Путевой лист грузового автомобиля: для чего он применяется, виды, образец заполнения 2019 года

Реквизиты путевого листа грузового автомобиля ИП

Все обязательные реквизиты путевого листа и способ их заполнения описаны в приказе Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Приказ Минтранса от 18.09.2008 №152 утратил силу.

В путевой лист необходимо внести сведения о собственнике (ИП), которые должны включать его Ф. И. О., адрес регистрации, ОГРН и телефонный номер для связи.

В графах, в которых требуется привести информацию об авто, указывается регистрационный номер грузовика, его марка и сведения о полуприцепе/прицепе (если он используется), показания одометра на момент выезда/въезда, время выезда/заезда из/в гараж (или автостоянку), а также дата и время проведения предрейсового (или предсменного) контроля технического состояния.

В графах о водителе вписываются его Ф. И. О., а также дата и время проведения медосмотра перед выездом и после него. Также в путевом листе может быть отображена и иная информация, если того требуют особенности деятельности ИП.

Дата-время проверки технического состояния грузовика и дата-время проведения медосмотра водителя должны быть заверены расшифрованными подписями ответственных лиц.

После завершения рейса (смены) водители должны сдавать каждый оформленный путевой лист в бухгалтерию (или ИП, если он ведет учет самостоятельно). Если форма путевого листа предусматривает наличие отрывных талонов, такой талон прикладывается вместе со счетом на оплату транспортных услуг и передается заказчику.

На какие реквизиты обратить внимание при проверке путевого листа в первую очередь, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и читайте о нюансах оформления документа

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.

1. Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
2. Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
3. Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
4. Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Что пишем на лицевой стороне бланка?

Водитель получает на руки путевой лист, заполненный диспетчером или другим уполномоченным лицом формы. Сам он не имеет права вписывать в документ какие-либо данные. Шофер только ставит там свою подпись в начале рейса и по возвращению из него. Путевка выписывается на любую легковую машину, которую используют в рабочих целях

При этом не столь важно, находится ли авто в аренде или в собственности предприятия, либо это личная машина сотрудника. Жестких требований к оформлению бланка путевого листа легкового автомобиля по форме 3 нет

Он может быть произвольный. Либо для удобства можно воспользоваться бланком государственного образца от 28 ноября 1997 г, утвержденным постановлением Госкомстата №78. Заполнение путевого листа формы 3 начинается с его лицевой стороны. Она содержит штамп фирмы-перевозчика, ее контактные данные и реквизиты, код ОКПО и ОКУД. Здесь следует указать:

1. Информацию о легковом автомобиле, его номерной знак, марку и модель, номер приказа об аренде (если машина арендована);
2. Личные данные шофера: ФИО, категория и номер водительского удостоверения, вид лицензии;
3. Подпись диспетчера, который выдает шоферу наряд.
4. Конечный пункт следования, время выезда и возврата машины.

Отметка медработника

Перед рейсом каждый водитель проходит освидетельствование, данные о котором вносятся не только в путевку, но еще и в специальный журнал. В него входит внешний осмотр, проверка на алкоголь при помощи алкотестера и на употребление психотропных веществ. Медсестра также выслушивает жалобы водителя (если они есть) и на основе всех этих данных принимает решение о допуске его на рейс. О чем и пишет в соответствующей графе лицевой стороны бланка путевого листа легкового автомобиля, визируя свои слова подписью.

Отметка автомеханика

Механик проводит техосмотр машины на предмет ее исправности. По итогам осмотра в путевом листе он указывает значение спидометра, информацию о количестве горючего в авто до и после рейса (нормативное и фактическое), марку бензина. Расход рассчитывается, исходя из километража, а также справочных норм на конкретный вид авто. Их можно посмотреть в методических рекомендациях, которые прилагаются к Приказу Минтранса РФ № АМ-23-р. При этом следует учесть поправочные коэффициенты на неблагоприятные погодные условия, перенаселенность города или использование машины после капремонта. Фактический расход вычисляют путем вычитания из объема заправленного горючего его остатка на момент окончания пути. По итогу после рейса нормативные и фактические показатели сравнивают. Делается вывод о том, перерасходовали топливо либо наоборот сэкономили. За достоверность этих данных механик несет ответственность, подтверждая это своей подписью.

Для чего нужен документ

Так называемые путевки — это учетные первичные документы, и ведение путевых листов на предприятии обязательно, если организации или индивидуальные предприниматели эксплуатируют автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств (ТС) и области их применения используют разные виды бланков. Отдельные их виды разработаны для владельцев и арендаторов:

• легковых автомобилей;
• грузовых автомобилей;
• специального транспорта;
• легкового такси;
• грузового такси;
• автобусов общественных и необщего пользования.

Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с приказом Минтранса №476 от 07.11.2017 в путевке указывают дополнительные сведения о собственнике транспортного средства: индивидуальные предприниматели — ОГРИП, а организации — ОГРН.

Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать собственный вариант, в котором учесть все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяют и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.

Прядок хранения документа

Путевой лист попадает в категорию первичной документации, которую необходимо хранить в организации в течение определенного периода времени. Как правило, такие документы хранятся на протяжении пяти лет. Однако если рассматривать «путевки», здесь имеются некоторые нюансы, из-за которых на многих предприятиях возникают проблемы.

Да, срок хранения «путевки» для автомобилей с повышенной грузоподъемностью составляет пять лет. Однако нужно помнить, если за этот период органы контроля не проводили проверки, нельзя уничтожать эти документы. Кроме этого, если работа является опасной, вредной и тяжелой, это дает водителю право на получение льготной пенсии. Нередко именно путевой лист является единственным подтверждением данного факта. В таких ситуациях хранить его необходимо не менее 75 лет.

По прибытию, шофер сдает «путевку» бухгалтеру. Она может храниться прямо здесь, или сдаваться в архив организации. Учитывая все особенности, здесь лист хранится до того времени, пока не наступить время его списывать. Как правило, храниться такие документы должны в отдельном помещении, которое оснащено глухими шкафами или специальными стеллажами. Чтобы бумажные документы не портились при длительном хранении, окна завешивают плотными шторами. Для этих целей многие организации оборудуют для архива подвальные помещения.

Правила заполнения

Путевки оформляют до начала выполнения рейса, если его длительность превышает рабочую смену, или до начала первого рейса, если за одну смену водитель успевает сделать несколько рейсов. В случае оформления нескольких путевок на одно ТС (если им пользуется несколько работников) дату, время и показания одометра вносят в документы следующим образом:

• в путевку на первый выезд — данные при выезде ТС с парковки;
• в путевку на второй выезд — данные при заезде ТС на парковку.

Рассмотрим, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля. В нем записывают данные о дате выезда грузовика и тип задания:

• командировка;
• работа по графику;
• работа в выходные или праздничные дни;
• колонна;
• бригада;
• и т.п.

Обязательным условием является точная информация о ТС и его водителе: надо вписать регистрационный номер, марку и гаражный номер ТС, данные на прицеп, если он используется, и Ф.И.О. водителя и сведения о его удостоверении. Рассмотрим детально пример заполнения путевого листа грузового автомобиля.

Графа «Задания водителю» содержит адреса и названия всех заказчиков. Затем указываем расстояние до каждого пункта назначения и отмечаем количество рейсов. В конце проставляем время прибытия и убытия ТС.

Раздел о движении горючего содержит поля для заполнения марки горючего, кода этой марки, времени работы двигателя ТС и специального оборудования, которое на нем установлено. Обязательно вписываем коэффициент изменения нормы расхода топлива, если ТС эксплуатируется в особых условиях, например, в мороз. Все заполненные графы заверяются подписями ответственных лиц.

Путевые листы хранятся в бухгалтерии у владельца или арендатора транспорта. На основе путевых листов ведется учет работы автомобиля, поэтому их желательно хранить вместе с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки. Принимает путевки у водителей механик или диспетчер. Если произошли какие-то поломки, то в графу «Отметки» такое уполномоченное лицо вносит информацию о произведенном ремонте, его стоимости и о запасных частях, которые были использованы. На основании этих данных бухгалтерия, куда обязательно подлежит сдаче путевка, должна рассчитать зарплату и затраты на эксплуатацию ТС.

IV. Обработка путевых листов

22. Обработка путевых листов может производиться автоматизированным с применением ЭВМ, механизированным с применением ПВМ и КВМ и ручным способами.

Путевые листы, подлежащие автоматизированной обработке на ЭВМ, проходят предварительную обработку, которая заключается в кодировании информации (заполнении граф), подготовке и переносе информации на машинные носители.

23. При автоматизированной обработке путевых листов данные машинограмм, полученных с ЭВМ, могут не переноситься на бланки путевых листов. При этом машинограмма должна содержать показатели, соответствующие утвержденному разделу «Результаты работы автомобиля и прицепов».

24. В разделе «Результаты работы автомобиля и прицепов»:

24.1. Расход горючего определяется по общему пробегу и выполненным тонно — километрам автомобиля за день (смену) его работы. При подведении итогов работы в путевом листе указываются наряду с фактическими расходами расходы по нормам, утвержденным для отдельных марок автомобилей.

24.2. Время в наряде в часах определяется с момента выезда автомобиля из гаража до его возвращения в гараж, за вычетом времени на обед и отдых водителя (согласно положению, существующему на автотранспорте). Целодневные простои из-за бездорожья, технических неисправностей и т.п. из часов в наряде исключаются.

Время в движении составляет разницу между временем в наряде и временем в простоях. Время в простоях определяется путем суммирования времени простоев под погрузкой и разгрузкой, времени на простои, вызванные техническими неисправностями автомобиля в пути, заменой резины, непроезжим состоянием дорог и др. Простои под погрузкой и разгрузкой определяются по записям о простоях, указанных в товарно — транспортных накладных.

Простои по техническим неисправностям и прочим причинам определяются по записям в разделе путевого листа «Простои на линии». Итоги по простоям даются отдельно по простоям под погрузкой и разгрузкой, сверхнормативным простоям и простоям, вызванным техническими неисправностями.

24.3. Количество ездок с грузом определяется путем подсчета всех ездок с грузом между пунктами погрузки и пунктами разгрузки.

24.4. Общий пробег автомобиля должен соответствовать разнице между показаниями спидометра при возвращении в гараж и при выезде из гаража.

Пробег с грузом равняется сумме расстояний по всем ездкам с грузом, указанным в ТТН.

Пробег без груза составляет разницу между общим пробегом и пробегом с грузом.

24.5. Общее количество перевезенного автомобилем груза определяется по товарно — транспортным накладным путем подсчета количества груза, доставленного в пункты назначения.

24.6. Тонно — километры определяются путем умножения количества (массы) перевезенного груза по каждой ездке (заезду) на расстояние каждой ездки (заезда) между пунктами погрузки и разгрузки.

Общее количество тонно — километров, сделанных грузовым автомобилем за день работы (смену), будет равно сумме тонно — километров по всем ездкам (заездам) с грузом.

25. Зарплата водителю указывается на основании данных таксировки всех товарно — транспортных накладных, приложенных к путевому листу.

Как выглядит образец путевого листа легкового автомобиля на месяц

На месяц путевой лист мог оформляться до 01.03.2019. В целом путевой лист легкового автомобиля формы 3 на месяц заполнялся так же, как и обычный, но в нем, как правило, возникала необходимость указать конкретный день выезда машины на задание и возврата в гараж.

С 01.03.2019 возможность составлять путевой лист на месяц приказом Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152 не предусмотрена. Он составляется строго на смену или рейс. В приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368, действующем с 01.01.2021, пункт 9 говорит о том, что путевой лист так же, как и ранее, оформляется на смену или рейс. Возможность оформлять путевой лист на месяц в нем отсутствует.

Срок действия путевого листа в 2021 году

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС

Заполнение путевого листа грузового автомобиля: порядок и условия оформления

• Путевка выписывается на каждое транспортное средство отдельно. Документ оформляют до начала рейса или смены. В случае, когда на одном автомобиле работают посменно, можно оформить два п/л на одно ТС для каждого водителя. Показания одометра, время выезда и возвращения на место стоянки указывает водитель, если он является одновременно ИП. В случае с юрлицом, сведения вносит контролер технического состояния ТС, ответственный за выпуск на линию исправного грузового автомобиля. На эту должность назначают механика, соответствующей квалификации Необходимы штампы медицинского и технического работника. При посменном графике работы, когда на одно ТС оформляют две путевки, показания одометра до выезда автомобиля со стоянки прописывают в первой. Сведения по возвращении на место парковки — в п/л водителя, работающего последним. Путевые листы 5 лет хранятся в организации, которая является собственником грузового автомобиля.

Вывод: Каким бы бланком не пользовались, найдете в интернете кем-то разработанный для своей организации или добавите недостающие реквизиты в госкомстатовский вариант путевого листа для грузового автомобиля, главное — это правильно отобразить требуемые сведения. Подойдет любая форма, так как, какие-либо стандарты отсутствуют и не являются обязательными.

Этим отличается образец 2020 года, что унифицированной формы не существует.

Образец путевого листа 2020 года

В разъяснительном письме Минтранса №ДЗ/10239-ис (14/05-19 г.) говорится, что стандартная форма бланка путевого листа, в том числе, грузового автомобиля не установлена. Для ведения учета по списанию ГСМ, начислению заработной платы водителю, налогообложения, подтверждения целевого использования ТС и прочих видов бухгалтерской и правовой отчетности можно использовать индивидуально разработанный документ, содержащий обязательные реквизиты.

За основной регламент оформления приняты:

1. Приказ Минтранса №152 2. Статья 20 Федерального закона №196-ФЗ (10/12-95 г.)

Приведенные в статье сведения необходимо вносить в путевой лист обязательно. Остальное на усмотрение транспортной компании в зависимости от рода деятельности.

При эксплуатации грузового автомобиля и прочих типов ТС новым требованием является:

1. Отсутствие штампа организации.

Ставить печать не требуется. 2.

Отсутствие штампов медика и механика. Достаточно подписи с расшифровкой фамилии + инициалы.

3. Срок действия п/л сокращен до суток (рабочий день) или 1 смены.

На более длительный период выписывается только при командировках. 4.

Выпуском автомобиля на линию занимается лицо, назначенное на должность контролера технического состояния ТС, к которому предъявляются особые квалификационные требования. Он записывает показания одометра, время выезда и приезда на место парковки.

Исключением является ИП, совмещающий деятельность водителя. 5.

Мнение эксперта
Ильин Георгий Северинович
Практикующий юрист с 6-летним опытом. Специализация — уголовное право. Преподаватель права.

Вместо печатей о прохождении предрейсового и послерейсового медицинского осмотра и подтверждения, что водитель допущен к управлению ТС, достаточно указать (добавить поля) требуемый вид (до или после рейса) медосмотра пройден.

Путевые листы для грузовых автомобилей — это форма первички, которую обязаны вести учреждения, эксплуатирующие грузовые авто. Разберемся в особенностях составления и учета путевых листов для грузового автотранспорта и расскажем, как заполнять действующие формы бланков.

Форма путевого листа: обязательные реквизиты

Со вступлением в силу закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» использование унифицированных форм первичных документов перестало быть обязательным. Предприятие может разработать и применять собственные образцы, но в них должны отражаться все необходимые данные.

Бланк путевого листа содержит следующую информацию:

1. Наименование организации, владеющей транспортным средством.
2. Сведения об автомобиле, в том числе отметка о технической исправности.
3. Данные водителя, а также отметка о том, что он допущен к управлению автомобилем по состоянию здоровья.
4. Показатели работы машины и водителя. Сюда включаются пробег, время в поездке и прочее.

При использовании унифицированной формы нужно заполнять строки для отметок медицинского работника перед рейсом и после него. При оказании транспортных услуг потребуется еще строка для подписи механика, подтверждающая, что машина исправна.

Важно! Если на одном автомобиле работает два водителя или более, отдельный путевой лист выписывается каждому из них. Следует корректно заполнять графы, отведенные для показателей работы шофера и автомобиля

Эти значения важны для начисления водителю заработной платы. Также на их основании происходит списание расходов на ГСМ

Следует корректно заполнять графы, отведенные для показателей работы шофера и автомобиля. Эти значения важны для начисления водителю заработной платы. Также на их основании происходит списание расходов на ГСМ.

Кто должен заполнять и вести учет

До выдачи документа водителю его заполнение осуществляется диспетчером организации-владельца автотранспорта или иным лицом, на это управомоченным.

Как правило, заполнение “шапки” и других исходных данных (ФИО водителя, ГРЗ транспортного средства и др.) осуществляется уполномоченным сотрудником кадровой службы.

Далее документ выдается водителю грузовика на руки, после чего он проходит медосмотр и предоставляет ТС технику-механику. Оба должностных лица ставят свои подписи и отметку о допуске.

Остальные отметки производятся заказчиками автотранспортных услуг. Например, в форме 4-П учреждение, заказавшее перевозку грузов, заполняет оборотную сторону об этапах выполнения задания – показание одометра при прибытии и убытии, количество приложенных к путевому листу товарно-транспортных накладных, причина простоев (если таковые имели место быть) и др.

Все выданные ПЛ подлежат учету в журнале движения. В нем свои подписи ставят водитель, диспетчер, а также бухгалтер, принявший документ для начисления в текущем месяце заработной платы согласно повременной или сдельной системе.

После надлежащего оформления и начисления бухгалтерией заработной платы ПЛ подлежит хранению в организации в течение не менее, чем 5 лет (п. 18 Приказа).