Самоучитель по кадровому делопроизводству (бесплатный доступ)

Программное обеспечение в кадровом документообороте

Для оптимизации работы кадровой службы в условиях усложнения документооборота используется программное обеспечение. Оно может быть базовым, включающим операционную систему, офисный пакет, средства работы в интернете и с электронной почтой и т. п. Стандартами являются версии программного обеспечения от Microsoft (Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office как пакет офисных приложений). Помимо этого, существуют специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:

• вести учёт нескольких предприятий в одной программе;
• учитывать рабочее время;
• учитывать движение сотрудников и вести статистику;
• заполнять личные карточки работников по установленным формам;
• создавать стандартные формы приказов и т. д.

Для упрощения процесса ведения кадрового документооборота используется программное обеспечение

Часто используется и «СБиС: Электронный документооборот». В программе можно:

• вести личные карточки сотрудников;
• вести архив записей об увольнениях;
• организовывать кадровый резерв;
• вести формы штатного расписания и справочника должностей;
• легко выводить на печать любые отчёты.

Руководство организации само должно решать, какой программой воспользоваться. Для этого следует ознакомиться с наиболее распространёнными и эффективными, чтобы сделать наилучший выбор.

Шаг 8. Подготовьте документы для ведения кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.

Типовой комплект (без учета особенностей):

1. Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
2. Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.

С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под подпись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).

Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.

Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13 или утвердить свою форму.

Как оформить изменения в трудовой договор?

Подготовьте документы:

1. Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
2. Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:

• при постоянном переводе — дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе и приказ о переводе. Также вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС).

Перечень документов для оформления отпусков:

• график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью «10 советов по составлению графика отпусков. Шпаргалка для работодателя»;

Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.

Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:

• привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;
• привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
• направляет работников в командировки;
• предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» в Контур.Школе.

Как оформить увольнение работников

В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.

На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.

Что такое учет кадров и для чего он нужен?

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Кадровый учет на предприятии

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

• приема сотрудников;
• увольнения;
• горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
• командировок;
• больничных листов;
• табеля рабочего времени;
• отпусков (любого вида — ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
• личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

• ведение воинского учета;
• регламентация трудовых отношений;
• создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
• организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Оформление личного дела

И, пожалуй, завершающим этапом комплектования кадровой документации по учету и движению кадров в организации, является оформление личного дела работника. Личные дела следует оформлять на всех сотрудников, за исключением рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала, а также сотрудников, принятых на временную работу. На них заводится только личная карточка. Личные дела формируются в течение длительного периода времени. Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу, а именно:

• заявление о приеме на работу;
• Трудовой договор (контракт), дополнительное соглашение;
• личный листок по учету кадров;
• копии документов об образовании;
• копии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей.

В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополнятся другими документами:

• должностные инструкции (регламенты);
• аттестационные листы, отзывы, представления;
• рекомендательные письма, характеристики;
• копии заявлений и приказов о переводе, увольнении и т. п.;
• копии приказов о наложении взысканий или о награждении;
• копии документов об утверждении в должности, например. Выписки из протоколов заседания учредителей, акционеров, ученых советов и т.п.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. п.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке в одном экземпляре. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Основанием для внесения в личное дело изменений и дополнений является конкретный документ, например, приказ руководителя организации о переводе или в случае смены фамилии приказ по личному составу, изданный на сновании документов органов ЗАГС и т. д. Изъятие отдельных документов из дела возможно лишь с разрешения руководителя организации.

Что касается государственных служащих, то порядок формирования и ведения их личных дел зафиксирован в уже упоминавшемся Указе Президента № 609.

Все вышесказанное относится к первичному кадровому учету, то с чего следует начинать как вновь созданной организации, фирме, так и уже работающей, но не уделявшей должного внимания кадровому делопроизводству. В дальнейшем следует навести порядок в повседневной документации фирмы сообразно делопроизводственной практике. И завершающим этапом будет оформление архива документов. Все эти направления документирования стоит рассматривать в отдельных статьях.

Какие основные кадровые документы существуют в Республике Беларусь

Оформление кадровых документов в организации требует определенных ресурсов и времени. Но так как обязанность нанимателя вести и хранить документы кадрового производства прописана в законодательных актах, каждая фирма в РБ должна вести кадровую работу с документами.

Оформление приема на работу сотрудников

Трудовые контракты и договоры

Трудовой контракт – это первый документ, который подписывает наниматель и работник. Составляется два экземпляра договора: один хранится в отделе кадров, а другой – у сотрудника.

Типы договоров, закрепляющих трудовые отношения:

• Договор, который заключается на неопределенный срок;
• Договор, который заключается на срок от одного года до пяти лет;
• Договор о выполнении определенного объема работ (договор подряда);
• Договор, который заключается при временном замещении сотрудника с сохранением им рабочего места;
• Договор на выполнение сезонной работы.

Если после заключения договора меняются условия труда, то это обязательно оформляется документально – чаще всего приложением.

Важно! Иногда работодатели вместо трудового контракта заключают договор подряда, чтобы сэкономить на отчислениях в ФСЗН. Но учтите, что если проверка выявит нарушения, то на руководителя организации может быть наложен штраф

Личное дело сотрудника

Представляет собой папку со всеми данными о сотруднике: копия диплома об образовании, характеристики, трудовой договор, трудовая книжка.

Трудовая книжка

В трудовую книжку работодатель заносит информацию о трудовом стаже работника. Если при приеме на работу у сотрудника нет трудовой книжки, то наниматель обязан ее завести.

Договор о материальной ответственности сотрудника

Если в процессе работы вы доверяете сотруднику ценное имущество, мы советуем задокументировать этот. Так в случае причинения ущерба, работник будет обязан его возместить.

Перечень общих кадровых документов

Внутренние правила трудового распорядка

Этот кадровый документ содержит сведения о порядке приема сотрудников на работу и об увольнении, о длительности рабочего дня, графике (посменный, скользящий, фиксированный), перерывах, системе премирования.

Штатное расписание

В штатном расписании перечисляются все штатные единицы. Документ описывает структуру предприятия, все его подразделения с указанием должностей и численностью работников, а также с размерами полагающейся должностям заработной платы.

График отпусков

График отпусков составляет раз в год не позднее пятого января. Все сотрудники должны быть ознакомлены с документом под подпись.

Положение об оплате труда и выплате премий

Данное положение разрабатывается для каждой фирмы индивидуально. Способ выплаты заработной платы, размер окладной части, надбавки, размер премий и основание для их начисления – все это описывается в положении об оплате труда. Документ закрепляется приказом руководителя.

Табель учета рабочих дней

Записи в табеле ведутся помесячно. Если у сотрудника гибкий график, то можно просто вписывать в табель количество отработанных часов в месяц.

Должностная инструкция

В должностной инструкции перечисляются все обязанности, возложенные на работника. Документ помогает более эффективно контролировать выполнение работы сотрудником и решать спорные вопросы.

Журнал учета личных дел и журнал движения трудовых книжек

Эти документы нужны для контроля движения кадровых документов. Например, когда увольняемый работник получает на руки трудовую книжку, он должен расписаться в специальном журнале.

Необходимость учета особенностей организации

На этом не заканчивается список необходимых нормативно-правовых актов. В зависимости от организационно-правовой формы организации (ЗАО, ООО, государственная, общественная, коммерческая), ведомственной принадлежности (таможенные, правоохранительные органы, вуз и т. п.), местонахождения (например, районы Крайнего Севера) при оформлении кадровой документации необходимо учитывать особенности, отраженные в соответствующих законодательно-правовых актах. К примеру, если это ВУЗ, то необходимы знания Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в РФ» (с изм. на 29.12.2017) и Приказа Минобрнауки России от 02.09.2015 № 937 «Об утверждении перечня должностей научных работников, подлежащих замещению по конкурсу, и порядка проведения указанного конкурса». Если это ООО или ЗАО, то важны положения федеральных законов от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 31.12.2017) и от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (изм. на 31.12.2017). Если это государственное учреждение, то обязательны для исполнения нормы федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (изм. на 28.12.2017), Указов Президента РФ от 01.02.2005 № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ» (в ред. от 28.08.2015), от 01.02.2005 № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений» (в ред. от 01.07.2014), от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ» ( изм. на 10.09.2017), от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела» (в ред. от 01.07.2014) и т. п. Если это медицинская организация, то стоит иметь в виду положения Приказа Федерального агентства научных организаций России от 16.12.2014 № 42н «Об утверждении Примерного положения об оплате труда работников федеральных бюджетных учреждений сферы здравоохранения, подведомственных Федеральному агентству научных организаций». Подведем небольшой итог вышесказанному: для грамотного оформления кадровой документации необходимо иметь пакет законодательно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения в организации определенного типа (направления, сферы деятельности).

Кадровое делопроизводство с нуля пошагово

Ведение кадрового делопроизводства с нуля на практике вызывает множество вопросов не только у новичков кадрового дела, но и у бывалых специалистов. Прежде всего сомнение вызывает очередность выпуска документов.

Когда компания уже зарегистрирована и получены все подтверждающие документы, пора приступать к оформлению кадровой документации. Первоочередно стоит разобраться с будущим штатным составом ЮЛ, определить потребность в персонале на первое время и на перспективу. Для этого компании необходимо издать штатное расписание по форме Т-3.

Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя. Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или «Инструкции по кадровому делопроизводству». В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.

Итак, форма Т-3. Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год. Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего. Если планы развития ЮЛ четко определены, то целесообразнее заполнить “штатку” сразу на перспективу. Тогда как для остальных эффективнее будет прописать в форме Т-3 только необходимые на первое время позиции.

Вторым этапом будет написание и утверждение ЛНА организации, а также документов, связанных с работой сотрудников. В этот обязательный список включаются:

• Положение об оплате труда;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение о защите персональных данных;
• Должностные инструкции.

Все эти документы разрабатываются либо самостоятельно, либо с привлечением сторонних компаний. Они должны отражать реальное положение дел в компании, ее распорядок и обязанности возлагаемые на того или иного члена коллектива. Простое копирование текстов из интернета не поможет сформировать грамотную кадровую политику.

Приведенный перечень нормативных документов не является исчерпывающим, в зависимости от специфики работы будущей компании могут понадобиться иные Положения и Инструкции. Что же касается коллективного договора, приступать к его разработке на первых порах не стоит.

Колдоговор — это прежде всего соглашение между нанимателем и коллективом. Но если коллектива еще нет, а есть только директор — этот вопрос лучше оставить до формирования основного штата.

Не всегда имеет смысл в трудоустройстве кадровика сразу после открытия, если численность на первое время будет небольшой. Обычно его обязанности возлагаются на бухгалтера или другого специалиста.

До приема на работу первого сотрудника, также требуется разработать стандартную форму трудового договора. Она может быть едина для всего коллектива или же различаться по группам персонала.

Только после утверждения форм первичных кадровых документов можно приступать к найму сотрудников.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Современные кадровые технологии. Трудовое право. Кадровое делопроизводство

• Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
• За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
• Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
• Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Кадровый учет для ООО

Кадровое делопроизводство для ООО не претерпело значительных изменений

Важно отметить, что кадровый учет не сильно отличается в зависимости от правовой формы предприятия. Нормы в большинстве случаев едины

Все же основная масса компаний — это ООО. В деятельности ООО предусмотрена большая свобода действий, нежели для муниципальных или бюджетных учреждений. Госорганизации более формализованы и большинство решений спускаются из министерств (к примеру, штатное для районных администраций).

Тогда как ООО имеют большую свободу действий и меньше ограничены в выборе сценария поведения.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, – приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:

• приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);

• о переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);

• о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);

• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);

• о направлении работника в командировку (форма № Т-9*);

• о поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5)

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют. Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска. Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу. Приказы по личному составу с первого дня существования организации должны быть отделены от приказов по основной деятельности. Это обусловлено, во-первых, разными сроками хранения. Согласно п. «а» ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010) приказы по основной деятельности хранятся постоянно. Приказы по личному составу – 5 лет (п. «б» (2) Перечня 2010) или 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в ред. от 18.06.2017; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Во-вторых, при ликвидации организации приказы по личному составу будут переданы на государственное хранение. Вероятность того, что приказы по основной деятельности заинтересуют Архивный фонд Российской Федерации, весьма невелика, так что их, скорее всего, уничтожат.

Нюансы формирования дел. Приказы по личному составу формируются в дела в течение календарного года. Дел должно быть как минимум два: первое – со сроком хранения 5, второе – 50 лет. В будущем, когда приказов по личному составу станет больше, количество дел тоже увеличится. Например, сформируются отдельные дела: «Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков», «Приказы о приеме, увольнении, переводе работников», «Приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком» и т.д. Однако в первые годы работы организации ассортимент тем приказов обычно не слишком разнообразен, поэтому можно обойтись и двумя делами:

• дело 1 – приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, ученических отпусков, о дисциплинарных взысканиях, о краткосрочных командировках (срок хранения – 5 лет);

• дело 2 – приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы (срок хранения – 50 лет).

Частичный кадровый аутсорсинг для крупных компаний

Представителям крупного бизнеса стоит рассмотреть возможность частичного аутсорсинга, когда делопроизводство полностью отдается внешним специалистам, а управлением занимаются собственные сотрудники.

Такое решение позволит кадровой службе полностью ориентироваться на сотрудников. Ведь работа с бумагами отнимает много времени, и если организация решила передать всю рутинную часть управления кадрами на аутсорсинг, то служба персонала может сосредоточиться непосредственно на людях. Это существенно повысит лояльность сотрудников, а значит – и компания станет работать намного эффективнее.