мы снова немного углубили свои знания в такой замечательной программе, как Microsoft Word. Навык, как сделать титульный лист в ворде может оказаться бесценным. Предлагаю немного подвести итог нашей статьи.

Название способа Описание Назначение
Ручной Необходимо вручную задавать параметры, выставлять табуляцию и придумывать оформление Для создания титульника с уникальным оформлением или с определенными требованиями (ГОСТ)
Шаблон Простой способ, необходимо выбрать подходящий стиль и забить в готовый макет свои данные Для оформления каких-либо других документов, не требующих выполнения определенных условий.
Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector