Можно ли оформить путевой лист на месяц и другие нюансы заполнения путевых листов

Нужны ли путевые листы на служебный автомобиль 2020

• Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять автомобилем? Оформите доверенность на право управления служебным автомобилем. Добавьте в должностную инструкцию сотрудника или его трудовой договор (допсоглашение) пункт о возможности использования служебного автомобиля (в разделе «Права» или «Обязанности»).* Пример Пропишите в должностной инструкции, что по роду своей деятельности работник эпизодически может использовать служебный транспорт для выполнения своих должностных обязанностей. Проведите инструктаж на рабочем месте для водителей, ознакомьте с инструкцией по охране труда для водителей. Это несложно, тем более, потому что путевой лист может быть оформлен на срок до 1 месяца (п. Предоставление служебного автомобиля может рассматриваться и как один из видов социальных гарантий работнику. Если работник, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, выполняет дополнительно обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплата (ч. А раз нет совмещения, значит, и доплата работнику не положена.
• Запрещается перевозить пассажиров, багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. На основании сказанного считаем, что при совершении служебных поездок лица, допущенные к управлению автотранспортом, должны быть обязательно обеспечены путевыми листами в случае перевозок грузов, пассажиров и багажа. Оформляейте путевые листы во всех случаях, чтобы избежать ненужных разногласий и разбирательств с ГИБДД. Надо ли доплачивать сотруднику, управляющему служебным автомобилем? Поскольку предоставление автомобиля не меняет его трудовую функцию (новая трудовая функция не возникает).
• Проводите предрейсовый медосмотр сотрудника, управляющего автомобилем. За отсутствие предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать организацию на 30 тыс. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п. То есть в нормативном акте речь идет не только об автотранспортных предприятиях, но и о любых юр. Сотрудники ГИБДД считают обязательным соблюдение положений данного документа юр. И судебная практика это подтверждает (см., например, определение ВС РФ от № 302-КГ14-529). Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство (п. То есть согласно требованиям приведенных выше документов, если ни грузы, ни пассажиры, ни багаж автотранспортным средством не перевозятся, то и путевой лист может не оформляться. Если работник не возит грузы или людей, а только себя, это не может рассматриваться как совмещение должностей.
• Они руководствуются требованиями: • Федерального закона от № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав); • Правил дорожного движения РФ (далее — ПДД); • приказа Минтранса России от № 152 «Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ № 152).
• Водитель в установленных случаях обязан иметь его при себе и по требованию сотрудников ГИБДД передавать для проверки (п. Дополнительно к теме О путевых листах Сотрудники ГИБДД проверяют документы, связанные с эксплуатацией транспортных средств, и порядка их заполнения.

• В настоящее время Налоговым кодексом предусмотрено, что экологический налог за выбросы от мобильных источников выбросов не исчисляется и не уплачивается.
• Следовательно, путевой лист необходим не только для исчисления экологического налога и, конечно же, выписывать его нужно.
• трудовая инспекция запрашивает путевые листы, у меня за территорию выезжает только один автомобиль, остальные перемещаются по территории (вилочные погрузчики)-нужны ли для них путевые листы и за какой период времени??
• Расходы на горюче-смазочные материалы и их признание в налоговом учете — «больной» вопрос для бухгалтеров большинства организаций.
• В каких размерах и на каком основании можно уменьшить базу по налогу на прибыль по этим расходам, рассказывает Л. Фомичева (728-82-40,), консультант по налогам и сборам.

Отметка о предрейсовом медосмотре

К обязательным реквизитам путевого листа отнесены дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (пп. 2 п. 7 раздела II Порядка). Поэтому отсутствие в путевом листе отметки о прохождении медицинского осмотра формально может говорить о несоответствии путевого листа требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Напомним, что на основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

В то же время расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Отметка о прохождении медосмотра по своей сути не является реквизитом, без которого налогоплательщик не сможет определить производственную направленность расхода и его размер для отражения в налоговом учете. Приказ N 152 издан во исполнение требований УАТ, а это означает, что он не распространяется на нетранспортные организации. Более того, для целей налогообложения расходы на ГСМ можно подтвердить и любыми другими документами в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ.

Судебная практика по рассматриваемому вопросу свидетельствует о том, что факт отсутствия в путевом листе отметки о медосмотре не влияет на обоснованность и величину расходов на ГСМ, учитываемых в целях налогообложения прибыли. При отсутствии признаков недобросовестности налогоплательщика и доказательств формальности представленных им документов суды отклоняют доводы налоговых органов о нарушениях в заполнении отдельных реквизитов путевых листов.

В частности, в постановлении АС Поволжского округа от 30.11.2015 N Ф06-3408/2015 по делу N А55-30093/2014 судьи указали: само по себе отсутствие в путевых листах даты предрейсового медицинского осмотра водителя и расшифровок подписей диспетчера (механика) на разрешение выезда транспортного средства не может являться достаточным основанием для исключения расходов из базы по налогу на прибыль и отказа в вычете по НДС при том, что представленные наряду с путевыми листами иные документы позволяют идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю и целям его использования и свидетельствуют об их соответствии положениям ст. 169, , , НК РФ. Аналогичная правовая позиция изложена в следующих судебных актах:

• постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 31.08.2011 N А53-26379/2010;

• постановление ФАС Московского округа от 10.08.2009 N КА-А40/7253-09;

• постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.09.2008 N 17АП-5572/08, где прямо указано, что отсутствие отметки о предрейсовом медицинском осмотре не лишает организацию права на признание в расходах по налогу на прибыль затрат на приобретение ГСМ, и др.

Вместе с тем, если существуют другие свидетельства фиктивности транспортных расходов, отсутствие отметки о предрейсовом осмотре в путевом листе может быть дополнительным подтверждением нереальности операции по приобретению ГСМ (смотрите, например, постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.12.2012 N А63-9056/2012, решение Арбитражного суда Ставропольского края от 28.09.2012 N А63-9056/2012).

Кому необходимо использовать путевой лист в своей работе

В соответствии с п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ использовать транспортное средство без оформления путевого листа запрещено в следующих случаях:

• при перевозке пассажиров;
• перевозке багажа, грузов, товаров;
• использовании такого наземного транспорта, как трамвай, троллейбус, автобус.

Возможна ситуация, когда сотрудник организации не является водителем, не перевозит пассажиров и грузы, а использует автомобиль в рабочих целях для передвижения. Грозит ли штраф за путевой лист в такой ситуации? Однозначного ответа на этот вопрос на сегодняшний день нет. Есть подтвержденное судами мнение, что в данной ситуации путевой лист не нужен (см., например, решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 № 7-161/2013). Однако стоит отметить, что сотрудники ГИБДД могут придерживаться иной точки зрения, поэтому существует большая вероятность того, что свою правоту придется отстаивать в судебном порядке.

Мы рекомендуем в такой ситуации выдавать путевой лист сотрудникам, чтобы избежать споров с ГИБДД и, как следствие, возможных судебных разбирательств. Помимо этого, нельзя забывать, что путевой лист является документом, подтверждающим расход ГСМ. Это еще один очевидный факт в пользу выдачи путевых листов.

Исходя из вышесказанного, получается, что все организации, применяющие транспортные средства в своей работе, должны использовать путевые листы. Здесь хотелось бы отметить, что путевой лист обязаны оформлять даже индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе собственные транспортные средства и самостоятельно осуществляющие перевозку пассажиров или грузов.

Об особенностях оформления путевого листа ИП читайте в этом материале.

Единственным случаем, когда оформление путевого листа не является обязательным, будет ситуация, когда физическое лицо использует собственное транспортное средство в своих целях либо передает его по доверенности другому физическому лицу.

Образец путевого листа на директора

Директор может использовать автомобиль компании как для служебных поездок, так и для личных дел. Путевой лист на такой транспорт необходимо оформлять в том случае, если компания оплачивает ГСМ для авто. Этот документ будет свидетельствовать о расходах горючего, которые затем можно списывать в налоговом учете при расчете налогооблагаемой базы по прибыли (Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354 и Определение ВАС РФ от 30.08.2013 г. № ВАС-11880/13).

Внимание! Согласно Письму Минфина РФ от 09.03.2017 г. № 03-04-05/13125 при оплате ГСМ на автомобиль, которым директор пользуется в личных целях, у него возникает доход в натуральной форме

С него необходимо исчислять и удерживать НДФЛ.

Если автомобиль арендован

Самые распространенные варианты замены собственному транспорту:

• Покупка готовой услуги по перевозке.
• Аренда машины с выполнением работ своими силами.
• Аренда машины с экипажем для выполнения работ.

Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.

При аренде автомобиля все равно потребуется оформление путевых листов для подтверждения трудочасов водителя и затраченного топлива.

Теперь рассмотрим ситуацию, когда вы арендуете автомобиль с экипажем. В этом случае, тем не менее, опять же возникает необходимость учета и списания затрат на топливо и расходные материалы для машины. Учесть и списать их нет другого способа, кроме как составить путевой лист. Доказать при необходимости, что водитель находится за рулем по служебным делам, можно тоже только с помощью этого документа.

Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.

Данные принципы взаимодействия применимы вне зависимости от того, идет ли речь об аренде грузового автомобиля или легкового. Возможна ситуация, когда работодатель пользуется услугами частного лица (своего сотрудника, например) для передвижения по служебным делам и перевозки на его личном автомобиле.

В этом случае возможно компенсировать затраты сотрудника на заправку машины соответствующими премиями. Но тогда законодательство расценит их как обычную зарплату, и придется заплатить страховые взносы и налог 13%. Чтобы этого избежать, можно заключить договор аренды между юридическим и физическим лицом, выдавать путевые листы на арендованные у сотрудников авто на каждую рабочую поездку и учитывать ГСМ при уменьшении налоговой базы.

Составные части журнала

Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).

В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.

Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:

• Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
• Когда был выдан путевой лист (дата).
• Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
• Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
• Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
• «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
• Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
• Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.

Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.

Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.

Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.

Где взять актуальный бланк путевого листа

Существуют сервисы, на которых в режиме онлайн формируют лист, в соответствии с нормативными требованиями, беря в качестве примера унифицированный вариант. Исправляют ошибки, добавляют недостающие графы. Как правило, за это взимают плату — 500 рублей.

Разработать новую форму можно самим, скачав бесплатно стандартный путевой лист в формате Excel. Работая с таблицами, исправляют ошибки в реквизитах, добавляют несуществующие параметры. Так как актуальный образец отсутствует, опираются на Приказ №368, включая необходимые сведения.

При формировании бланка любым из способов учитывают вид транспортного средства и особенность деятельности организации. Разработанный самостоятельно документ утверждают внутренним распоряжением, отражая в учетной политике компании. Например, для каждого вида берут соответствующую определенному транспорту межотраслевую форму:

• легковые авто — №3 и №3 (спец);
• грузовые — №4-С и №4-П;
• автобусы: №6 — общественный; №6 (спец) — необщего пользования;
• такси — №4
• журнал учета п/л — №8
• товано-транспортная накладная — №1-Т

Ссылка: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_32449/8a1e4e62ffc93f7d59b44c54819053f7adb911e8/

Пользуясь госкомстатовским бланком, обязательные реквизиты вносят, хотя графы для этого отсутствуют. Пусть возникают незначительные накладки. Пока на это закрывают глаза, принимая п/л в качестве первично-отчетного документа по списанию ГСМ и начислению зарплаты водителю, старыми формами можно пользоваться. Главное — при заполнении отразить сведения, согласно требованиям Минтранса. Потому что без них, путевой лист могут признать ничтожным со всеми вытекающими последствиями.

Если в путевом листе не проставлен штамп о медосмотре

В случае нарушения порядка заполнения путевого листа в части медицинского осмотра вы можете получить последствия сразу в нескольких инстанциях:

• Налоговая инспекция при проверке может признать недействительными неверно оформленные путевые листы и не признать расходы, списанные по ним. Соответственно, и доначислить налоги за весь проверяемый период.
• При проверке документов инспектор ГИБДД может выписать штраф за отсутствие отметки о прохождении предрейсового медосмотра. За такое правонарушение могут оштрафовать и водителя на 3 000,00 руб., и его руководителя, который отвечает за выход на смену водителя (на 5 000,00 руб.), и организацию на 30 000,00 руб. (ст. 12.31.1 КоАП РФ).
• Игнорируя медицинские осмотры водителей, вы таким образом нарушаете права работников на охрану здоровья (ст. 24 ТК РФ). Это соответствует статье 5.27.1 КоАП, которая за допущение к работе сотрудника без прохождения медосмотра предусматривает штраф для должностных лиц и для частных предпринимателей от 15 000,00 до 25 000,00 руб., для юридических лиц – от 110 000,00 до 130 000,00 руб.
• В случае ДТП и причинения вреда здоровью сотрудника и окружающим, если доказана связь неудовлетворительного состояния здоровья и произошедшей ситуации – наступает уголовная ответственность по ст. 143 УК РФ. Причинение тяжкого вреда здоровью человека наказывается штрафом до 400 000,00 руб., или совокупным доходом виновного за 18 месяцев, либо обязательными исправительными работами, либо лишением свободы на срок до одного года, лишением права занимать конкретные должности. При летальном исходе наказание – принудительные работы или лишение свободы на срок до 4 лет с лишением права работать в определенной сфере и занимать определенные должности в течение трех лет (не обязательно, по решению суда). При смерти нескольких лиц – принудительные работы или лишение свободы на срок до 5 лет с лишением справа работать в определенной сфере и занимать определенные должности в течение трех лет (не обязательно, по решению суда).
• Если же будет обнаружено нарушение порядка проведения медицинского осмотра, грозит административный штраф по ст. 11.32 КоАП РФ должностным лицам – от 2 000,00 до 3 000,00 руб., частным предпринимателям и юридическим лицам – от 30 000,00 до 50 000,00 руб.

Обобщая вышесказанное, можно с уверенностью заключить, что экономия на медицинском освидетельствовании водителей – не самое лучшее решение. Безопаснее сокращать расходы за счет других статей бюджета.

Заполняем путевой лист специального автомобиля

Путевой лист оформляют перед выездом на задание. Составляют бумагу в одном экземпляре. Форма №3 спец. используется только для одного или двух заказчиков. Если их в течение рабочего дня или смены больше, то оформляют новый лист.

Заполнение путевого листа ложится на плечи диспетчера или другого назначенного сотрудника. Можно составлять путевой лист на бумаге, а можно на компьютере в специальной программе. Свою часть бланка водитель заполняет, как правило, от руки. Он вносит информацию о совершенной поездке и работе, а также ставит подписи о приеме и сдаче машины.

Лицевая сторона

Итак, диспетчер начинает вносить информацию с шапки документа. Что следует указать:

• номер и серию путевого листа (если серия обозначается);
• полное наименование организации, адрес, номер телефона, ОГРН или ОРГНИП;
• код ОКПО;
• режим работы;
• колонну, бригаду (наименование или номер);
• данные об автомобиле: марку, государственный номер и гаражный (если имеется). Информация должна соответствовать той, которая указана в документации;
• ФИО водителя, номер его удостоверения и класс или категорию;
• данные о лицензионной карточке, если водитель работает по лицензии (номер, серию);
• марку прицепа, государственный и гаражный номер, если прицеп используется.

Далее располагается таблица с данными о работе водителя и автомобиля. При выезде из гаража отмечают время по графику, цифры пробега, показания спидометра, время фактическое: число, месяц, часы, минуты. Те же самые данные диспетчер должен указать в конце смены или рабочего дня, но только в графе «Возвращение в гараж».

Справа находится таблица со сведениями о движении горючего. Необходимо указать: марку и код топлива, сколько выдано, сколько было при выезде, сколько осталось по возвращении и сколько сдано, коэффициент изменения нормы. Здесь же указывают время работы двигателя и специального оборудования машины. Под каждым из показателей должны расписаться заправщик, механик, диспетчер.

После этого следует графа, где указывают серии и номера выданных талонов заказчика. Сами талоны расположены на специальной отрывной части документа.

Следующая таблица — с заданием водителю. Ее также заполняет диспетчер. Необходимо указать следующую информацию:

• в чью распоряжение отправляется транспорт с водителем (название компании и адрес);
• время прибытия и убытия на объект;
• вид работ, которые необходимо выполнить;
• примечания.

Далее расписываются:

• диспетчер (он также отмечает количество выданного горючего);
• фельдшер после предрейсового осмотра — в том, что водитель по состоянию здоровья может приступить к работе;
• механик — в том, что транспорт технически исправен при выезде и при возвращении;
• водитель — в том, что принял автомобиль в исправном состоянии, а затем — сдал.

Важно! Каждая подпись ставится в свое время после тщательного осмотра. Допуск к работе невозможен без проверки состояния здоровья водителя и технического состояния машины

Оборотная сторона

Таблицу с данными о выполнении задания заполняет водитель. Что нужно отметить:

• маршрут движения или объект работы;
• наименование работы и ее код;
• время прибытия на объект и убытия с него;
• показания спидометра во время прибытия и во время убытия.

В последнем столбце должен расписаться заказчик работ и поставить печать, если компания продолжает ее использовать.

Далее следует таблица, где нужно указать ответственных за безопасное перемещение груза со стороны исполнителя и заказчика, ФИО стропальщиков и номера их удостоверений.

Следующую часть бланка заполняют уже в бухгалтерии. Данные нужны для расчета заработной платы водителю. Необходимо внести следующую информацию:

• расход горючего по норме и фактически;
• какое время водитель провел в наряде;
• какое время заняли простои, если таковые имели место;
• пробег.

Если были простои, то сведения о них заносят в соответствующую таблицу. Указывают наименование, код, время начала и окончания простоя. Ответственное лицо ставит свою подпись.

В последней табличке отмечают сумму заработной платы за смену, расписывается бухгалтер.

Талоны для заказчиков

Путевой лист содержит отрывные талоны для заказчиков. Они нужны для выставления счета данной организации. Что должно быть указано в таком талоне:

• номер путевого листа;
• дата составления листа;
• наименование компании, предоставляющей автомобиль;
• госномер машины;
• ФИО представителя заказчика;
• время прибытия и убытия;
• данные спидометра в момент прибытия и убытия;
• подпись представителя заказчика;
• название и код выполненных работ;
• данные о сумме оплаты;
• подпись таксировщика — бухгалтера.

Талон заполняет организация-владелец транспортного средства.

Порядок и правила заполнения 2018

Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997 предусмотрены установленные, но не обязательные бланки для определённых категорий ТС: для легковых автомобилей – формы № 2, 3-спец; для такси ­– № 4; для автобусов, осуществляющих перевозку пассажиров – № 6, 6-спец. Правильное оформление путевого листа грузового автомобиля предусматривается по формам № 4-С, 4-П.

Обязательно должны иметься следующие реквизиты:

1. Название и номер документа. Название должно оформляться согласно типу транспортного средства (легковое, грузовое, трамвай и т. д.). Номер ставится у заголовка в порядке, соответствующем хронологии системы нумерации, установленной руководителем.
2. Срок действия. Указывается дата начала ведения и период использования документа. Как правило, он является однодневным. Общий срок использования не должен превышать одного месяца.
3. Информация о категории транспортного средства. Обязательно отражаются тип ТС и марка, наличие или отсутствие прицепа, гос. знак автомобиля, километраж пробега, дата и время, когда автомобиль выехал на рейс и вернулся на стоянку, показания данных одометра.
4. Сведения о владельце ТС. Указывается наименование, форма организации, адрес и телефон предприятия. ИП вписывают свои личные данные – Ф.И.О., телефон, почтовый адрес.
5. Данные водителя. Фамилия, имя, отчество. Отметка результата медицинского осмотра, а также время его прохождения перед выходом на рейс.

Документ составляется на все транспортные средства, используемые для пассажирских и грузоперевозок.

В заголовке должны присутствовать штамп и печать предприятия или личная печать предпринимателя, являющегося собственником машины.

Время выезда из гаража, время возвращения служебного транспорта, показания спидометра отмечаются уполномоченными лицами, назначенными внутренним приказом руководства. Сведения обязательно заверяются подписью ответственных сотрудников и закрепляются печатью. Если директор фирмы либо сам индивидуальный предприниматель берётся за управление автомобилем, совмещая руководство с водительской должностью, подобное заверение не требуется.

Медицинский работник вписывает в документ дату, время и результаты медицинского осмотра. И также заверяется личной подписью с инициалами, штампом.

Срок хранения транспортной сопроводительной документации – 5 лет.

Разрешено добавление дополнительных реквизитов, которые отражают отличительные черты служебной деятельности (наименования типа груза, пассажирские перевозки и т. д.).

Документ заполняется с двух сторон – оборотной и лицевой.

Последовательность заполнения лицевой стороны:

1. Штамп фирмы проставляется в верхней части, номер и серия, дата немного ниже.
2. Чуть ниже пишется название, адрес и телефон организации, регистрационный код.
3. Следующий шаг – заполнение информации о транспортном средстве и его характеристиках.
4. Далее, данные водителей – Ф.И.О., табельный номер, данные водительских прав.
5. Специальный раздел о лицензионной карточке заполняется некоторыми организациями. К примеру, таксисты.
6. Отдельно раздел с указанием показаний спидометра, остатка ГСМ и технического состояния авто заполняют механики.
7. По окончании заполнения определяются личные задания для каждого сотрудника и путёвки передаются водителю.

Оборотная сторона предназначена для водителей. На ней отмечается процесс выполнения заданий. Указывается место и время отправления и прибытия, пройденный километраж и закрепляется это подписью шофёра. В нижней части документа отображается количество отработанных часов и пройденных километров за день.

В зависимости от того, какая система оплаты на предприятии, зарплата начисляется исходя из заполненных данных, а после передаётся в бухгалтерию.

Особенности заполнения на линии:

1. Обязательно проставляется время с точным указанием часов и минут на тот момент, когда клиентам показывается бумага.
2. В графе «Заказчик» клиенты должны поставить свои подписи, подтверждая правдивость информации.
3. Заказчики заполняют графы прибытия и убытия, списывая показания со спидометра.
4. Свои замечания клиенты могут оставить в строке «Особые отметки».

При возвращении автомобиля в гараж, механик заполняет раздел о работе – здесь пишется точное время возвращения вплоть до минут, а также поля об остатке горючего и показания спидометра. Достоверность информации подтверждается подписью механика.

Для наглядного примера как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля образец легко найти на просторах интернета.

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Оформлением формы 3 в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму 3 может непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, ведь уполномоченное лицо несет ответственность за наличие путевого листа, а также за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением путевых листов занимается сам водитель (это не запрещено), он также должен заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.

Унифицированную форму № 3 можно применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. В частности, там сказано, что на каждом учетном документе должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС (не путать с круглой печатью)

Кроме того, нужно принимать во внимание и другие требования к оформлению формы

Указывать показания приборов необходимо как перед выездом с парковочного места, так и при возвращении на него. Учитываются такие приборы, как датчик топлива, одометр и другие.

Требования к заполнению путевки:

• освидетельствовать техническое состояние ТС должен уполномоченный специалист, например механик. Он должен поставить в документе свою подпись перед выездом в рейс ТС;
• освидетельствовать состояние здоровья водителя должен медработник. При заполнении должны быть указаны дата и время и проставлена личная подпись. Также должна быть запись, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей»;
• хранить закрытые путевки, по требованию Приказа Минтранса России № 152, необходимо в течение пяти лет.

Остановимся подробнее на заполнении путевого листа.

Левая верхняя часть листа:

• дата выхода в рейс;
• наименование организации;
• данные водителя;
• данные автомобиля;
• время выезда со стоянки;
• время возвращения;
• информация о медосмотре;
• данные медсотрудника, ответственного за проведенные процедуры.

Правая часть бланка:

• коды из учредительных документов организации;
• номер бланка;
• километраж;
• данные сотрудников, проводящих техосмотр транспортного средства;
• марка топлива;
• выданное количество ГСМ.

Нижняя часть бланка:

• подпись лица, выдающего исправное транспортное средство;
• подпись водителя.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3), титульный лист

Обратная сторона заполняется лицом, принявшим автомобиль после рейса:

• маршрут;
• время;
• пройденный километраж;
• подпись водителя.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист является первичным бухгалтерским документом и необходим для бухгалтерской отчетности в части подтверждения расходов на топливо, учета отработанных водителем часов, начисления амортизации машин по пробегу и времени использования. А также для подтверждения по запросу сотрудника ДПС, что водитель в данный момент едет не по частным делам, а находится при исполнении трудовых обязанностей.

Путевые листы обычно выписывают или специальные сотрудники отдела логистики (диспетчеры), или сотрудники отдела бухгалтерии. Бланки путевых листов существуют для каждого вида транспорта в зависимости от габарита и функции и продаются в канцелярских магазинах. Можно также установить специализированную программу, которая предназначена для отслеживания движения и печати бланков путевых листов.

Порядок хранения документа

Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами — приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.

Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.

А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.

Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.

Внимание! Кроме этого, поскольку путевка выступает в качестве документа бухгалтерского или налогового учета, то на нее также распространяются положения НК и закона о бухучете. Первый определяет срок хранения документов не меньше 4 лет, а во втором — 5 лет

Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры

3) в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов;

1. Обязана ли организация выдавать путевой лист в рассматриваемом случае? Может ли организация выписывать путевой лист на год, или она обязана выписывать его на каждую поездку? Должен ли выписываться путевой лист в случае, если сотрудник управляет автомобилем по доверенности?

Нужен Ли Путевой Лист Директору На Служебную Машину В 2021 Году

Расширен перечень видов госконтроля, при которых применяется риск-ориентированный подход. Теперь в этот список включены и проверки за соблюдением требований трудового законодательства, проводимые трудинспекцией.

Наличие доверенности на текущий момент не является необходимым для управления транспортным средством – достаточным подтверждением наличия права на управление им является полис ОСАГО. Однако если транспортное средство принадлежит предприятию, оно вправе выдавать доверенности на использование собственного имущества, в том числе и на управление находящимися на балансе организации автомобилями. Налоговая служба изменила свою позицию, касательно заполнения поля 101 «Статус плательщика» в платежках на перечисление страховых взносов. Теперь юрлицам рекомендуется использовать статус «01», а ИП – «09». С 01.01.2021 года страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством нужно уплачивать в ИФНС.