Должностная инструкция специалиста по закупкам

Основные качества, знания и навыки

Часто руководители предприятий, объявляющие о наличии данной вакансии, хотят видеть на этом месте молодых специалистов. Они отличаются гибким мышлением и способностью работать не по шаблонам.

Кроме того, современные выпускники экономических вузов обладают высоким уровнем коммуникабельности, а это крайне необходимо в условиях быстро меняющейся ситуации на рынке. Они легко усваивают большой объем информации и идут на компромиссы с руководством.

Опыт работы в торговле или логистике, конечно, очень важен для менеджера отдела закупок. Но его отсутствие легко компенсируется желанием обучаться и стремлением отстаивать интересы компании.

Профессия требует дипломатичности, быстроты реакции и изрядной работоспособности.

Необходимые личностные качества:

• умение правильно расставлять приоритеты;
• умение планировать рабочий день;
• дисциплинированность;
• исполнительность;
• стрессоустойчивость.

Менеджеру предстоит много ездить и общаться с людьми из разных профессиональных областей. Поэтому все чаще работодатели выдвигают в качестве обязательного условия знание иностранного языка. Коммуникативные навыки приходят в процессе общения и работы. Но, как правило, они проявляются (или не проявляются) уже во время предварительного собеседования.

Курсы тендерного специалиста: где пройти обучение по тендерам?

В отношении своих сотрудников заказчики должны руководствоваться утвержденными профстандартами:

• Приказ Минтруда РФ от 10 сентября 2015 г. № 625н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок»;
• Приказ Минтруда РФ от 10 сентября № 626н «Об утверждении профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок».

Заказчик должен иметь в своей команде полностью подготовленного специалиста. На организации поставщиков данное требование не распространяется. Сотрудник поставщика не имеет никакого отношения к планированию, нормированию, составлению отчетности, но читать необходимые нормативы он обязан, чтобы иметь представление о нормировании закупок у конкретного заказчика, как заказчик готовит план-график.

Специалист по тендерам может повышать уровень своего профессионализма на рабочем месте, нарабатывая опыт. Но существуют и специальные курсы по повышению квалификации очные и дистанционные. Например, наш бесплатный марафон «Менеджер по тендерам 2020», на котором вы можете освоить данную профессию и найти себе работу. Записаться на марафон можно по этой ссылке.

Виды и формы обучения участия в госзакупках

Высшее и среднее специальное образование в сфере закупок, его формы:

• очная;
• заочная.

Обучение возможно на платной (коммерческой) основе и бесплатной (бюджетной). По итогу курсов учащемуся выдадут диплом о высшем или среднем специальном образовании.

Дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. К нему относятся курсы повышения квалификации:

• очная форма;
• заочная форма;
• дистанционная форма;
• семинары.

Дистанционный формат обучения наиболее популярен в настоящее время, потому что требуется только компьютер и свободное время для выполнения домашних заданий. В конце «удаленки» учащийся получает удостоверение о повышении квалификации.

Дополнительное образование в области закупок, чаще всего, платное.

Самостоятельное обучение участию в госзакупках подойдет лицам которые не нуждаются в дипломах и удостоверениях об окончании. К формам самостоятельного обучения относятся семинары, вебинары, тренинги, коучинги, консультации по Skype, Online школы по госзакупкам. При таком обучении будущему тендерному специалисту нужно будет самому вникнуть в законодательную базу и изучить Федеральные законы, нормативные правовые акты, книги, форумы и т.д.

В настоящее время учебных заведений, предлагающих курсы обучения госзакупкам, вполне предостаточно. Помимо 44-ФЗ готовятся специалисты и по 223-ФЗ. Есть программы для поставщиков (72 часа) и заказчиков (не менее 108 часов, для руководителей – не менее 40 часов).

Кстати, пройдя обучение в нашей онлайн школе «Азбука тендеров» вы также можете получить документы установленного образца:

• Удостоверение о повышении квалификации. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ. Специалист по тендерам (96 учебных часов);
• Диплом о профессиональной переподготовке. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ и корпоративных закупок по 223-ФЗ. Эксперт по тендерам (256 учебных часов).

Образец должностной инструкции менеджера по снабжению

Общие положения

1. Менеджер по снабжению включается в состав руководителей компании.
2. На такую позицию может быть принято лицо с высшим профобразованием (инженерно-экономическим или экономическим) и опытом работы в сфере снабжения от 2 лет.
3. Сотрудник назначается на свою должность и освобождается с нее приказом руководства в соответствии с актуальным трудовым законодательством.
4. Сотрудник подчиняется руководителю отдела материально-технического снабжения, коммерческому директору, имеет в подчинении персонал.
5. Менеджер по снабжению должен обладать следующими знаниями:
   • законодательных и нормативных правовых актов, методических документов по материально-техническому обеспечению (далее — МТО) компании;
6. способами и правилами планирования снабжения компании материально-техническими ресурсами (далее — МТР);
7. особенностей формирования нормативов производственных запасов, проведения работ по ресурсосбережению;
8. особенности организации МТО;
9. правил составления и заключения договорной документации с поставщиками и контроля их исполнения;
10. норм формирования и документации на отпуск МТР отделам компании;
11. актуальных оптовых и розничных цен и номенклатуры требуемых материально-технических ценностей;
12. правил организации учета снабженческих мероприятий и особенности формирования отчетности о выполнении плана МТО;
13. правил составления претензий поставщикам;
14. способов обработки информации с применением компьютера, технических средств коммуникации;
15. этику делового общения;
16. стандарты хранения, перевозки и отгрузки продукций из мест хранения;
17. основ организации труда, экономики;
18. основ законодательства о труде;
19. правил внутреннего трудового распорядка в компании;
20. норм пожарной безопасности и охраны труда на предприятии.
21. Сотрудник во время работы должен опираться на:
    • Устав компании;
22. Положение о подразделении МТО;
23. данный документ;
24. другие документы, касающиеся собственных должностных функций.
25. При отсутствии на рабочем месте менеджера по снабжению (по причине отпуска или нетрудоспособности) его функции выполняет сотрудник, назначенный руководством. Работник приобретает полномочия менеджера по снабжению и несет ответственность за недобросовестное выполнение своей работы.

Должностные обязанности

Функции менеджера по снабжению включают в себя следующие:

1. Разработка политики компании по проблемам МТО.
2. Руководство составлением проектов будущих планов и балансов МТО производственной программы.
3. Участие в формировании расчетов норм производственных запасов.
4. Руководство созданием и введением в работу программ по непрерывному обеспечению компании ресурсами, требуемыми для производственного процесса.
5. Нахождение поставщиков, опираясь на качественные характеристики предлагаемых МТР, сроки доставки, цены и иные условия.
6. Контакты с поставщиками, анализ их производственных возможностей.
7. Создание преддоговорной документации и работа с ней.
8. Осуществление переговоров с поставщиками, согласование сроков поставок.
9. Заключение договоров с поставщиками.
10. Анализ маркетинговой информации и рекламы о предложениях продавцов.
11. Контроль доставки МТР от продавцов и поставщиков.
12. Подготовка претензий к поставщикам, если они нарушили условия договора, составление расчетов по претензиям.
13. Анализ условий актуальных договоров в плане качества исполнения обязательств поставщиками и продавцами.
14. Принятие решений о расторжении договоров с недобросовестными поставщиками.
15. Контроль состояния и расходования запасов МТР.
16. Руководство разработкой базы данных по закупкам.
17. Составление заявок на МТР для разных периодов, актов и заключений о качестве поступающего сырья.
18. Составление задач для подчиненных сотрудников. Контроль их выполнения.

Функции и обязанности директора по снабжению

В должностных функциях топа-снабженца часто встречаются несколько пунктов:

1. Нужно понимать, какие ресурсы нужны компании сейчас, а какие в будущем.
2. Разобраться, как они будут храниться и как будут поступать в нужные подразделения.
3. Контролировать их расходование, определить должные лица, которые будут нести материальную ответственность.
4. Оптимизировать процессы и затраты на снабжение.

Проще говоря, в обязанности директора по снабжению входит изучение потребностей компании и их обеспечение. Соответственно, в зависимости от размера бизнеса, руководитель будет управлять или несколькими сотрудниками, или сразу несколькими отделами, занимаясь только стратегическим менеджментом.

Структура сегмента снабжения

Чтобы понять, как обстоят дела в компании с точки зрения снабжения, нужно учесть сразу несколько факторов:

• Тип производства компании.
• Сфера ее деятельности.
• Объем ресурсов, которые задействованы в обороте организации.
• Количество сотрудников.
• Географическое расположение точек получения сырья, его переработки и зоны конечной реализации.
• Ассортимент и географию поставок.

Если вы только планируете реализовать себя в роли директора по снабжению, уточняйте, входит в ли в зону ответственности управление всеми складскими мощностями, как реализовано взаимодействие с системой логистики, есть ли иностранные закупки и контакты с таможенными оформлением — все это может стать сюрпризом на будущей должности.

Вот условная структура сегмента снабжения в средней компании. Вам придется руководить:

• Отделом закупок — менеджерами, которые заключают договора, участвуют в тендерах, анализируют рынок и ищут лучшие предложения.
• Отделом транспорта — в зависимости от структуры компании, снабжение может управлять передвижениям только тех ресурсов, которые нужны для административного обеспечения предприятия. Или же вовсе замещать службу логистики.
• Административным отделом — «диспетчерские», которые отвечают за микро-менеджмент в снабжении.
• Таможенным отделом — если есть такая нужда. Причем отдел может быть как в подчинении у директора по снабжению, так и в правовом департаменте.
• Складским отделом — управление запасами, контроль за неснижаемыми остатками, перераспределение ресурсов и их учет.

Чем придется заниматься директору лично

В списке прямых обязанностях руководителя сферы снабжения есть как привычные любому менеджеру строчки, так и уникальные. Вот универсальный список:

• Разработать систему мотивации и KPI для подчиненных. Эффективный руководитель также создаст матрицу персонала с распределением по компетенциям и прогнозом по росту.
• Проанализировать и утвердить план расходов на содержание и перераспределение ресурсов.
• Анализировать ситуацию в компании, прогнозировать спрос.
• Разобраться с остатками запаса, понять, что считать неликвидом и что с ним делать.
• Создать страховой запас, настроить систему его распределение и пополнения.
• Построить полную структуру закупочного цикла и снабжения.
• Оптимизировать время исполнения заказов, внедрить современные информационные технологии для взаимодействия с другими управлениями компании.

Основные проблемы у современных директоров по снабжению возникают в двух случаях — когда необходимо взаимодействовать с другими отделами и построить единую систему анализа запасов. На нашем курсе «Директор по снабжению» мы рассказываем про три модели службы снабжения — функциональную, операционную и объектную. Сравниваем преимущества и недостатки, находим ключевые отличия — выбор верной модели в сочетании с ABC и XYZ анализами решает проблему с запасами.

Для отработки взаимодействия проводим специальный практикум по матрицам. Тренируемся в общении с основными поздравлениями компании — маркетингом, логистикой, продажами и финансами.

Особенности профессии

Агент по снабжению несет ответственность за бесперебойные поставки товаров, которые будут уходить на реализацию. На производственных предприятиях он работает с сырьем, расходниками и другими материалами, которые необходимы для производства продукции. Работа нервная и требует высокого уровня коммуникации, ведь агент по снабжению изо дня в день общается с огромным количеством людей, решает конфликтные ситуации, делегирует задачу штатным юристам в случае, если поставщик своевременно не отгрузил сырье, товары, оборудование. Агент по снабжению решает следующие вопросы:

• анализирует рынок и выбирает перспективных поставщиков с самыми выгодными условиями;
• ведет переговоры, получая дополнительные выгоды для своей компании;
• составляет графики поставок, контролирует их выполнение;
• ведет всю сопроводительную документацию;
• решает вопросы, связанные с упаковкой, транспортировкой и разгрузкой поставок;
• осуществляет приемку грузов и выбраковку;
• решает вопросы, связанные с просроченными товарами и поставками, выполненными не в полной мере;
• контролирует соблюдение техники безопасности.

В больших компаниях агент по снабжению может иметь в распоряжении помощников. Нередко агенты по снабжению получают во временное пользование корпоративный автомобиль, работодатель берет на себя расходы, связанные с мобильной связью, интернетом и даже питанием. Агент по снабжению должен разбираться в специфике деятельности компании, в которой он работает, ведь закупать сырье для пищевого производства или ткани для швейной фабрики не получится, если специалист не знаком с номенклатурами.

Обязанности тендерного специалиста: что нужно знать и уметь?

Специалист в штате, отвечающий за закупки, несет и определенную ответственность. От его грамотных и профессиональных действий будет зависеть заработок и развитие организации. Итак, функционал тендерного специалиста:

• следить за информацией и обновлениями на электронных площадках, в Единой информационной системе, СМИ;
• подбирать закупки, исходя из деятельности для своей компании, определять целесообразность участия;
• организовывать и контролировать все этапы участия в закупках;
• работать с заявками на соответствие требованиям, чтобы их не отклоняли;
• консультировать по оформлению всех бумаг для участия в торгах;
• уметь зарегистрировать компанию в ЕИС для дальнейшей аккредитации на электронных торговых площадках;
• следить за нововведениями и изменениями в области контрактного законодательства;
• контролировать ход торгов;
• вести переговоры со второй стороной не только устно и письменно, но и дистанционно в интернете.

Мы перечислили не весь перечень обязанностей специалиста по тендерам. Но уже по этому списку понятно, что на сотрудника возложена вся работа по сопровождению тендера от начала и до конца. От поиска закупок до полного контроля всего процесса.

Специалист по тендерам действует в рамках своей должностной инструкции, которую ему выдает руководство при приеме на работу, а также согласно распоряжениям руководства. Все свои действия сотрудник должен согласовывать с начальством до полного их одобрения.

Если же человек отвечает за работу тендерного отдела организации поставщика, то к вышеназванным обязанностям добавляются еще несколько:

• оформление необходимых для участия документов;
• формирование предложения согласно требованиям заказчика;
• расчет минимального порога допустимой цены для торгов;
• соблюдение условий и сроков участия в закупке.

Тендерный специалист – это многогранный человек, он должен обладать навыками юриста, экономиста, бухгалтера, делопроизводителя, менеджера. Если человек совмещает в себе все эти умения, то руководитель будет держаться за него всеми силами, ведь от него зависит финансовое благополучие компании.

Рекомендации для тех, кто хочет стать тендерным специалистом.

Во-первых, человек, претендующий на должность тендерного специалиста, должен хорошо разбираться в законодательстве в сфере государственных закупок (44-ФЗ) и закупок для отдельных видов юридических лиц (223-ФЗ);

Во-вторых, обязателен опыт работы с тендерам. Работодатели охотно берут к себе сотрудника с опытом от 1-3-х лет. А на должность контрактного управляющего можно рассчитывать, когда профессиональный стаж идет от 5-ти лет (если вы планируете работать со стороны Заказчика);

В-третьих, это умение пользоваться современными технологиями. Поскольку на сегодня все закупки проводятся в электронном виде, то человек должен разбираться в работе необходимых порталов и площадок. Сюда входит умение пользоваться электронной подписью, знание специальных компьютерных программ, как работать на электронных торговых площадках и в ЕИС. Нужно знать, как регистрироваться в ЕИС, какие прикладывать для этого документы. Уметь участвовать в электронных торгах;

В-четвертых, нужно обладать навыками планирования, аналитики, быть коммуникабельным, придерживаться поставленных требований руководства и другими личностными качествами;

В-пятых, знать, как отстаивать интересы своей компании. Например, если незаконно отклонили вашу заявку или грозит внесение в реестр недобросовестных поставщиков. Руководство хочет видеть в своем штате сотрудника, который может снизить все возможные риски и не будет допускать досадных ошибок, влекущих срыв контракта.

В-шестых, постоянно совершенствоваться, повышать уровень своей квалификации, посещая семинары, вебинары, курсы и т.д. Тем более, что сегодня проблем с этим нет.

Результат:

1. Вы провели проверки в Отделе снабжения.
2. Выявили причины ущерба для Бюджета и для Качества, и кто именно «грызёт» Ваши деньги.

И в результате — пересмотрели Систему закупок (возможно, Систему безопасности) Вашего Предприятия. И сделали такие проверки обязательными, например, не реже раза в квартал, год. Потому что правило действительно золотое: «Доверяй, но проверяй».

Если Вы хотите узнать больше способов проверки сотрудников Отдела снабжения, или хотите разработать свою стратегию по «обезвреживанию вредителей» Вашего Предприятия, или хотите разработать и внедрить у себя эффективную Систему закупок – свяжитесь с нами, чтобы получить нужные Вам решения.

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

Наше предложение – это не статья расходов для Вас, а средство экономии бюджета, сокращения себестоимости и повышения качества товаров Вашего Предприятия.

Профстандарт «Эксперт»

Задачи проведения экспертизы и консультирования, оценки продукта включает профстандарт эксперта в сфере закупок. Закрепленные трудовые функции — такой же перечень.

Аналогичная система классификации от минимального уровня сложности к максимальному прослеживается и здесь, их всего три:

1. Уровень 6 — консультирование (мониторинг рынка, справки).
2. 7 — экспертиза (в отношении процедур и исполнения контрактов).
3. 8 — работы по консультированию и экспертизе (управление организацией, аттестация, исследование проблем).

Для минимального предела необходимы высшее, дополнительное профессиональное образование с опытом практических навыков не менее 3 лет.

Для среднего уровня требуется высшее образование (специалитет, магистратура) и дополнительное профессиональное и не менее 4 лет работы.

Для максимальной ступени придется получить такое же образование, как для средней, но период осуществления профдеятельности не может составлять менее 5 лет, в том числе менее 3 на руководящих должностях.

ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ

2.1. Прибыть на работу за 5-10 минут до начала смены. 2.2. Надеть и застегнуть рабочую одежду на все пуговицы (завязать завязки), не допуская свисающих концов одежды, волосы убрать под головной убор. 2.3. Не закалывать одежду булавками, иголками, не держать в карманах одежды острые, бьющиеся предметы. 2.4. Получить у непосредственного руководителя (или старшего магазина) рабочее оборудование: сотовый телефон, сканнер штрих-кодов, планшет, устройство для подзарядки, банковскую карту. 2.5. Проверить внешним осмотром: — наличие свободных проходов и проездов к местам складирования продуктов, товаров и тары; — состояние полов (отсутствие щелей, выбоин, набитых планок, неровностей, скользкости и открытых неогражденных люков, колодцев), достаточность освещения в проходах, проездах на местах производства работ; — перед началом погрузочно-разгрузочных работ проверить пути транспортирования грузов (рампы, пандусы, переходные мостики, сходни и др.); — наличие и исправность необходимых для безопасной работы ограждений эстакад, отбойного бруса, охранного борта, а также приспособлений для подъема и перемещения грузов; — отсутствие в залах магазина свисающих и оголенных концов электропроводки. 2.6. Прежде чем использовать товарные электронные весы, убедиться в надежности их заземления. 2.7. Персональному закупщику запрещается: — приходить на работу в состоянии алкогольного или наркотического опьянения; — самостоятельно подключать к электросети используемое в работе электрооборудование; — заходить в ограждённые зоны с работающим подъёмно-транспортным оборудованием; — самовольно входить в производственные и служебные помещения магазина, не связанные с выполняемой работой (за исключением аварийных ситуаций). 2.8. Включение бытовых приборов производить только при помощи штепсельных соединений. 2.9. Обо всех обнаруженных неисправностях оборудования, инвентаря, электропроводки и других неполадках сообщить своему непосредственному руководителю или старшему магазина и приступить к работе только после их устранения.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Потери качества закупаемого сырья

КАК происходит:

1. Ущерб Качеству при опытном Снабженце. Здесь также как с бюджетом обширное поле для творчества: Если на Предприятии не поставлен «Входной контроль качества»: В этой ситуации можно завозить что угодно, глядишь это «проглотит» внутренний заказчик (например, производство).
2. Если на Предприятии поставлен «Входной контроль качества»: Здесь обычно работает инерционная схема «Первый проверили, остальные – такие же». На контроль качества недобросовестный Снабженец привозит нормальное (качественное) сырье. Затем, если поставка идет партиями (частями) или приходит сразу большое поступление: Первые партии проверили или провели контроль на входе большого поступления – убедились, что это нормальное (качественное) сырье; А вот следующие партии или товары «внутри» уже пришедшего поступления – это уже товары более низкого качества по «нормальной» цене. Сюрприз!!! Тут опять же «Разницу — в карман!». Двойной удар — и по Качеству, и по Бюджету…

Ущерб Качеству при ленивом или неопытном Снабженце. Здесь, как и с бюджетом – все в руках уже недобросовестного Поставщика, когда работает схема «Что смогу, то поставлю». В итоге сначала страдает Качество сырья и материалов (молчим про Бюджет), потом Качество выпускаемой продукции, затем недовольные Клиенты – снижение продаж – снижение прибыли. Опять же Вашей прибыли…

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции: