Что такое адаптация персонала и как она происходит

Введение в должность

“Никому нет до меня дела”, “Люди, которые здесь работают, недружелюбны”; “Я чувствовала себя никому не нужной. Никто не сказал мне, что надо делать”, “Все занимались своими делами” – такие слова можно часто услышать от новичков после первого дня их работы Интервью с увольняющимися также показывают, что очень часто причиной увольнения является плохая постановка работы по введению в должность

Эффективная процедура введения работников в должность может значительно уменьшить уровень текучести кадров, связанной с неудовлетворенностью работников и ощущением собственной чужеродности в течение первых дней, а иногда даже недель работы.

Непосредственному руководителю следует учитывать, что процессу введения в должность новых работников мешают трудности, связанные с недостатком необходимой информации, неуверенность в себе и собственных силах, которые могут возникать в первый день работы. Руководитель должен продумать, какие меры могли бы помочь новичку обрести необходимую уверенность в работе.

Профессиональная адаптация персонала начинается с общения директора с новичком после того, как с ним побеседовал руководитель подразделения. Он отвечает за его ознакомление с работой и с его ролью в подразделении, раскрывает перед новым работником основное содержание его профессиональной деятельности и то, какой вклад он может внести в общий успех подразделения и организации в целом.

При введении в должность важно уделить внимание следующим вопросам:

• Коллеги нового работника и их задачи.
• Общий тип заданий, которые он будет выполнять в течение первых нескольких дней.
• Требования, предъявляемые к его работе (качество, производительность и др.), степень его ответственности за результаты работы.
• Кто отвечает за его обучение в подразделении.
• Значение его работы для успеха подразделения.
• Время начала и окончания работы, время обеденного перерыва и регламентированных перерывов, если они предусмотрены.
• Размер зарплаты и когда новый работник получит свою первую зарплату.
• Где должны храниться его личные вещи/спецодежда.

Эффективная система адаптации персонала по введению работников в должность может существенно уменьшить уровень текучести кадров, связанный с неудовлетворенностью работников и замешательством в течение первых дней работы.

Этапы

Адаптация персонала предполагает процесс, успешность которого благоприятным образом скажется на работе всех членов коллектива и предприятия в целом. Как и любой другой процесс, адаптация персонала имеет ряд этапов, с которыми необходимо ознакомиться перед внедрением соответствующих методов.

Стадии адаптации персонала:

Оценивание способностей соискателя на вакантный пост

Стоит обратить внимание, что работник, который обладает опытом работы в подобной сфере и располагает необходимыми навыками и знаниями, легче включается в рабочую деятельность. Однако, сложности могут возникнуть на этапе адаптации к другим членам рабочего персонала или в процессе решения неизвестных для него задач

Поэтому проведение оценки позволит выбрать для нового сотрудника наиболее подходящую форму и методы включения в работу организации;
Знакомство с принципами работы и особенностями функционирования предприятия. На данном этапе превалирует практическое ознакомление сотрудника с трудовыми обязанностями и требованиями работодателя;
Третий этап заключается в действенной адаптации персонала. Это подразумевает необходимость привлечения работника к активным действиям в различных сферах, поощряя его стремление к получению информации о работе предприятия. Помимо этого, важным моментом адаптации новичка является налаживание межличностного общения с другими членами персонала;
Заключительной стадией адаптации персонала является этап постепенного преодоления специалистом трудовых и социальных проблем и его включение в работу организации.

Продолжительность адаптации персонала в компании зависит от значительного числа факторов. В среднем длительность этого периода составляет от одного до полутора лет. При успешном внедрении специальных методов и формировании эффективной системы управления, этот период может занять несколько месяцев, что в конечном итоге приведет к развитию контактов в организации и дружественному взаимовыгодному сотрудничеству сторон.

Виды адаптации персонала

В зависимости от потребностей, различают следующие виды адаптации персонала:

1. Профессиональная, когда проводятся мероприятия по освоению необходимых знаний, умений, навыков.
2. Психофизиологическая, нацеленная на привыкание к новому ритму труда и специфике работы, включая условия на рабочем месте.
3. Социально-психологическая, с принятием в коллектив, его традиций, ценностей.
4. Организационно-административная, связанная с ознакомлением со структурой компании и схемой взаимодействия между отделами.
5. Экономическая, связанная с информированием о системе оплаты труда, действующей мотивацией и осваиванием нового уровня заработков.
6. Санитарно-гигиеническая, предполагающая ознакомление с внутренним распорядком, требованиями производственной дисциплины, осваивание правил безопасности и норм охраны труда на предприятии.

Процесс адаптации персонала в организации предполагает использование различных форм:

• лекции и обучающие семинары;
• тренинги;
• стажировка;
• работа с коучем;
• помощь наставника.

Мероприятия по адаптации сотрудников в организации организуют в пределах компании, на территории административно-производственного комплекса, либо вне стен компании, на выездных встречах, организованных силами компании или с привлечением наемных экспертов.

Без адаптационного периода не обходится ни одно трудоустройство, и в силах руководства сделать процесс привыкания максимально комфортным и эффективным. Контроль за прохождением обеспечивается фиксацией в отчетных документах и получением промежуточных оценок за каждый этап.

Подробные отчеты и фиксация результатов поможет принять правильное решение относительно дальнейшей работы новичка – уволить в связи с непрохождением испытательного срока или оставить в штате.

Анализ проведенной адаптационной работы поможет выявить слабые моменты в структуре и политике компании, корректируя ее для улучшения результатов деятельности компании.

Иные классификации

В зависимости от исследуемых критериев, приняты к использованию альтернативные варианты классификации:

1. Активная и пассивная. Различается по отношениям между субъектом и объектом адаптации.
2. Прогрессивная или регрессивная, основанная на степени воздействия на принятого в штат.
3. Первичная адаптация персонала или вторичная, в зависимости от наличия или отсутствия опыта и стажа у работника.
4. Производственная и непроизводственная, с учетом выбранного направления приспосабливания.

Исследуя критерий формируемых между человеком и коллективом отношений, различают варианты:

• отрицания, с выражением активного несогласия с принятыми ценностями коллектива, с высокой степенью вероятности увольнения в самом начале трудовых отношений;
• конформизма, с проявлением согласия с ценностями компании, чувством уверенности при взаимодействии с коллективом и ощущением сплоченности;
• мимикрии, когда незначительные нормы компании принимаются, сохраняя противоречия при принятии основных ценностей, с возможностью увольнения в любой момент;
• адаптивного индивидуализма, когда главные ценности и нормы принимаются, оставляя несогласие со второстепенными правилами организации. Сохраняя индивидуальное восприятие, человек успешно справляется с обязанностями и взаимодействует с коллективом.

Перед службой персонала стоит задача выявить среди новых членов трудового коллектива тех, чья адаптация приводит к отрицанию и мимикрии. Отмечая высокие шансы на вливание в коллектив работников с признаками конформизма и адаптивного индивидуализма.

СЛОЖНОСТИ ВНЕДРЕНИя СТАНДАРТОВ ОБСЛУЖИВАНИЯ

С сотрудниками “Эконома”, при перестроении стандартов обслуживания возникли определенные сложности. Отметим, что у любой компании, перестраивающей стандарты работы и обслуживания, столкновение со сложностями и проблемами неизбежно

На этом этапе крайне важно довести дело до конца, не поддавшись соблазну пойти по “легкому пути”, вернув прежнюю систему работы

Появлялись следующие проблемы при внедрении новых правил:

1. часть персонала напрямую отказалась работать по новым стандартам, устроив саботаж на начальном этапе (по их мнению они и так хорошо работали);
2. некоторые продавцы говорили, что стандарты соблюдают, но на самом деле работали “по-старинке” без вежливости в общении с покупателями;
3. в ходе проверок “тайными покупателями” стандартов работы продавцов были выявлены факты воровства в магазинах.

За много лет практики, мы привыкли к подобному поведению персонала, так как в природе у многих заложено “неприятие ничего нового” на подсознательном уровне. С кем-то поговорили и показали на примерах что новые решения более эффективны, ну а с некоторыми сотрудниками пришлось проститься благодаря чему процесс внедрения пошёл гладко и быстро.

Что это такое?

Адаптация персонала — это многомерное понятие, подразумевающее процесс постепенного привлечения нового работника к условиям производственной среды, новому коллективу и специфике его профессиональной деятельности.

В большинстве случаев, при употреблении определения адаптация персонала, возникают ассоциации с этапом привыкания сотрудника к новой должности, профессиональным обязанностям. Однако, это не является верным, поэтому адаптация нового работника предполагает ознакомление работника с правилами общения и поведения в новом коллективе, определение принципов взаимодействия членов персонала с новичком, удовлетворение целей и потребностей работника, коллег и работодателя.

Чтобы получить представление о понятии адаптация персонала, рекомендуется ознакомиться с целями мероприятия, которые заключаются в следующем:

• Нацеленность на уменьшение первоначальных затрат на нового сотрудника. Поскольку новичку требуется время для ознакомления с принципами функционирования предприятия и его родом деятельности, еще работа не всегда эффективна и приносит доход;
• Реализация мероприятий по адаптации персонала позволяет снизить неопределенность и озабоченность новых работников;
• Предотвращение увольнений среди новичков;
• Формирование позитивного восприятия в отношении работодателя, коллектива и трудовой деятельности;
• Меры адаптации персонала способствуют благоприятному и скорейшему взаимному привыканию руководителя организации и сотрудника.

Виды:

• Первичная адаптация персонала — осуществляется в отношении специалистов при их первоначальном трудоустройстве. В подобном случае речь идет о молодых гражданах, которые только получили образование по специальности и не обладают опытом и какими — либо представлениями о трудовой деятельности;
• Вторичная адаптация персонала — подразумевает привыкание к работе трудящихся, которые сменили род деятельности внутри компании или за ее пределами. Примером подобного явления может служить понижение или повышение работника в должности.

Помимо наиболее распространенных разновидностей, также существуют следующие типы адаптации персонала:

• Активная — при которой новичок стремится оказать влияние для изменения среды. К примеру, новый сотрудник продвигает новые ценности, правила, принципы сотрудничества;
• Пассивная — прилагает усилия для привыкания новичков к установленным нормам и правилам;
• Прогрессивная — вырабатывается при эффективном воздействии на трудящегося;
• Регрессивная — не оказывает благоприятное влияние на адаптацию нового работника к установленным условиям работы членов персонала;
• Производственная, которая напрямую связана с уровнем организации и условиями трудовой деятельности;
• Непроизводственная — оказывает влияние по части получения благ при работе в конкретной организации (общение в нерабочее время, получение места в детском саду).

Советы по составлению программы адаптации

Чтобы оценить правильность составления программы, и в дальнейшем оценить ее результативность, проверьте были ли включены в нее следующие мероприятия:

1. Проинформирован новый сотрудник о графике работы, даты начало работы;

1. Необходимо проверить правильность ведения личного дела нового сотрудника и оформления при приеме на работу;
2. доведены до сведения и подписаны инструкции по ТБ, ППБ, должностным обязанностям, внутреннему распорядку, регламентирующие документы;
3. ознакомление со всеми членами коллектива, администрацией, предоставлена вся необходимая информация о предприятии;
4. разработаны ли способы предотвращения конфликтных ситуаций.

Соберите сведение об уровне подготовке, опыте работы, образовании, предпочтениях в работе с клиентами, пожеланиям по графику работы, условиях труда, размерах и форме оплаты, притязаниях на карьерный рост.

Составьте предварительный психологический портрет, очертите круг возможных трудностей, необходимой помощи. Установите доверительные отношения с сотрудником, добейтесь взаимопонимания. Выберите кандидатуру будущего наставника.

Какой бывает адаптация

Человек, пришедший на новое производство, это, прежде всего, человек. Он вступает во взаимоотношения с коллективом, напарниками, руководством, подчиненными и просто с незнакомыми пока еще людьми. Он выполняет трудовую функцию, которая даже при всем возможном профессионализме нового сотрудника всегда несет в себе элементы новизны. Каждый коллектив трудится в условиях сформировавшихся традиций, стереотипов, привычек, симпатий и антипатий. Несмотря на то, что любой сотрудник – это в первую очередь трудовая функция, межличностные отношения могут стать решающим фактором в адаптации работника к новому или обновленному производству.

Трудовая адаптация персонала может быть разделена на следующие категории и виды.

1. Производственная. В рамках этой трудовой адаптации персонала работник рассматривается только как производственная функция. Абстрагируясь от всех других сущностей человека, можно выделить следующие виды трудовой адаптации работника:

• профессиональную (применение знаний и навыков в новых условиях);
• технологическую (овладение особенностями технологических циклов);
• организационную (вхождение в новые реалии организационных особенностей);
• экономическую (освоение новых для себя экономических показателей своего труда и всего трудового процесса организации);
• санитарно-гигиеническую (освоение нормативов и требований обеспечения безопасности труда).

1. Социально-психологическая. Это коммуникативность и адаптация работника в коллективе, основанная на включении нового сотрудника в систему формальных и не формальных взаимоотношений в коллективе, первоначальной оценке психологического климата, традиций и системы ценностей. Подобная адаптация персонала в любых организациях может быть разделена на следующие виды:

• организационно-психологическую (сюда относится адаптация новых работников к традициям и особенностям организации жизни коллектива);
• психофизиологическую (соответствие или не соответствие ритмики жизни коллектива биоритмам организма работника);
• межличностную (формирование симпатий и антипатий).

1. Внепроизводственная. Это те особенности адаптации персонала, которые проецируются не только на внеслужебную деятельность сотрудника, но и на его личную жизнь. Обычно такая проекция является показателем определенной адаптационной стадии.

Таким образом, адаптация персонала на предприятии представляет собой сложный процесс, растянутый во времени. Этот процесс имеет три вектора. Один из них – это адаптация работника в новых условиях, другой – включение этого работника во все сферы производственного процесса, третий – адаптация предприятия к новому сотруднику. Последний вектор может показаться весьма сомнительным. Как может происходить адаптация системы под вновь прибывающий новый элемент? Однако система состоит из элементов, и каждый вновь появившийся элемент априори систему меняет. Масштабы такого изменения зависят от трудовой функции работника, однако взаимовлияние системы и ее элемента несомненны.

Этапы «становления» сотрудника в компании

Адаптацию принято подразделять на три этапа:

Пред адаптационный. На этом этапе ведется подробная оценка знаний и умений новичка и согласно полученным данным составляется адаптационный план и выстраивается программа ввода человека в процесс.

Ориентация. Включает в себя два этапа – простую и действенную. Простая ориентация – это ввод сотрудника в курс дела – объяснение простейших правил и норм компании, уклада работы, знакомство с коллективом. Замечено, что адаптация проходит в разы быстрее, если первое знакомство состоится во внерабочей обстановке. Так человеку проще вливаться в команду.Действенная ориентация – непосредственно деятельность новичка в компании. На этой стадии сотрудник показывает на что он способен и применяет полученные навыки, показывает себя «в деле»

В период действенной ориентации особенно важно контролировать новичка, получая от него информацию – понятен ли ему процесс и возникают ли затруднения. Если на этом этапе пустить работника «в свободное плавание», то высок риск некачественной работы или ошибок, связанных с непониманием сути работы.

Функциональный этап

Завершающий адаптационный период, во время которого новичок становится полноценным членом команды и выполняет стопроцентную нагрузку.

На всех трех этапах крайне важно контролировать человека и подробно и при этом тактично вводить в курс дела. Именно в период адаптации сотрудник принимает решение о том, «его» это работа или же стоит искать другую вакансию

Ниже перечислены основные причины увольнения сотрудников в период адаптации и сразу после нее:

Именно в период адаптации сотрудник принимает решение о том, «его» это работа или же стоит искать другую вакансию. Ниже перечислены основные причины увольнения сотрудников в период адаптации и сразу после нее:

• задачи, поставленные перед работником нечетко сформированы. Иными словами, человек попросту не понимает, чего от него хотят;
• нет понимания способов коммуникации, как и к кому обращаться за объяснениями, от кого получить координацию действий;
• нет понимания целей, способов и средств их достижения, либо же отсутствие целеориентированности в принципе;
• недостаточное финансовое мотивирование. Простыми словами новичок считает, что данный функционал достоин более высокой оплаты труда;
• длительная процедура стажировки или сложность самого процесса адаптации.

Про шаблоны

Есть ли у вас план адаптации сотрудников? Можете поделиться?

Да, есть. Мой опыт показывает, что план нужен всегда.

Общая структура такова:

1. Приветственная часть. Сотруднику рассказывают о целях и задачах компании, о ключевых лицах, структуре и пр. По возможности демонстрируют фильм о компании, проводят экскурсию по месту работы. А главное — приветствуют нового сотрудника и показывают, что ему рады.
2. Оформление приема на работу.
3. Вводные инструктажи.
4. Передача наставнику или руководителю в подразделение, знакомство нового сотрудника с коллективом.
5. Обучение по продуктам/услугам. В процессе обязательно должен участвовать куратор. Его задача — проверить, правильно ли новичок усвоил темы, помочь разобраться в сложных вопросах.
6. Обучение по процессам и взаимодействию между подразделениями.
7. Практическая часть и промежуточные итоги. Проверку можно проводить как отдельно, так и после каждого этапа обучения.
8. При необходимости — дополнительное обучение.
9. Подведение итогов и допуск к самостоятельной работе.

Сроки и наполнение блоков всегда зависят от сегмента рынка и уровня развития компании. Каждая компания уникальна, поэтому программу адаптации персонала нужно подстраивать под свою организацию.

Для соблюдения такого плана нужны люди, которые будут рассказывать о продукте, услугах, доставке, правилах взаимодействия между отделами, и новичку придется быстро усваивать всю эту информацию. Есть ли способ упростить этот процесс, создать простой и понятный регламент адаптации персонала?

Сейчас руководители многих компаний приходят к мнению, что нужно описывать бизнес-процессы, регламенты, стандарты и пр. Сотрудники «оцифровывают» свои знания, затем их работу проверяют руководители подразделений. Информация хранится в корпоративном портале. В результате, когда новый человек приходит в компанию, он получает все необходимые для работы материалы: контакты, стандарты, регламенты, процедуры, порядок взаимодействия с другими отделами и пр.

Методы адаптации персонала

Выделяют следующие типы методов адаптации персонала:

• экономические;
• непроизводственные.

Экономические методы применяются в сфере материального мотивирования сотрудников. Это может быть увеличение заработной платы или повышение суммы премий. Они применяются не по отношению к конкретному человеку, а ко всему предприятию в целом.

В российском трудовом пространстве выделяют следующие непроизводственные методы адаптации:

• метод неформализованного сопровождения. Заключается в постоянном сопровождении нового сотрудника в течение определённого периода времени. Метод довольно затратный как в плане энергии, так и в плане трудовых ресурсов. Но результат применения такого метода самый высокий;
• метод «корпоративный PR». Сотрудник отдела кадров, отвечающий за адаптацию. Разрабатывает кадровый справочник, в котором приводится подробная информация по правилам общения в коллективе;
• командный тренинг. Методика довольно эффективная, но сложная, поэтому применяется на практике довольно редко. Метод позволяет не только адаптироваться новому сотруднику, но и сплоить весь коллектив, так как во время тренинга работники узнают о себе новое;
• инструктаж в подразделениях. Это проведение тренинга на местах. Новому сотруднику правила поведения в компании объясняет его непосредственный начальник. Можно это делать письменно или устно. Но информация должна быть преподнесена в простой и понятной форме;
• интернет-сайт. Создание сайта, на котором можно разместить всю необходимую информацию. Метод довольно эффективный, так как новый сотрудник может ознакомиться с правилами поведения ещё до того момента, как устроиться на работу в новую фирму, то есть он уже приходит подготовленным. На адаптацию в самом коллективе уходит меньше времени;
• наставничество. Довольно эффективный и часто применяемый метод. За новым работником присматривает наставник – человек более опытный в профессиональном плане.

В России наставничество применяется довольно часто и успешно!

В чем состоит процесс адаптации новых работников?

Новые сотрудники могут быть уязвимыми, чувствовать себя «не в своей тарелке», что приводит к излишнему напряжению.

Однако вместо того, чтобы обеспечить благоприятную рабочую атмосферу и помочь адаптироваться в коллективе и новой должности, многие компании не проводят достаточную подготовку. В сочетании с высокими ожиданиями, они надеются, что новые сотрудники самостоятельно справятся с этими задачами и покажут максимальную производительность в короткие сроки.

Адаптация персонала в организации, которую иногда называют организационной социализацией — это процесс ознакомления сотрудников с ожиданиями, навыками, знаниями и культурой вашей компании.

Согласно статистике, 1 из 4 новых сотрудников покинет компанию в течение 180 дней.

Этот факт в совокупности с тем, насколько дорогим и трудоемким может быть найм и развитие персонала, делает детальную и продуманную адаптацию работника в организации более важной, чем когда-либо. Чтобы избежать потери новых сотрудников и сэкономить время и деньги, вам необходимо использовать эффективную автоматизированную платформу. . Рассмотрим пошаговое руководство, которое поможет вам добиться максимальной эффективности

Рассмотрим пошаговое руководство, которое поможет вам добиться максимальной эффективности.

Определите, какой вид трудовой адаптации лучше подходит для вашей компании

Первым шагом к достижению эффективного внедрения является определение двух типов: неформального и формального. Выбор правильного подхода для вашей компании должен быть простым, даже если вы начинающий предприниматель.

По данным Общества по управлению человеческими ресурсами (SHRM) “Организации, которые используют формальные виды адаптации сотрудников, достигают большего успеха, чем те, которые этого не делают”.

Знайте, что нужно вашему новому сотруднику

Чтобы сформировать успешный адаптационный курс для новых сотрудников, вы должны сначала понять, что ожидают от вашей компании потенциальные работники. 

Чтобы адаптация сотрудника на новом рабочем месте прошла успешно, главные принципы вашего плана должны включать четыре области, начиная с самых важных потребностей и заканчивая самыми простыми, а именно — самоэффективность, понимание своей роли, социальная интеграция и знание культуры компании.

Приступайте к работе на этапе рекрутинга

Чтобы добиться эффективного управления адаптацией персонала, начинайте еще на этапе приема на работу.

Менеджеры должны помнить, что адаптация новых сотрудников в организации – это не разовое мероприятие. Это процесс, который начинается до того, как сотрудник вошел в двери вашего офиса.

Планируйте заранее

Если вы хотите, чтобы прием на работу был эффективным, вы не можете сразу перейти с этапа рекрутинга на первый день работы нового сотрудника без подготовки.

Чтобы первый рабочий день прошел успешно, необходимо все тщательно спланировать. Если вы не потратите время на обдумывание необходимых шагов, вы можете упустить важные детали, которые испортят первое впечатление о вашей компании в глазах нового сотрудника, что может сыграть решающую роль. Поэтому используйте профессиональную адаптацию персонала.

Создайте лучший первый день для вашего сотрудника

Как было сказано выше, первый день сотрудника является ключевым. Вы должны дать ему план, обратную связь и ощущение его ценности.

Новичкам нравится осознавать, что они внесли реальный вклад в компанию в первый же день работы. Сообщите новым сотрудникам, над какими проектами работаете, покажите как они вписываются в общую схему компании. Это даст им чувство идентичности и принадлежности. 

Сделайте первую неделю посвященной идентичности

После того, как ваши новые сотрудники почувствуют себя как дома в первый же день, сосредоточьтесь на том, как они могут открыть и развить свою индивидуальность на новой работе. Посвятите первую неделю тому, как им научиться использовать свои сильные стороны на благо компании. Это одна из целей адаптации новых сотрудников. Не забывайте проводить оценку эффективности обучения.

Чек-лист: процесс адаптации

Построение сильного процесса адаптации – это лучший способ приветствовать и удерживать новых сотрудников. Онбординг не начинается и не заканчивается в день приема на работу: он начинается в начале процесса найма и заканчивается, когда ваш новый сотрудник полностью освоился на своей должности.

Вот подробный разбор и некоторые чек-листы, которые специалисты по персоналу и менеджеры по найму могут использовать для разработки хорошей программы адаптации.

За 1-2 недели до первого дня работы нового сотрудника

• Подготовьте новые документы. Рассмотрите возможность включения следующих политик и форм для новых сотрудников для заполнения и подписания:
  • Трудовой договор
  • Соглашение о неразглашении
  • Справочник для сотрудников

• Настройка учетных записей нового сотрудника, в том числе:
  • Электронная почта компании
  • HRIS
  • Программное обеспечение для постановки задач и отслеживания производительности, используемое в компании
  • Другое ПО, используемое сотрудниками компании

• Подготовьте необходимую технику:
  • Ноутбук или ПК
  • Телефон, если он нужен
  • Наушники

• Подтвердите новый номер телефона вашего сотрудника.
• Закажите пропуск и удостоверение личности, если они используются в вашей компании.
• Запланируйте вводные встречи с ключевыми сотрудниками в течение первых нескольких недель нового сотрудника.
• Поощряйте членов команды (особенно тех, кто будет контактировать с новым сотрудником в первые дни) обращаться к вашему новому коллеге, чтобы поздравить и поприветствовать его.
• При необходимости организуйте парковку.
• Запланируйте первое задание для вашего нового сотрудника.
• Организуйте соответствующие внутренние (или внешние) тренинги, необходимые для работы.
• Отправьте приветственное письмо с подробными инструкциями. Включите карты, детали встречи и т. д. Убедитесь, что новый сотрудник знает когда и куда приехать в первый день.

За день

• Очистите стол вашего нового сотрудника и соберите приветственный набор. Что можно туда включить:
  • Приветственное письмо
  • Новые документы по найму и кадровые документы
  • Инструкции по настройке ПО
  • Фирменная футболка
  • Кружка компании
  • Ручки
  • Стикеры
  • Копия вашей офисной карты
  • Копия организационной диаграммы вашей компании
  • Копия графика первой недели

• Убедитесь, что новая учетная запись электронной почты компании настроена и отправляет приглашения на регулярные встречи команды.
• Отправьте сообщение в отдел, где будет работать сотрудник, чтобы напомнить всем о дате начала.
• Добавьте электронную почту вашего нового сотрудника в соответствующие списки рассылки и добавьте его номер телефона в соответствующие списки телефонов.
• Добавьте сведения о новом сотруднике в систему HRIS, если вы еще этого не сделали.

В первый день 

• Проведите подробный офисный тур и сообщите сотруднику о его расписании на первые несколько дней.
• Организуйте приветственную встречу с менеджером, который представит команду.
• Запланируйте время для оформления документов.
• Дайте вашему новому сотруднику некоторое время для того, чтобы настроить свое новое оборудование, установить пароли и войти в учетные записи.
• Проведите официальное собрание, на котором обсудите подробную информацию о зачислении зарплаты, отпусках и политике, структуре, культуре компании и расскажите про миссию и ценности компании. 

В течение первой недели

• Запланируйте регулярные встречи 1:1.
• Установите четкие цели и задачи по производительности как минимум для первых 3 месяцев.
• Запланируйте значимые рабочие задачи.
• Обеспечьте быструю обратную связь по первоначальным рабочим задачам и расскажите, каких результатов вы ожидаете.

В течение первых 3 месяцев

• Продолжайте проводить регулярные встречи в формате 1:1.
• Проведите неофициальный 30-дневный период для решения любых неотложных проблем, а затем 90-дневный период, чтобы узнать, как идут дела.
• Попросите обратную связь о вашем процессе адаптации, чтобы вы могли улучшить ее для будущих новых сотрудников.

Про сложные ситуации

Зачастую не оправдываются ожидания новичка. Дело в том, что задача рекрутера — привлечь кандидата и «продать» ему вакансию. Специалист по подбору рассказывает о самых выгодных сторонах компании, озвучивает лучшие примеры. И когда новичок приходит на работу, оказывается, что в реальности картина не такая радужная, как описывал рекрутер.

Как решать эту проблему? На первом же собеседовании выяснить ожидания кандидата и рассказать ему всё, как есть. А дальше, уже в процессе адаптации, проверять, насколько оправдались ожидания, и искать зоны развития внутри подразделения.

Другая распространенная ситуация — когда наставник не показывает новичку, что и как нужно делать. Это бывает, когда наставников назначают наугад, не спрашивая их мнения и никак не мотивируя. Человек в этом случае воспринимает наставничество как дополнительную нагрузку и старается от нее избавиться.

Что нужно делать? Изначально подбирать наставников с учетом их желаний и мнения руководителя. Также я за то, чтобы всегда поощрять и мотивировать людей, которые занимаются обучением новичков.

Коллектив может не поддержать нового сотрудника. Это особенно характерно для позиций, где текучка высокая — иногда даже ставки делают, когда уволится новичок. Если коллеги постоянно критикуют нового сотрудника и проявляют негатив, нужно работать с коллективом, воздействовать на персонал через руководителя подразделения.

И еще одна типичная проблема — новичка перегружают. Часто это делают коллеги — обращаются с просьбами, делегируют новичку свои задачи. В этом случае нужно научить нового сотрудника говорить «нет»

Важно ограничить зону его ответственности, чтобы он понимал, над какими задачами должен работать, а от каких нужно отказываться. Желательно, чтобы руководитель лично разъяснил новичку список его обязанностей — это дает хороший эффект

Поделитесь своим опытом — с каким самым самым проблемным случаем адаптации вы столкнулись?

При оформлении документов нового сотрудника бухгалтер, на которого был возложен кадровый учет, допустил некорректное поведение. В связи с этим кандидат, которого я долго привлекала в компанию, развернулся и уехал, несмотря на то, что приехал оформляться из другого города.